Du kan återbetala en faktura genom att skapa en kreditfaktura. Kreditfakturor används för att korrigera fastställda fakturor i Provet. De fungerar ungefär som vanliga fakturor, men är alltid kopplade till en befintlig faktura eller en annan kreditfaktura. I den här artikeln får du en överblick över kreditfakturor och de olika återbetalningsalternativen i Provet, bland annat hur du krediterar och återbetalar en hel faktura eller bara en del av den. Artikeln innehåller också information om alla olika alternativ för kreditfakturor.
Vad är kreditfakturor?
Kreditfakturor (även kallade kreditnotor) är affärsdokument som säljaren (ditt företag) utfärdar till köparen (djurets ägare). Du använder kreditfakturor när en försäljning har slutförts och en faktura har fastställts i Provet, men fakturan behöver korrigeras. Det kan till exempel vara aktuellt om en kund returnerar en produkt eller om en artikel har debiterats felaktigt.
Fastställda fakturor kan inte redigeras eller raderas, eftersom god bokföringspraxis kräver det. Därför måste du alltid skapa en kreditfaktura när en fastställd faktura behöver korrigeras, även om du upptäcker ett misstag innan kunden har betalat eller innan några betalningar har lagts till på fakturan. På samma sätt måste du skapa ytterligare en kreditfaktura för att korrigera ett fel i en fastställd kreditfaktura.
I Provet ser kreditfakturor ut ungefär som vanliga fakturor, men de är alltid kopplade till en vanlig faktura eller en annan kreditfaktura.
Anteckning: Det går inte att skapa en kreditfaktura för en faktura som ingår i en sammanslagen faktura. Du kan däremot annullera obetalda sammanslagna fakturor och sedan skapa kreditfakturor för originalfakturorna.
Alternativ för kreditering i Provet
Öppna dialogrutan för kreditfakturor i Provet genom att välja knappen Kreditfaktura längst ned på sidan för en fastställd faktura. Vilka funktioner som är tillgängliga beror på inställningarna för enhet och användarens behörighetsgrupp.
Återbetalningar av typen Ful
Med alternativet Annullera hela fakturan kan du kreditera och återbetala en hel faktura, till exempel om en kund vill returnera allt som ingick på samma faktura. Arbetsflödet för kreditering skiljer sig åt beroende på om betalningar redan har lagts till på fakturan eller om fakturan bara har fastställts och inga betalningar har lagts till än.
Delvisa återbetalningar
Med alternativet Returnera enstaka artiklar kan du kreditera och återbetala en eller flera valda artiklar på en faktura. Ibland går det också att återbetala en del av priset för en artikel, till exempel om du vill återbetala en del av kostnaden för en åtgärd till kunden. Du kan också ersätta återbetalade artiklar med andra artiklar. Observera att det inte går att kreditera en del av fakturan om den har en direktreglering.
Kreditera och fakturera på nytt
Med alternativet Skapa nytt fakturautkast kan du kreditera en faktura och skapa en ny när de ursprungliga fakturaraderna stämmer, men viss fakturainformation behöver ändras. Det kan till exempel vara aktuellt om en kund har betalat fakturan med sina personuppgifter men sedan vill att fakturan ska ställas till företaget. Med det här alternativet krediteras originalfakturan och ett nytt fakturautkast skapas. Du kan redigera utkastet för att korrigera uppgifterna.
Avbryta eller korrigera betalningar
Med alternativet Korrekt betalningsmetod kan du avbryta eller korrigera betalningar om något blivit fel, till exempel om fel betalningsmetod har använts. Det kan till exempel behövas om en kund betalade kontant, men betalningen av misstag lades till som en kortbetalning. Då skapas ingen kreditfaktura.
Du kan också avbryta och korrigera betalningar direkt på fakturasidan. Observera att med integrerade terminalbetalningar kan du bara avbryta en betalning direkt från fakturasidan.
Du kan avbryta betalningar och korrigera betalningsmetoder om Aktivera "Avbryt betalning" är valt i Ekonomiinställningar för enhet och du har användarbehörigheten Avbryt betalningar. Om kliniken inte har aktiverat möjligheten att avbryta betalningar kan du ändå ändra betalningsmetod vid behov genom att använda kreditfakturafunktionerna.
Skriva ut och skicka en kreditfaktura via e-post
Du kan skriva ut en kreditfaktura eller skicka den till en kund via e-post på samma sätt som en vanlig faktura. På kreditfakturasidan finns knapparna Skicka via e-post och Skriv ut i verktygsfältet längst ned på skärmen. Välj pilen bredvid knappen Skriv ut för att visa fler utskriftsalternativ.
Återbetalning med kortterminalintegreringar
Beroende på kortterminalintegreringen och konfigurationen kan det gå att återbetala via kortterminalen. Ibland går det dock inte att göra en återbetalning, och då behöver du använda en annan betalningsmetod. Med kortterminalintegreringar kan du inte använda betalningsmetoden Kortbetalning på kreditfakturor. I stället behöver du konfigurera en annan betalningsmetod i Provet.
Mer information om återbetalning av betalningar via Provet Pay finns i Provet Pay-betalningar och återbetalningar.
Mer information om återbetalning av betalningar via Gravity Payments-integreringen finns i Återbetalning av betalningar med Gravity-integreringen.