Standardinställningar
Dessa inställningar tillämpas på alla bokningar som standard, men du kan även ange påminnelser baserat på besöksorsak.
För att redigera dessa inställningar, gå till Inställningar > Allmän > Enhet > Bokningsinställningar.
Bokningspåminnelser skickade före: Ange hur många timmar eller dygn innan påminnelser skickas för schemalagda bokningar. Nästa inställning anger om detta ska tolkas som timmar eller dygn.
Bokningspåminnelser: tidstyp: Välj om påminnelser ska skickas timmar eller dygn före bokningen.
Bokningspåminnelse: specifik sändningstid: Om du valde alternativet ”dygn”, anger du den specifika tiden på dygnet då påminnelserna skickas.
Exempel: Med inställningarna ”2”, ”Dygn” och ”9:00” skickas en påminnelse 2 dygn före bokningen klockan 9:00.
E-postinställningar och SMS-inställningar
Du kan välja om bekräftelse- och påminnelsemeddelanden ska skickas via e-post, SMS (textmeddelande) eller båda.
För e-postmeddelanden kan du välja om du vill inkludera besökslängden (om den inte är vald inkluderas endast starttiden) samt lägga till en karta och vägbeskrivning. Du kan lägga till texter för e-posthälsningen, extra text för nya kunder samt extra instruktioner för bekräftelsemeddelanden och påminnelser.
På samma sätt kan du lägga till texter för SMS-bekräftelsemeddelandet, extra text för nya kunder samt text för påminnelser.
Du kan skriva direkt i fälten eller använda textmallar om de finns tillgängliga.
Obs: När du gör ändringar i texterna för e-post- och/eller SMS-bekräftelse eller påminnelser visas ett bekräftelsemeddelande där du ombeds uppdatera ändringarna för alla ej skickade bokningsbekräftelser och bokningspåminnelser för befintliga bokningar som saknar bokningstyp. Välj Ja om du vill uppdatera ej skickade meddelanden eller Nej om du vill tillämpa ändringarna endast på nya bokningar.
Inställningar för besöksorsaksspecifika bokningsbekräftelser och påminnelser
När besöksorsaksspecifika inställningar för bekräftelse och påminnelser har angetts för den besöksorsak som valts för en bokning, används de för bekräftelse- och påminnelsemeddelandena i stället för standardinställningarna. Om du inte anger besöksorsaksspecifika inställningar för en besöksorsak används standardinställningarna för den bokningen.
För att redigera dessa inställningar, gå till Inställningar > Listor & mallar > Besöksorsaker.
Instruktioner: Du kan lägga till en anpassad text som ingår i bekräftelse- och påminnelsemeddelanden för den här besöksorsaken (utöver den allmänna e-posthälsningstexten som definieras i standardinställningarna).
Tips: Du kan också använda platshållare i instruktionerna, till exempel för att automatiskt lägga till patientens namn i texten (t.ex. ”Inget foder eller vatten för [[patient_name]] 6 timmar före bokningen.”).
E-postmeddelande: Välj om du endast vill använda den allmänna instruktionstexten som läggs till i fältet Instruktioner för både bekräftelse- och påminnelsemeddelanden, eller om du vill lägga till ytterligare instruktioner för bekräftelse- och påminnelsemeddelanden. Lägg till de extra texterna i fälten.
Påminnelse via e-post: Konfigurera knapp för uppmaning (CTA) och lägg till formulär i påminnelsemejl:
Tips: En knapp för uppmaning (CTA) är ett klickbart gränssnittselement som är utformat för att uppmuntra kunden att vidta en specifik åtgärd. När den är vald läggs knappen till i påminnelsemejlet och placeras ovanför bokningsinformationen i e-postmeddelandet.
Markera kryssrutan Inkludera knapp i påminnelsemejlet. Du kan konfigurera hur knappen visas. För att konfigurera knappen anger du Knapptext för att bestämma etiketten som användare ser och Knapp-länk för att ange webbadressen dit kunderna styrs. Du måste också välja Typ av knapp, där du antingen väljer primär (som använder enhetens temafärg med vit text) eller sekundär (som använder vit bakgrund med färgade ramar och text).
Du kan även markera kryssrutan Inkludera knapp till formulär under urvalet för påminnelsemejl. När den är vald anger du knapptexten och väljer Källa till formulär (antingen ett Provet PDF-formulär eller en extern länk). För Provet-formulär väljer du bland rullgardinslistan med tillgängliga kund- eller patient-PDF-formulär. Det bifogade formuläret skickas tillsammans med bokningsbekräftelsen och påminnelsen och är synligt i konsultationen när den är klar med en e-signatur (om tillgängligt). Det ifyllda formuläret syns på konsultationssidan och sparas i kund- och patientdokumenten även om bokningen senare avbokas.
SMS: Välj om du vill använda standardmeddelanden för SMS-bekräftelse och -påminnelse som inte är kopplade till besöksorsaken, eller om du vill lägga till meddelanden som är specifika för besöksorsaken. Lägg till meddelandena för besöksorsaken i fälten. Meddelandetexterna kan vara upp till 1000 tecken långa, uppdelade i flera SMS-meddelanden. I meddelandefälten visas antalet använda tecken och hur många meddelanden texten delas upp i. Varje enskilt SMS-meddelande använder ett SMS-kredit.
Styrning av utskicksmetod för påminnelser: Du kan inaktivera utskick av e-postpåminnelser, SMS-påminnelser eller alla påminnelser när den här besöksorsaken används.
Styrning av utskicksmetod för bekräftelser: Du kan inaktivera utskick av e-postbekräftelser, SMS-bekräftelser eller alla bekräftelser när den här besöksorsaken används.
Exkludera från bokningspåminnelser och bokningsbekräftelser: Du kan välja Tid för bokning och/eller Veterinär som ska exkluderas från bokningsinformationen i bekräftelse- och påminnelsemeddelanden.
Bokningspåminnelser skickade före: Välj +Lägg till påminnelse för att visa den här inställningen. Ange hur många timmar eller dygn före schemalagda bokningar som påminnelser för den här besöksorsaken skickas till kunderna. Nästa inställning anger om detta ska tolkas som timmar eller dygn. Du kan ställa in flera bokningspåminnelser inom en besöksorsak.
Bokningspåminnelser: tidstyp: Välj om påminnelser ska skickas timmar eller dygn före bokningen.
Bokningspåminnelse: specifik sändningstid: Om du valde alternativet ”dygn”, anger du den specifika tiden på dygnet då påminnelserna skickas.
Obs: Om du gör ändringar i e-post- och/eller SMS-texterna och vill uppdatera dem även för alla ej skickade bokningsbekräftelser och bokningspåminnelser för befintliga bokningar för den här besöksorsakstypen, välj knappen Uppdatera bokningar / påminnelser. Om du inte väljer den här knappen och endast sparar dina ändringar, tillämpas ändringarna endast på nya bokningar som skapas efter uppdateringen.
Inställningar för onlinebokning
Om onlinebokning används i din Provet finns följande inställningar tillgängliga för bokningar som kunder gör på din sida för onlinebokning. Dessutom används standardinställningarna samt besöksorsaksspecifika inställningar för bekräftelse- och påminnelsemeddelanden för onlinebokning (t.ex. tidpunkt för utskick av påminnelser).
För att redigera dessa inställningar, gå till Inställningar > Allmän > Enhet > Onlinebokning.
Visa inte tidslängden för kunder: När den är vald visas inte besökslängden i bekräftelse- och påminnelsemeddelanden. Endast starttiden ingår.
Dölj veterinärens namn för kunder: När den är vald visas inte namnet på den medarbetare som är ansvarig för bokningen i bekräftelse- och påminnelsemeddelandena.
E-postmeddelande: I det här fältet kan du lägga till ett meddelande som används i bekräftelsemejl som skickas till kunder när de bokar en tid online.
Skicka SMS-bekräftelse: När den är vald skickas ett SMS-bekräftelsemeddelande till kunder när de bokar en tid online. Meddelandetexten definieras i standardinställningarna eller besöksorsaksspecifika inställningar.
Skicka e-postkopia till enhetens adress: När den är vald skickas en kopia av kundens bekräftelsemejl till enhetens e-postadress.
Bekräfta onlinebokningar som standard: När den är vald bekräftas bokningar som görs via onlinebokning automatiskt. Om du vill att kunder aktivt ska bekräfta sin bokning med en bekräftelselänk eller knapp, se till att den här inställningen inte är vald.
Bokningsbekräftelse och avbokning via länk
Du kan inkludera en bekräftelselänk eller knapp i alla bokningsmejl eller SMS, så att kunderna kan bekräfta eller avboka sin bokning direkt från meddelandet. Detta fungerar för alla bokningar, inte bara de som bokats via onlinebokning.
För att lägga till en bekräftelselänk eller knapp, lägg till någon av följande platshållare i din meddelandemall:
[[appointment_confirmation_url]] — infogar en länk i vanlig text
[[appointment_confirmation_button]] — infogar en klickbar knapp med texten ”Bekräfta bokad tid”
Obs: Platshållaren kontrolleras varje gång ett meddelande skickas. Den infogar bara en länk eller knapp om bokningen fortfarande är obekräftad vid den tidpunkten. Om bokningen redan är bekräftad visas ingen länk eller knapp i meddelandet.
När kunden väljer länken eller knappen förs de till en sida som visar deras bokningsinformation, där de kan bekräfta eller avboka bokningen. Avbokningsalternativet visas endast om Tillåt kunden att avboka besök är aktiverat under Inställningar > Allmän > Enhet > Kundinteraktioner.
Platshållarna kan läggas till i följande fält:
Hälsningstext e-post (Bokningsinställningar)
Ytterligare instruktioner i e-postbekräftelse (Bokningsinställningar)
Ytterligare instruktioner i e-postpåminnelse (Bokningsinställningar)
SMS-bekräftelse (Bokningsinställningar)
SMS-påminnelse (Bokningsinställningar)
SMS-bekräftelse & SMS-påminnelse (Bokningstyp)
E-postmeddelande (Onlinebokningsinställningar)
Exempel: Arbetsflöde för onlinebokning
Ett vanligt sätt att använda den här funktionen är med onlinebokning, där du vill att kunderna aktivt ska bekräfta sin bokning efter att den är gjord. Följande är ett exempel på hur du kan ställa in detta:
Gå till Inställningar > Allmän > Enhet > Kundinteraktioner och välj Tillåt kunden att avboka besök.
Gå till Inställningar > Allmän > Enhet > Onlinebokning och se till att Bekräfta onlinebokningar som standard inte är vald. Om den här inställningen är aktiverad är bokningarna redan bekräftade innan meddelandet skickas, så ingen länk eller knapp visas i meddelandet.
Gå till Inställningar > Allmän > Enhet > Onlinebokning > E-postmeddelande och lägg till någon av följande platshållare i e-postmeddelandets mall: [[appointment_confirmation_url]] för en länk i vanlig text eller [[appointment_confirmation_button]] för en klickbar knapp.
Välj Spara.
Kunden får nu en länk eller knapp i sitt bekräftelsemejl, vilket gör att de kan bekräfta eller avboka sin bokning.
E-postbekräftelse, där platshållaren [[appointment_confirmation_button]] är tillagd:
Bekräftelsesidan, där kunden kan bekräfta eller avboka sin bokning:
