Följande inställningar hjälper dig att hantera dina bokföringsdata och förbättra din finansiella rapportering. Vi rekommenderar att du kontrollerar dessa inställningar innan du ställer in finansiella integreringar.
Obs: För att komma åt Inställningar, välj enhetens namn i det övre vänstra hörnet och välj sedan Inställningar från menyn som öppnas. Tänk på att Inställningar endast är synligt för användare med rätt behörigheter. Om du inte ser Inställningar, kontakta din verksamhetsadministratör för att kontrollera din åtkomst.
Hantering av kontonummer
Att lägga till kontonummer i Provet-inställningarna är en av de viktigaste sakerna att göra, eftersom kontonummer är avgörande för att skapa rapporter som är korrekta, fördjupade och ger en bra bild av klinikens ekonomi.
Lägg till alla kontonummer som används i din bokföring, till exempel Moms, betalningsmetoder osv. Om du använder ett separat bokföringssystem, som Quickbooks eller Xero, använd samma kontonummer som i ditt bokföringssystem. Om du inte använder ett externt bokföringssystem kan du skapa ditt eget nummersystem för kontonummer. Vi rekommenderar att du gör detta i samarbete med din revisor/CPA.
Lägg till konto
Gå till Inställningar > Organisation > Hantering av kontonummer.
I avsnittet Kontoplan, välj Lägg till.
Lägg till kontots Nummer och en kort Beskrivning.
Välj Spara.
Aktivera validering av kontonummer
Alla artiklar ska alltid ha ett kontonummer. Du kan aktivera validering av kontonummer för att kräva kontonummer när du importerar nya artikellistor:
I Inställningar > Organisation > Hantering av kontonummer, välj penknappen bredvid avsnittsrubriken för att öppna redigeringsläge, välj sedan kryssrutan Aktivera användning av kontonummer och spara.
Hantering av Moms/Skatt
I vissa marknader används flera Moms-/skattesatser. Koppla de Moms-/skattegrupper du använder till dina kontonummer.
Gå till Inställningar > Moms-hantering / Skatte-hantering:
För att lägga till en ny Moms-/skattegrupp, välj Lägg till.
För att koppla en befintlig Moms-/skattegrupp till ett kontonummer, välj penknappen på raden för Moms-/skattegruppen och lägg till kontonumret i fältet Kontonummer.
Du kan arkivera de Moms-/skattegrupper du inte använder genom att välja papperskorgsikonen på raden för Moms-/skattegruppen.
Betalningsmetoder
I Inställningar > Organisation > Betalningsmetoder, koppla de betalningsmetoder du använder till kontonummer:
För att lägga till en ny betalningsmetod, välj Lägg till. För att koppla en befintlig betalningsmetod till ett kontonummer, välj penknappen på raden för betalningsmetoden. Lägg till kontonumret i fältet Kontonummer.
Obs: Kod för betalningsmetod 0 - 15 är fördefinierade i systemet. Du kan anpassa namnen på dessa betalningsmetoder (till exempel ändra 'Kort' till 'Kredit kort'), men du kan inte ändra användningstyp (till exempel från kontant till Check).
Inställningar för Kupong/ Voucher
Om du använder kuponger/voucher, gå till Inställningar > Organisation > Kuponger och se till att det bara är tillåtet att lägga till kupong/voucherbetalningar på fastställda fakturor:
Visa/ tillåt att lägga till kuponger på fastställda fakturor: Välj den här inställningen för att visa kupongsektionen på fakturasidan när fakturan har fastställts.
Visa/ tillåt att lägga till kuponger på fakturautkast: Välj inte den här inställningen. Kuponger/voucher ska alltid läggas till efter att fakturan har fastställts och innan andra betalningsmetoder.
Förskottsbetalning och inställningar för kontonummer på faktura
I Inställningar > Enhet > Kontonummer, ställ in följande:
Aktivera användning av kontonummer: Välj den här inställningen för att inkludera fältet kontonummer i artikelinställningarna.
Kräv kontonummer på artiklar: Välj den här inställningen för att kräva kontonummer för artiklar.
I fälten Kontonummer för väljer du kontonummer för fakturor, förskottsbetalningar och försäkringsbolagsfakturor. När du skickar en direktreglering kan fakturans totalbelopp delas mellan kunden och försäkringsbolaget.
Anonym kassaförsäljning
I Inställningar > Enhet > Inställningar för enhet, välj eller avmarkera inställningen Förbjud anonym försäljning beroende på om du vill tillåta försäljning för drop-in-kunder och kunder som inte har konton hos dig. Eftersom återbetalningar och returer är problematiska vid anonym kassaförsäljning rekommenderar vi att du skapar en kund som ska användas för anonym kassaförsäljning.
Standardinställningar för enhet
Följande inställningar i Inställningar > Enhet > Inställningar för enhet rekommenderas. Tänk dock på att klinikens behov kan skilja sig åt. Till exempel är förskottsbetalningar valfritt, men de hjälper i arbetsflödet för kreditfaktura.
Aktivera automatiserad låsning av finansiell period: Låsning av finansiell period är en valfri inställning, men rekommenderas för att förhindra att betalningar dateras i efterhand.
Avrunda totalt fakturabelopp: Om du väljer att använda avrundning måste den artikel som används för avrundning också ha ett kontonummer.
Datumlogik för kreditfaktura: Kreditfakturor ska alltid använda dagens datum som aktuellt datum.
Kvantitetsbegränsning för kreditfaktura: En kreditfaktura bör inte innehålla fler artikelrader än originalfakturan. Därför bör kvantitetsbegränsningen vara aktiverad så att originalfakturan och kreditfakturan balanserar varandra.
Inställningar för fakturor
I Inställningar > Enhet > Fakturor, ställ in följande:
Inga betalningar före fakturadatum: Välj den här inställningen för att förhindra att användare daterar betalningar i efterhand.
Inkludera kund nr. 2 i betalinformationen på faktura: Välj den här inställningen om du vill kunna lägga till en annan betalare/kund på fakturor.
I Prefix för vanliga fakturor och Prefix för kreditfaktura kan du lägga till prefix och taggar som visas i fakturahuvudena för olika typer av fakturor.
Kopia av faktura
Om du vill skriva ut flera kopior av fakturor kan du markera dem som kopior. Efter att originalfakturan har skrivits ut markeras nästa utskrifter som kopior.
Gå till Inställningar > Inställningar för utskrift > Faktura och välj Markera kopior.
Inställningar för dagrapport
Det rekommenderas att du alltid skapar en dagrapport när du stänger kliniken för dagen. För sjukhus som har öppet 24/7 rekommenderas att du väljer en tid som passar verksamheten och som är konsekvent från dag till dag.
Den här rapporten kan beskrivas som en avstämningsrapport. Även om betalningstyperna har en summa kan du ignorera den och fokusera på att stämma av raderna för varje betalningstyp.
Obs: Se till att alternativet för att visa betalningsmetod på dagrapporten är valt för varje betalningsmetod i Inställningar > Organisation > Betalningsmetoder: Välj penknappen på en betalningsmetodrad för att redigera betalningsmetoden och välj kryssrutan I dagrapport. Läs mer om inställningar för betalningsmetoder.
Rapporten kan valfritt visas med en detaljerad layout med följande inställningar i Inställningar > Inställningar för utskrift > Dagrapport (välj de du vill använda):
Visa fakturans totala försäljning exkl. moms
Visa fakturans totala moms
Visa rabatter
Visa kundfakturor / kreditfakturor sammanfattning
Visa förskottsbetalningar
Inställningar för rapport
Med dagrapporten kan du även skapa en balansrapport. För att balansrapporten ska vara korrekt måste du definiera kontonummer som är kopplade till varje betalningsmetod i Inställningar > Enhet > Rapportering. Dessutom rekommenderas att du ställer in inställningarna enligt bilden nedan.
Möjliggör betalningskorrigeringar i dagrapport : Den här inställningen rekommenderas inte eftersom betalningsfel inte ska korrigeras i rapporten utan på den faktiska fakturan innan rapporten skapas.
Tillåt inte att dagrapporten avslutas om det finns utkast till fakturor under valt tidsintervall: Välj den här inställningen om du vill kunna skapa en rapport där fakturautkast ingår.
Använd senaste dagrapportens sluttid som standard : Den här inställningen rekommenderas. För att rapporten ska vara korrekt och för att säkerställa att du inte missar några transaktioner är det enklast att använda datum och tid när den senaste dagrapporten skapades som startpunkt för nästa rapport.
Inställningar för försäkring
Gå till Inställningar > Enhet > Försäkring för att definiera inställningarna för funktionaliteten direktreglering.
Tillåt direktreglering av fastställd faktura rekommenderas inte och Tillåt direktreglering av fakturautkast rekommenderas eftersom direktregleringar bara ska skickas till försäkringsbolag när fakturan fortfarande är i läget utkast. När kliniken tar emot ersättningen kan fakturautkastet fastställas och betalas delvis eller i sin helhet.
Dessutom rekommenderas följande inställningar:
Kontonummer för rabatter
Separata kontonummer för rabatter rekommenderas. Du kan ha olika typer av rabatter (personalsrabatter, foder-rabatter osv.), och varje typ bör ha sin egen rabattartikel kopplad till ett kontonummer för rabatt. Rabattfunktionen kan användas på olika sätt och det är viktigt att använda samma rutin hela tiden. Se även avsnittet nedan om Prispaket.
Prispaket
Prispaket kan ibland ha ett fast pris, till exempel för att erbjuda besparingar jämfört med att köpa artiklarna separat. Prispaketen med fast pris använder en 'Artikel för fast pris' för att hantera prisskillnaden.
Till exempel, om du har ett prispaket för kastrering/sterilisering av katter med ett fast pris, ställ in ett fast pris procedurartikel. När du skapar artikeln med fast pris, kom ihåg att tilldela ett kontonummer till artikeln. Den här artikeln visas inte på fakturan och används endast i rapporter för att visa det värde som dina kunder fick med det fasta priset. Detta hjälper dig att följa dina rabatter.