Använd inställningarna för bokningsbekräftelser och bokningspåminnelser för att styra när kunder får meddelanden om sina bokade tider och vad meddelandena innehåller. Standardinställningarna gäller för alla bokade tider. Inställningar för en viss besöksorsak ersätter standardinställningarna för bokade tider med den besöksorsaken. Onlinebokning har dessutom några extra inställningar.
Standardinställningar
Standardinställningarna för bekräftelser och påminnelser gäller för alla bokade tider, men du kan även ange inställningar för en viss besöksorsak.
Om du vill redigera de här inställningarna går du till Inställningar > Allmän > Enhet > Bokningsinställningar.
Bokningspåminnelser skickade före: Ange hur många timmar eller dygn före schemalagda besök påminnelser ska skickas. I nästa inställning anger du om talet avser timmar eller dygn.
Typ av tidsrymd för påminnelser: Välj om påminnelser ska skickas timmar eller dygn före bokade tider.
Tidpunkt då påminnelser ska skickas ut: Om du valde alternativet ”dagar” anger du den tid på dagen då påminnelserna ska skickas.
Exempel: Med inställningarna ”2”, ”Dygn” och ”9:00” skickas en påminnelse kl. 9:00 två dygn före den bokade tiden.
Anteckning: Du kan lägga till flera regler för påminnelser för en och samma bokade tid.
E-postinställningar och SMS-inställningar
Du kan välja om bekräftelser och påminnelser ska skickas via e-post, SMS (textmeddelande) eller båda.
För e-postmeddelanden kan du välja om bokningens varaktighet ska visas (om du inte väljer det visas endast starttiden) och lägga till en karta och vägbeskrivning. Du kan ange en hälsningstext, ytterligare text för nya kunder och ytterligare instruktioner för bekräftelser och påminnelser.
På samma sätt kan du ange text för SMS-bekräftelsen, ytterligare text för nya kunder och text för påminnelser.
Du kan skriva direkt i fälten eller använda textmallar om sådana finns.
Anteckning: När du ändrar texten för bekräftelser eller påminnelser via e-post eller SMS visas ett bekräftelsemeddelande där du får frågan om ändringarna ska uppdateras i alla ej skickade meddelanden för befintliga bokade tider som saknar bokningstyp. Välj Ja om du vill uppdatera ej skickade meddelanden eller Nej om ändringarna endast ska gälla nya bokade tider.
Inställningar för en viss besöksorsak
Inställningar för en viss besöksorsak ersätter standardinställningarna för bokade tider med den besöksorsaken. Om en besöksorsak saknar egna inställningar används standardinställningarna.
Om du vill redigera de här inställningarna går du till Inställningar > Listor & Mallar & formulär > Bokningstyp.
Instruktioner: Du kan lägga till en anpassad text som inkluderas i bekräftelser och påminnelser för den här besöksorsaken (utöver den allmänna hälsningstexten för e-post som anges i standardinställningarna).
Tips: Du kan även använda platshållare i instruktionerna, till exempel för att automatiskt lägga till patientens namn i texten: ”Inget foder eller vatten till [[patient_name]] 6 timmar före den bokade tiden.”E-post meddelande: Välj om endast den allmänna instruktionstexten i fältet Instruktioner ska användas för både bekräftelser och påminnelser, eller om du vill lägga till ytterligare instruktioner för bekräftelser och påminnelser. Lägg till texterna i fälten.
Påminnelse via e-post: Konfigurera uppmaningsknappen (CTA) och lägg till formulär i påminnelsemeddelanden via e-post.
Tips: En uppmaningsknapp (CTA) är ett klickbart gränssnittselement som uppmanar kunden att utföra en viss åtgärd. Om du väljer den här knappen läggs den till i påminnelsemeddelandet via e-post, ovanför bokningsinformationen.Markera kryssrutan Inkludera knapp i inställningarna för påminnelsemeddelanden via e-post. Du kan konfigurera hur knappen visas. Ange Knapptext för att bestämma vilken etikett användarna ser och Knapp-länk för att ange webbadressen som kunderna skickas till. Du måste också välja Typ av knapp: välj det primära alternativet, som använder klinikens temafärg med vit text, eller det sekundära alternativet, som har vit bakgrund med färgade ramar och text.
Du kan även markera kryssrutan Inkludera knapp till formulär bland alternativen för påminnelsemeddelanden via e-post. När du har valt den anger du knapptexten och väljer Källa till formulär (antingen ett Provet PDF-formulär eller en extern länk). För Provet-formulär väljer du ett av de tillgängliga PDF-formulären för kunder eller patienter i listrutan. Det bifogade formuläret skickas med bekräftelsen och påminnelsen för den bokade tiden. När formuläret har fyllts i och signerats med e-signatur (om tillgängligt) visas det i konsultationen. Det ifyllda formuläret visas på konsultationssidan och sparas i kundens och patientens dokument även om den bokade tiden senare avbokas.
SMS: Välj om du vill använda standardtexterna för SMS-bekräftelser och påminnelser, som inte är kopplade till en viss besöksorsak, eller ange egna texter för besöksorsaken. Lägg till de egna texterna i fälten. Texterna kan vara upp till 1 000 tecken långa och delas upp i flera SMS. I meddelandefälten visas antalet använda tecken och hur många SMS texten delas upp i. Varje enskilt SMS använder en SMS-kredit.
Styrning av utskicksmetod för påminnelser: Du kan inaktivera utskick av påminnelser via e-post, SMS eller alla påminnelser när den här besöksorsaken används.
Styrning av utskicksmetod för bekräftelser: Du kan inaktivera utskick av bekräftelser via e-post, SMS eller alla bekräftelser när den här besöksorsaken används.
Exkludera från bokningsbekräftelser och bokningspåminnelser: Du kan välja Tid för bokning, Veterinär eller båda att exkludera från informationen om den bokade tiden i bekräftelser och påminnelser.
Bokningspåminnelser skickade före: Välj Lägg till påminnelse för att visa den här inställningen. Ange hur många timmar eller dygn före schemalagda besök kunder ska få påminnelser för den här besöksorsaken. I nästa inställning anger du om talet avser timmar eller dygn. Du kan lägga till flera bokningspåminnelser för en bokningstyp.
Typ av tidsrymd för påminnelser: Välj om påminnelser ska skickas timmar eller dygn före bokade tider.
Tidpunkt då påminnelser ska skickas ut: Om du valde alternativet ”dagar” anger du den tid på dagen då påminnelserna ska skickas.
I e-postmeddelanden med bokningsbekräftelser och bokningspåminnelser visas alltid besöksorsaken i bokningsinformationen. Det går inte att dölja besöksorsaken i e-postmeddelanden. Om du inte vill att besöksorsaken ska visas i SMS använder du inställningen SMS för besöksorsaken. Välj egna meddelanden för besöksorsaken och skriv bekräftelse- och påminnelsetexter där besöksorsaken inte nämns.
Anteckning: Om du ändrar texten för e-post eller SMS och vill uppdatera även alla ej skickade bekräftelser och påminnelser för befintliga bokade tider med den här bokningstypen väljer du knappen Uppdatera bokningar / påminnelser. Om du inte väljer den här knappen utan bara sparar ändringarna gäller de endast nya bokade tider som skapas efter uppdateringen.
Inställningar för onlinebokning
Inställningarna för onlinebokning gäller bokade tider som kunder bokar på sidan för onlinebokning. Standardinställningarna och inställningarna för en viss besöksorsak, till exempel när påminnelser skickas, används även för onlinebokningar.
Om du vill redigera de här inställningarna går du till Inställningar > Allmän > Enhet > Onlinebokning.
Visa inte tidslängden för kunder: När det här alternativet är valt visas inte den bokade tidens varaktighet i bekräftelser och påminnelser. Endast starttiden visas.
Dölj veterinärens namn för kunder: När det här alternativet är valt visas inte namnet på den medarbetare som ansvarar för den bokade tiden i bekräftelser och påminnelser.
E-post meddelande: I det här fältet kan du lägga till ett meddelande som används i bekräftelsemeddelanden via e-post till kunder som bokar en tid online.
Skicka SMS-bekräftelse: När det här alternativet är valt skickas en SMS-bekräftelse till kunder som bokar en tid online. Meddelandetexten anges i standardinställningarna eller i inställningarna för en viss besöksorsak.
Skicka kopia till enhet: När det här alternativet är valt skickas en kopia av kundens bekräftelsemeddelande via e-post till enhetens e-postadress.
Bekräfta onlinebokningar som standard: När det här alternativet är valt bekräftas bokade tider via onlinebokning automatiskt. Om du vill att kunderna själva ska bekräfta sin bokade tid via en bekräftelselänk eller -knapp ska du se till att alternativet inte är valt.
Bekräfta och avboka bokade tider via länk
Du kan lägga till en bekräftelselänk eller -knapp i valfritt e-postmeddelande eller SMS om en bokad tid. Då kan kunderna bekräfta eller avboka sin bokade tid direkt från meddelandet. Funktionen gäller alla bokade tider, inte bara sådana som bokats via onlinebokning.
Lägg till en av följande platshållare i textmallen om du vill lägga till en bekräftelselänk eller -knapp:
[[appointment_confirmation_url]] — infogar en vanlig textlänk
[[appointment_confirmation_button]] — infogar en klickbar knapp med texten ”Bekräfta bokad tid”
Anteckning: Platshållaren kontrolleras varje gång ett meddelande skickas. En länk eller knapp infogas endast om den bokade tiden fortfarande är obekräftad vid det tillfället. Om den redan är bekräftad visas ingen länk eller knapp i meddelandet.
När kunden väljer länken eller knappen öppnas en sida med information om den bokade tiden, där kunden kan bekräfta eller avboka den. Alternativet att avboka visas endast om Tillåt kunden att avboka besök är aktiverat under Inställningar > Allmän > Enhet > Kundinteraktioner.
Du kan lägga till platshållarna i följande fält:
Hälsningstext e-post (Bokningsinställningar)
Ytterligare instruktioner i e-postbekräftelse (Bokningsinställningar)
Ytterligare instruktioner i e-postpåminnelse (Bokningsinställningar)
SMS-bekräftelse (Bokningsinställningar)
SMS-påminnelse (Bokningsinställningar)
SMS-bekräftelse- och påminnelsetext (Bokningstyp)
E-post meddelande (Inställningar för onlinebokning)
Exempel: Arbetsflöde för onlinebokning
Ett vanligt sätt att använda funktionen är vid onlinebokning, när du vill att kunderna själva ska bekräfta sin bokade tid efter bokningen. Så här kan du konfigurera funktionen:
Gå till Inställningar > Allmän > Enhet > Kundinteraktioner och välj Tillåt kunden att avboka besök.
Gå till Inställningar > Allmän > Enhet > Onlinebokning och kontrollera att Bekräfta onlinebokningar som standard inte är valt. Om inställningen är aktiverad är de bokade tiderna redan bekräftade när meddelandet skickas, och då visas ingen länk eller knapp i meddelandet.
Gå till Inställningar > Allmän > Enhet > Onlinebokning > E-post meddelande och lägg till en av följande platshållare i textmallen för e-postmeddelandet: [[appointment_confirmation_url]] för en vanlig textlänk eller [[appointment_confirmation_button]] för en klickbar knapp.
Välj Spara.
Kunden får nu en länk eller knapp i bekräftelsemeddelandet via e-post och kan bekräfta eller avboka sin bokade tid.
Bekräftelse via e-post där platshållaren [[appointment_confirmation_button]] har lagts till:
Bekräftelsesidan där kunden kan bekräfta eller avboka sin bokade tid:
