Följande inställningar hjälper dig att hantera dina bokföringsdata och förbättra din finansiella rapportering. Vi rekommenderar att du kontrollerar dessa inställningar innan du konfigurerar finansiella integrationer.
Hantering av kontonummer
Att lägga till kontonummer i inställningarna för Provet är en av de viktigaste sakerna att göra eftersom kontonummer är avgörande för att generera rapporter som är korrekta, djupgående och ger en bra bild av klinikens ekonomi.
Lägg till alla kontonummer som används i din bokföring, t.ex. moms, betalningsmetoder etc. Om du använder ett separat bokföringssystem, t.ex. Quickbooks eller Xero, använder du samma kontonummer som i ditt bokföringssystem. Om du inte använder ett externt bokföringssystem kan du skapa ett eget kontonummersystem. Vi rekommenderar att du gör detta i samarbete med din revisor/CPA.
Lägg till kontonummer
Gå till Inställningar > Organisation > Kontonummerhantering.
I avsnittet Kontonummerlista väljer du Lägg till.
Lägg till kontot Nummer och en kort Beskrivning.
Välj Spara.
Aktivera validering av kontonummer
Alla artiklar ska alltid ha ett kontonummer. Du kan aktivera validering av kontonummer för att kräva kontonummer när du importerar nya artikelförteckningar:
I Inställningar > Organisation > Kontonummerhantering, välj pennknappen bredvid sektionsrubriken för att öppna redigeringsläget, markera sedan kryssrutan Aktivera validering av kontonummer i importören och spara.
Moms/skattehantering
På vissa marknader används flera moms-/skattesatser. Koppla de moms-/skattegrupper som du använder till dina kontonummer.
Gå till Inställningar > Momshantering / Skattehantering:
Om du vill lägga till en ny moms-/skattegrupp väljer du Add.
Om du vill koppla en befintlig moms-/skattegrupp till ett kontonummer väljer du pennknappen på raden för moms-/skattegruppen och lägger till kontonumret i fältet Kontonummer.
Du kan arkivera de moms-/skattegrupper som du inte använder genom att välja papperskorgsknappen på raden för moms-/skattegrupper.
Betalningsmetoder
I Inställningar > Organisation > Betalningsmetoder kopplar du de betalningsmetoder du använder till kontonummer:
Om du vill lägga till en ny betalningsmetod väljer du Add. Om du vill koppla en befintlig betalningsmetod till ett kontonummer väljer du pennknappen på raden för betalningsmetoden. Lägg till kontonumret i fältet Kontonummer.
Notera
Betalsättskoderna 0 - 15 är fördefinierade i systemet. Du kan anpassa namnen på dessa betalningsmetoder (t.ex. ändra "Kort" till "Kreditkort") men inte ändra användningstypen (t.ex. från kontanter till check).
Inställningar för kuponger/rabattkuponger
Om du använder kuponger ska du gå till Inställningar > Organisation > Kuponger och se till att det bara är tillåtet att lägga till kupongbetalningar på slutbehandlade fakturor:
Visa/tillåt att lägga till kuponger på slutbehandlade fakturor: Välj den här inställningen för att visa kupongavsnittet på fakturasidan när fakturan har slutbehandlats.
Visa/tillåt att lägga till kuponger på utkastfakturor: Välj inte denna inställning. Kuponger ska alltid läggas till efter att fakturan har slutförts och före andra betalningsmetoder.
Inställningar för förskottsbetalning och fakturakontonummer
I Inställningar > Klinikens läge > Kontonummer, ange följande:
Aktivera användning av kontonummer: Välj den här inställningen om du vill inkludera fältet för kontonummer i artikelinställningarna.
Kräv kontonummer: Välj denna inställning för att kräva kontonummer för artiklar.
I fälten Kontonummer för väljer du kontonummer för fakturor, förskottsbetalningar och försäkringsbolagsfakturor. När du skickar ett försäkringsanspråk kan fakturabeloppet delas upp mellan kunden och försäkringsbolaget.
Anonym försäljning
I Settings > Clinic location > Clinic location settings, välj eller avmarkera inställningen Disallow anonymous sales beroende på om du vill tillåta försäljning till walk-ins och kunder som inte har konton hos dig. Eftersom återbetalningar och returer är problematiska vid anonym försäljning rekommenderar vi att du skapar en klient som ska användas för anonym försäljning.
Standardinställningar för klinikens plats
Följande inställningar i Settings > Clinic location > Clinic location settings rekommenderas. Observera dock att din kliniks behov kan skilja sig åt. Förskottsbetalningar är t.ex. valfria, men de underlättar arbetsflödet för kreditfakturor.
Aktivera automatisk låsning av räkenskapsperiod: Låsning av räkenskapsperioden är en valfri inställning men rekommenderas för att förhindra bakdatering av betalningar.
Aktivera avrundning av fakturans totalsumma: Om du väljer att använda avrundning måste posten för avrundning också ha ett kontonummer.
Datumlogik för kreditfaktura: Kreditfakturor ska alltid använda dagens datum som aktuellt datum.
Kvantitetsbegränsning för kreditfaktura: En kreditfaktura bör inte innehålla fler artikelrader än den ursprungliga fakturan. Därför bör kvantitetsbegränsningen vara aktiverad så att originalfakturan och kreditfakturan balanserar varandra.
Inställningar för fakturor
I Inställningar > Klinikplats > Fakturor ställer du in följande:
Inga betalningar före fakturadatum: Välj den här inställningen för att förhindra att användare bakdaterar betalningar.
Inkludera namn på sekundär ägare i fakturans betalinformation: Välj den här inställningen om du vill kunna lägga till en annan betalare/klient på fakturor.
I Prefix för vanliga fakturor och Prefix för kreditfaktura kan du lägga till prefix och taggar som kommer att visas i fakturahuvudet för de olika typerna av fakturor.
Fakturakopia
Om du vill skriva ut flera kopior av fakturor kan du markera dem som kopior. När originalfakturan har skrivits ut markeras de följande utskrifterna som kopior.
Gå till Inställningar > Utskriftsinställningar > Faktura och välj Markera kopior.
Inställningar för rapport vid dagens slut
Vi rekommenderar att du alltid skapar en rapport vid dagens slut när du stänger din klinik för dagen. För sjukhus som är öppna 24/7 rekommenderas att du väljer en tid som passar din verksamhet och som är konsekvent från dag till dag.
Den här rapporten kan beskrivas som en avstämningsrapport. Även om betalningstyperna har en summa kan du ignorera den och fokusera på att stämma av de enskilda betalningstypernas rader.
Notera
Kontrollera att alternativet för att visa betalningsmetoden på rapporten i slutet av dagen är markerat för varje betalningsmetod i Inställningar > Organisation > Betalningsmetoder: Välj pennknappen på en betalningsmetodrad för att redigera betalningsmetoden och markera kryssrutan I slutet av dagen. Läs mer om inställningar för betalningsmetoder.
Rapporten kan eventuellt visas med en detaljerad layout med hjälp av följande inställningar i Inställningar > Utskriftsinställningar > Slut på dagen (välj de inställningar som du vill använda):
Visa fakturans totala försäljning utan moms
Visa fakturans totala moms
Visa rabatter
Visa sammanfattning av gäldenärer / borgenärer
Display förskottsbetalningar
Rapportinställningar
Med rapporten för slutet av dagen kan du också skapa en saldorapport. För att saldorapporten ska bli korrekt måste du definiera de kontonummer som är kopplade till varje betalningsmetod i Inställningar > Klinikplats > Rapportering. Dessutom rekommenderar vi att du definierar inställningarna enligt bilden nedan.
Aktivera betalningskorrigeringar på rapporter i slutet av dagen: Denna inställning rekommenderas inte eftersom betalningsfel inte bör korrigeras på rapporten utan på den faktiska fakturan innan rapporten skapas.
Tillåt inte stängning av rapport i slutet av dagen om det finns utkastfakturor inom den valda tidsramen: Välj den här inställningen om du vill kunna skapa en rapport med utkastfakturor inkluderade.
Använd sluttiden för den senaste rapporten som standardstarttid: Denna inställning rekommenderas. För att rapporten ska bli korrekt och för att du inte ska missa några transaktioner är det enklast att använda det senaste datumet och den senaste tiden för när den senaste rapporten om dagens slut skapades som startpunkt för nästa rapport.
Inställningar för försäkring
Gå till Settings > Clinic location > Insurance för att definiera inställningarna för funktionen för försäkringsanspråk.
Allow adding insurance claims on finalised invoices is not recommended and Allow adding insurance claims on draft invoices is recommended because insurance claims should only be sent to insurance companies when the invoice is still in the draft mode. När kliniken får ersättningen kan utkastfakturan slutbehandlas och betalas helt eller delvis.
Dessutom rekommenderas följande inställningar:
Kontonummer för rabatt
Separata kontonummer för rabatter rekommenderas. Du kan ha olika typer av rabatter (personalrabatter, matrabatter etc.), och varje typ bör ha en egen rabattpost kopplad till ett rabattkontonummer. Rabattfunktionen kan användas på olika sätt, och det är viktigt att alltid använda samma rutin. Se även följande avsnitt på Fastprispaket.
Paketerade tjänster med fast pris
Bundles kan ibland ha ett fast pris, till exempel för att erbjuda besparingar jämfört med att köpa varorna separat. I paketen med fast pris används en "fastprisartikel" för att hantera prisskillnaden.
Om du t.ex. har ett paket för sterilisering av katter med ett fast pris, skapar du en rutinpost med fast pris. När du skapar en fastprisartikel ska du komma ihåg att tilldela artikeln ett kontonummer. Den här artikeln visas inte på fakturan och används endast i rapporter för att visa det värde som dina kunder fick med det fasta priset. Detta hjälper dig att spåra dina rabatter.