Dagrapporter (EOD) används för att granska ekonomiska försäljningstransaktioner och betalningar som har inträffat under arbetsdagen. De hjälper till att kontrollera att summan av mottagna betalningar stämmer med det som rapporteras in.
Innehållet i dagrapporter är dynamiskt. Det innebär att innehållet i rapporten kan ändras efter att rapporten har skapats eller markerats som redo för redovisning, om nya fakturor eller betalningar skapas för rapportens tidsintervall. En betalning kan också visas i flera rapporter om rapporternas start- och sluttider överlappar.
1. Skapa en dagrapport.
På Överblick väljer du knappen Dagrapport i det övre högra hörnet av skärmen.
Välj knappen Skapa ny rapport. En dialog öppnas.
För Transaktioner för, välj om du vill skapa rapporten för transaktionerna för Samtliga användare eller en Vald användare. Ett vanligt arbetssätt är att varje kassapersonal eller kassanläggning skapar en dagrapport för sitt arbetspass i slutet av arbetsperioden. Alternativt kan en dagrapport skapas för varje arbetsdag.
Välj Startdatum och Slutdatum för att ange tidsintervallet för rapporten. Du kan även lägga till en valfri Beskrivning.
Lägg till Ingående växelkassa, Utgående växelkassa och eventuella Uttag som inträffade under rapportens tidsintervall. Ett uttag är all kontant förringning ur kassan, till exempel om en stor kontantbetalning togs ut för tidig inleverans för att upprätthålla kassans säkerhet och trygghet.
OBS: Om din kliniks valuta är inställd på euro finns växelräknaren (a) tillgänglig i fältet Utgående växelkassa. För att räkna ut den utgående växelkassan lägger du till beloppen med hjälp av fälten för mynt och sedlar och väljer Spara för att ange totalsumman i fältet Utgående växelkassa.
Om det finns fakturautkast inom det valda tidsintervallet listas de under Fakturautkast. För att öppna en faktura väljer du pilknappen (b) i slutet av fakturaraden. Observera att beroende på rapportinställningarna kanske det inte är möjligt att markera rapporten som redo för redovisning om det finns fakturautkast i rapportens tidsintervall.
Beroende på rapportinställningarna kan du eventuellt lägga till summor för olika betalningsmetoder manuellt under Totalsummor angivna av användare. Du kan använda detta för att kontrollera eventuella skillnader med betalningar som lagts till.
Välj Spara. Rapporten skapas på fliken Dagrapporter.
2. Granska dagrapporten.
Du hittar de skapade dagrapporterna på fliken Dagrapporter. För att filtrera listan kan du ange ett datumintervall, välja de användare vars transaktioner du vill se och välja status för dagrapporten ("Öppen", "Redo för redovisning" eller "Skickad till redovisning").
För att visa en rapport väljer du ögonknappen. För att redigera rapportalternativen väljer du pennknappen. För att radera rapporten väljer du papperskorgsikonen. Rapporter med status "öppen" kan redigeras eller raderas.
Rapporten visar följande information:
Flikarna Kontantbetalningar, Kortbetalningar och Alla betalningar visar betalningarna för det valda tidsintervallet uppdelat per betalningstyp. Alla betalningar innehåller även andra betalningsmetoder utöver kontant- och kortbetalningar.
Om din klinik använder Pay visas fliken Pay-betalningar i stället för fliken för kortbetalningar. Fliken visar alla betalningar som behandlats via Pay.
Fliken Ändringar visar kreditfaktura-betalningar, interna överföringar och avbrutna betalningar.
Fliken Försäljning visar alla fastställda fakturor och total försäljningsbalans. Sammanslagna fakturor ingår inte, men fakturor som ingår i sammanslagna fakturor ingår. Momsbelopp ingår också, och alla totalsummor visas både med och utan moms.
Fliken Fordringar visar eventuella obetalda fakturor, inklusive sammanslagna fakturor.
Fliken Använda förskottsbetalningar visar de förskottsbetalningar som användes för att betala fakturor.
Om din klinik har flera enheter (platser) och det har gjorts betalningar mellan enheter, beror hur dessa betalningar visas i dina rapporter på dina systeminställningar. För mer information, se Cross Clinic Location Payments.
Beroende på rapportinställningarna kan du eventuellt göra korrigeringar av betalningarna i rapporten med hjälp av knappen Ändra, till exempel ändra betalningsmetod. Dessa korrigeringar är endast för informationsändamål och påverkar inte betalningar på fastställda fakturor eller rapporter.
Längst ned i dialogen finns en fullständig sammanställning av betalningar per betalningsmetod.
Du kan skriva ut en sammanfattning av rapporten med den valda informationen med alternativen i pilmenyn på knappen Skriv ut. Om du vill skriva ut sammanfattningen med alla betalningar väljer du knappen Skriv ut utan något alternativ i pilmenyn.
3. Markera dagrapporten som redo för redovisning.
När dagrapporten är klar väljer du knappen Markera som redo för redovisning i rapportdialogen och bekräftar. Rapportens status uppdateras och rapporten visas på fliken Redo för redovisning. Observera att beroende på rapportinställningarna kanske det inte är möjligt att markera rapporten som redo för redovisning om det finns fakturautkast i rapportens tidsintervall.
För att filtrera listan med rapporter som är redo för redovisning kan du ange ett datumintervall och välja de användare vars transaktioner du vill se. Du kan öppna och visa rapporter som är redo för redovisning med ögonknappen, men du kan inte redigera eller radera dem. Däremot kan du välja knappen Återställ status till öppen i rapportdialogen för att ändra rapportstatus tillbaka till "öppen" och sedan redigera den igen på fliken Dagrapporter.
Rapporter med status "Redo för redovisning" visar samma information som rapporter med status "Öppen", och utskriftsalternativen är också desamma. Dessutom kan du välja Skriv ut balansräkning. Balansräkningen visar fordringarna och betalningarna under Debet och alla fakturarader grupperade per kontonummer med totalsumman för varje grupp under Kredit. Förskottsbetalningar visas under Debet om summan för förskott är positiv (mer använda än tillagda förskottsbetalningar) och under Kredit om den är negativ (mer tillagda än använda förskottsbetalningar).
Betalningar som inte finns i dagrapporter
Fakturabetalningar och förskottsbetalningar som just nu inte ingår i någon Dagrapport visas på fliken Betalningar som inte finns i dagrapporter till höger på sidan Dagrapporter. Den här listan innehåller alla betalningar i ditt system som inte har inkluderats inom datum- och tidsintervallet samt användarfilter i någon av dina för närvarande sparade dagrapporter. Om till exempel tidsintervallet för en rapport inte täcker alla transaktioner under dagen, eller om vissa användares transaktioner inte ingår i en rapport, visas dessa betalningar i listan.
Det rekommenderas att du regelbundet granskar fliken Betalningar som inte finns i dagrapporter för att kontrollera att alla betalningar redovisas i dagrapporter.
Du kan filtrera betalningslistan med ett datumintervall och inkludera eller exkludera användare.
Relaterade inställningar
Inställningar > Allmän > Enhet > Rapportering
Aktivera användaren att ange belopp för varje betalningsmetod: När detta är aktiverat kan användare lägga till summor för olika betalningsmetoder manuellt i dagrapporter för att kontrollera eventuella skillnader med betalningar som lagts till.
Aktivera betalningskorrigeringar i dagrapporter: När detta är aktiverat kan användare göra korrigeringar av betalningar i dagrapporter. Dessa korrigeringar är endast för informationsändamål och påverkar inte betalningar på fastställda fakturor eller rapporter.
Tillåt inte att dagrapporten avslutas om det finns fakturautkast i valt tidsintervall: När detta är aktiverat kan dagrapporter inte markeras som redo för redovisning om det finns fakturautkast i tidsintervallet som valts för rapporten.
Använd senaste dagrapportens slutdatum som standard startdatum: När detta är aktiverat läggs Slutdatum för den senaste dagrapporten automatiskt till som standard Startdatum för nästa dagrapport. Datumet kan ändras.
För att kontonummer ska ingå i XLS-exporter av redovisningsrapporter kan du lägga till dem i följande kontofält:
Dagrapport: Kontantkonto
Dagrapport: Kortkonto
Dagrapport: Bankkonto
Dagrapport: Mobilbetalkonto
Dagrapport: Kontrollera-konto
Dagrapport: Rabattkonto
Dagrapport: Presentkortskonto
Dagrapport: Finansbolagets konto
Inställningar > Användare > Behörighetsgrupper
Dagrapporter och redovisningsrapporter: Den här inställningen styr tillgängligheten för dagrapport-funktionaliteten för behörighetsgrupper.