Du kan skapa, redigera, kopiera och radera arbetspass på sidan Schemaläggning > Arbetspass. Vi rekommenderar att du använder arbetspass eftersom det gör det enklare att boka besök och ange personalens Tillgänglighet. Du kan skapa och anpassa typer av arbetspass efter behov.
Inställning
Obs! Granska följande inställning innan du skapar arbetspass.
För att komma åt Inställningar väljer du enhetens namn i det övre vänstra hörnet och väljer sedan Inställningar i menyn som öppnas. Tänk på att Inställningar bara är synligt för användare med rätt behörigheter. Om du inte ser Inställningar, kontakta din verksamhetsadministratör för att kontrollera din åtkomst.
Typer av arbetspass
Välj enhetens namn i det övre vänstra hörnet och gå sedan till Inställningar > Enhet > Typer av arbetspass.
Typer av arbetspass anger arbetspassets karaktär och om arbetspasset är tillgängligt för Onlinebokning eller om det är ett Hela dagen-evenemang.
Om du vill skapa en ny typ av arbetspass väljer du Lägg till. Om du vill redigera en befintlig typ väljer du pennikonen i raden för typen.
Du kan anpassa hur typen av arbetspass fungerar och hur den interagerar med andra funktioner med hjälp av de tillgängliga alternativen.
Bokade tider: När den här inställningen är vald syns arbetspasset i bokningskalendern och du kan boka besök på arbetspasset.
Onlinebokning: Välj den här inställningen om du vill att arbetspasset ska vara tillgängligt för onlinebokning.
Hela dagen: Du kan använda den här inställningen för ett arbetspass som används för att schemalägga verksamhetstider. Ett arbetspass för hela dagen kan till exempel användas för en allmän helgdag när kliniken har stängt hela dagen. Du kan också använda den här typen för kortare tidsperioder när du schemalägger.
Bokningstyper: Den här inställningen används tillsammans med onlinebokning och för att visa de tillgängliga arbetspassen för kunder. Till exempel, när en kund väljer en besöksorsak visas bara de arbetspass som har den här bokningstypen angiven som tillgängliga för bokning.
Uppdatera existerande arbetspass: När du uppdaterar ett befintligt arbetspass väljer du den här inställningen om du vill uppdatera ändringarna för redan schemalagda befintliga arbetspass.
Du kan även skapa arbetspassmallar, till exempel genom att lägga till flera typer av arbetspass i en mall. Det gör schemaläggningen mer detaljerad. Läs mer om arbetspassmallar.
Standardbokningar
Genom att använda standardbokningar kan du skapa ett standardblock för besök i schemaläggningen av arbetspass, så länge schemaläggningstiden matchar den angivna standardbokningstiden.
Välj + Standardbokning.
Ange start- och sluttid.
Lägg till Besöksorsak (fri text) för besöket.
Välj en Bokningstyp om det krävs.
Välj Spara.
När du lägger till ett arbetspass med en standardbokning visas bokningen automatiskt i kalendern. Du kan dra den till en annan tid eller avboka den för en enskild dag vid behov. Du kan även skapa flera standardbokningar för en och samma typ av arbetspass.
Avdelningar
Om du behöver använda underenheter (avdelningar) när du schemalägger besök måste du lägga till dina avdelningar i inställningarna.
Välj enhetens namn i det övre vänstra hörnet och gå sedan till Inställningar > Enhet > Avdelningar och välj Lägg till. Lägg till en kod som är lätt att känna igen. Om du vill redigera eller radera en befintlig avdelning väljer du penn- eller papperskorgsikonen i raden för avdelningen.
Team
Om du vill använda team i schemaläggningen av besök måste du lägga till dina team i inställningarna.
Välj enhetens namn i det övre vänstra hörnet och gå sedan till Inställningar > Enhet > Team och välj Lägg till. Lägg till en kod som är lätt att känna igen för teamet. Om du vill redigera eller radera ett befintligt team väljer du penn- eller papperskorgsikonen i raden för teamet.
Du kan koppla ett team till en specifik avdelning eller lägga till det som ett oberoende team.
Övriga inställningar
Välj enhetens namn i det övre vänstra hörnet och gå sedan till Inställningar > Enhet > Kalender & schemaläggning för följande alternativ:
Kalender & schemaläggning
Helger i kalendern: Välj den här inställningen om du vill inkludera helgdagar i kalendern.
Första veckodagen: Välj vilken veckodag som visas som den första dagen i veckan i kalendern.
Storlek på tidslucka: Med den här inställningen kan du ange tidslängden för varje tidslucka i kalendern. Luckan kan ligga mellan 5 minuter och 60 minuter.
Första timmen på dagen och Sista timmen på dagen: Med de här inställningarna kan du ange era verksamhetstider som visas i kalendern.
Visa tider och typ av arbetspass för varje block i kalendern: Välj det här alternativet om du vill visa tiderna för arbetspassen och deras typer i bokningskalendern.
Alternativ för användarprofil
Varje användare kan under sektionen Kalenderflöde i sina egna inställningar välja om de vill använda flöden för boknings- och arbetspasskalendrar. Med de här alternativen kan du se dina kommande händelser från valfri enhet. Flödena exporteras i iCalendar-formatet som stöds av alla större kalenderleverantörer, till exempel Google Kalender, Outlook och iCal.
I sektionen Personliga detaljer kan användare även välja Förhindra bokning utan arbetspass för att inte tillåta bokningar utanför deras schemalagda arbetspass.
Schemalägg arbetspass för personal eller resurs
Gå till Schemaläggning > Arbetspass och välj fliken Typer av arbetspass.
Under alternativen Schemalägg för väljer du om du vill schemalägga ett arbetspass för en Användare eller en Resurs, och välj sedan användaren eller resursen i fältet.
Välj en Avdelning om du vill schemalägga arbetspasset för en specifik avdelning. Om du väljer en avdelning kan du även välja en Team vid behov.
Välj typ av arbetspass från de tillgängliga alternativen.
Välj tidslängd för arbetspasset.
Välj eventuella Övriga alternativ du vill använda, till exempel om arbetspasset är tillgängligt för onlinebokning eller om det är ett arbetspass för hela dagen. Det fylls i i förväg om det har ställts in i arbetspassinställningarna. Du kan också lägga till en rast i tidslängden för arbetspasset eller dela upp arbetspasset i mindre tidsluckor genom att använda alternativet Varaktighet.
För att schemalägga arbetspasset klickar du var som helst i kolumnen för dagen. Om det finns krockar med andra arbetspass får du en varning.
Du kan använda alternativen på vänster sida av kalendervyn för att välja vad du vill visa och hur. Tänk på att även om du avmarkerat personal någon annanstans, så avgör de här alternativen vilka kolumner som visas. Om du till exempel bara vill se den personal du schemalägger för just nu, markerar du bara den personen i personalalternativen. Om Arbetspass för alla enheter är valt kan flera användare eller resurser vara synliga. Om du inte ser det du förväntar dig att se, kontrollera och justera alternativen till vänster.
Redigera eller radera arbetspass
För att redigera och uppdatera ett schemalagt arbetspass väljer du arbetspasset i arbetspasskalendern. Du kan redigera datum för arbetspasset samt start- och sluttider, avdelning och team, och du kan definiera och redigera de bokningstyper som är tillgängliga för onlinebokning under arbetspasset. Du kan även radera arbetspasset vid behov.
Om det finns några besök som är schemalagda under det markerade arbetspasset visas de längst ned som i bilden nedan. Om du behöver uppdatera ett arbetspass som kräver att du flyttar nuvarande besök, kan du använda knappen Flytta bokade tider för att flytta schemalagda besök från det nuvarande arbetspasset till ett annat.
Radera flera arbetspass
Välj Radera arbetspass under arbetspasskalendern.
Välj de användare och/eller resurser vars arbetspass du vill radera.
Välj start- och slutdatum samt tiderna från vilka du vill ta bort alla arbetspass. Arbetspass som kommer att raderas och Arbetspass som inte kan raderas visas nedan. Arbetspass som har besök inplanerade kan inte raderas. Se hur du flyttar besöken ovan.
Välj Radera.
Kopiera arbetspass
Du kan kopiera arbetspass till flera dagar eller veckor.
Välj Kopiera arbetspass. En dialogruta öppnas.
I fältet Från detta datum väljer du startdatumet som arbetspassen ska kopieras från och i fältet Till detta datum anger du slutdatumet.
I fältet Börja kopierade pass här väljer du startdatumet för schemaläggningen av de kopierade arbetspassen.
I fältet Upprepa räkning anger du hur många gånger de markerade arbetspassen ska läggas till i kalendern.
Välj den användare och/eller de resurser som arbetspassen ska kopieras till.
Välj Spara.