Du kan skapa, redigera, kopiera och radera arbetspass på sidan Schemaläggning > Arbetspass. Det rekommenderas att du använder arbetspass eftersom det gör det enklare att boka tider och ange personalens tillgänglighet. Du kan skapa och anpassa typer av arbetspass efter behov.
Upplägg
Gå igenom de här inställningarna innan du skapar arbetspass.
Välj knappen med klinikens namn i det övre vänstra hörnet i den vänstra sidopanelen för att öppna växlaren för enhet, och välj sedan Inställningar i listan. Detta fungerar oavsett om din organisation har en enhet eller flera. Observera att Inställningar endast är synlig för användare med rätt behörigheter. Om du inte ser Inställningar, kontakta din administratör för att kontrollera din åtkomst.
Typer av arbetspass
Gå till Inställningar > Enhet > Typer av arbetspass.
Typer av arbetspass anger vilken typ av arbetspass det är och om arbetspasset är tillgängligt för onlinebokning eller om det är ett event som pågår hela dagen.
För att skapa en ny typ av arbetspass väljer du Lägg till. För att redigera en befintlig typ av arbetspass väljer du pennknappen i raden för typen av arbetspass.
Du kan anpassa beteendet för typen av arbetspass och hur den samspelar med andra funktioner med hjälp av tillgängliga alternativ.
Bokning: När den här inställningen är vald är arbetspasset synligt i bokningskalendern och bokningar kan schemaläggas för arbetspasset.
Onlinebokning: Välj den här inställningen om du vill att arbetspasset ska vara tillgängligt för onlinebokning.
Hela dagen: Du kan använda den här inställningen för ett arbetspass som används för att schemalägga verksamhetstider. Ett exempel är att ett arbetspass som pågår hela dagen kan användas för en allmän helgdag när kliniken är stängd hela dagen. Du kan även använda den här typen av arbetspass för kortare tidsperioder när du schemalägger.
Bokningstyp: Den här inställningen används tillsammans med onlinebokning och när tillgängliga arbetspass visas för kunder. Till exempel, när en kund väljer en besöksorsak visas endast arbetspass som har den här bokningstypen angiven som tillgängliga för bokning av en bokad tid.
Uppdatera existerande arbetspass: När du uppdaterar ett befintligt arbetspass, välj den här inställningen om du vill uppdatera ändringarna för redan schemalagda befintliga arbetspass.
Du kan också skapa mallar för arbetspass, till exempel genom att lägga till flera typer av arbetspass i en mall. Det gör det enklare att schemalägga mer detaljerat. Läs mer om mallar för arbetspass.
Standardbokningar
Genom att använda standardbokningar kan du skapa ett standardblock för bokningar i schemaläggningen av arbetspass, så länge schemaläggningstiden matchar den angivna standardbokningstiden.
Välj + Standardbokning.
Ange start- och sluttid.
Lägg till Besöksorsak (fri text) för bokningen.
Välj en Bokningstyp om det krävs.
Välj Spara.
När du lägger till ett arbetspass med en standardbokning visas bokningen automatiskt i kalendern. Du kan dra den till en annan tid eller avbryta den för en enskild dag om det behövs. Du kan också skapa flera standardbokningar för en typ av arbetspass.
Avdelning
Om du behöver använda underenheter (avdelning) när du schemalägger bokningar måste du lägga till dina avdelningar i inställningarna.
Gå till Inställningar > Enhet > Avdelning och välj Lägg till. Lägg till en kod för avdelningen som är enkel att känna igen. För att redigera eller radera en befintlig avdelning väljer du penn- eller papperskorgsikonen i raden för avdelningen.
Team
Om du vill använda team i schemaläggningen av bokningar måste du lägga till dina team i inställningarna.
Gå till Inställningar > Enhet > Team och välj Lägg till. Lägg till en kod för teamet som är enkel att känna igen. För att redigera eller radera ett befintligt team väljer du penn- eller papperskorgsikonen i raden för teamet.
Du kan ange ett team för en specifik avdelning eller lägga till det som ett eget oberoende team.
Övriga inställningar
Gå till Inställningar > Enhet > Schemaläggning & Kalender för följande alternativ:
Schemaläggning & Kalender
Helger i kalendern: Välj den här inställningen om du vill inkludera helgdagar i kalendern.
Första veckodagen: Välj vilken veckodag som ska visas som första dag i veckan i kalendern.
Storlek på tidslucka: Med den här inställningen kan du ange tidslängden för varje lucka i kalendern. Luckan kan ligga mellan 5 minuter och 60 minuter.
Första timme på dygnet och Sista timme på dygnet: Med de här inställningarna kan du ange dina verksamhetstider som visas i kalendern.
Visa tider och typ av arbetspass för varje block i kalendern: Välj det här alternativet om du vill visa tiderna och typerna av arbetspass i bokningskalendern.
Användarprofil-alternativ
Varje användare kan ange i avsnittet Kalenderflöde i sina egna inställningar för profil om de vill använda flöden för bokningar och arbetspass i kalendern. De här alternativen gör det möjligt att se kommande händelser från vilken enhet som helst. Flödena exporteras i iCalendar-formatet som stöds av alla större kalenderleverantörer som Google Calendar, Outlook och iCal.
I avsnittet Personliga detaljer kan användare även välja Förhindra bokning utan arbetspass för att inte tillåta bokningar utanför deras schemalagda arbetspass.
Schemalägg personal- eller resursarbetspass
Gå till Schemaläggning > Arbetspass och välj fliken Typer av arbetspass.
I alternativen under Schemalägg för väljer du om du vill schemalägga ett arbetspass för en Användare eller en Resurs och välj sedan användaren eller resursen i fältet.
Välj en Avdelning om du vill schemalägga arbetspasset för en specifik avdelning. Om du väljer en avdelning kan du även välja en Team vid behov.
Välj typ av arbetspass i de tillgängliga alternativen.
Välj tidslängden för arbetspasset.
Välj eventuella ytterligare alternativ du vill använda, till exempel om arbetspasset är tillgängligt för onlinebokning eller om det är ett arbetspass som pågår hela dagen. Detta fylls i i förväg om det har ställts in i inställningarna för arbetspass. Du kan också lägga till en rast i tidslängden för arbetspasset eller dela upp arbetspasset i mindre luckor genom att använda alternativet Varaktighet.
För att schemalägga arbetspasset väljer du var som helst i kolumnen för den dagen. Om det finns konflikter visas en varning.
Du kan använda filterpanelen till vänster om kalendern för att välja vad du vill visa och hur. Observera att även om du har avmarkerat personal på andra ställen, avgör de här alternativen vilka kolumner som visas. Till exempel, för att bara se den personalmedlem du schemalägger för just nu, välj endast den personalen i personalalternativen. Om Alla enhetsarbetspass är valt kan flera användare eller resurser vara synliga. Om du inte ser det du förväntar dig, kontrollera och justera alternativen till vänster.
Redigera eller radera arbetspass
För att redigera och uppdatera ett schemalagt arbetspass väljer du arbetspasset i arbetspasskalendern. Du kan redigera datum för arbetspasset, start- och sluttider, avdelning och team samt definiera och redigera de besöksorsaks-/bokningstyper som ska vara tillgängliga för onlinebokning under arbetspasset. Du kan även radera arbetspasset vid behov.
Om det för närvarande finns bokade tider schemalagda under det valda arbetspasset visas de längst ned enligt bilden nedan. Om du behöver uppdatera ett arbetspass som kräver att du bokar om befintliga bokade tider, kan du använda knappen Flytta bokade tider för att flytta schemalagda bokade tider från det aktuella arbetspasset till ett annat.
Radera flera arbetspass
Välj Radera arbetspass ovanför arbetspasskalendern.
Välj de användare och/eller resurser vars arbetspass du vill radera.
Välj start- och slutdatum samt tiderna från vilka du vill ta bort alla arbetspass. Arbetspass som kommer att raderas och Arbetspass som inte kan raderas visas nedan. Arbetspass som har bokade tider schemalagda för sig kan inte raderas. Se hur du flyttar bokade tider ovan.
Välj Radera.
Kopiera arbetspass
Du kan kopiera arbetspass till flera dagar eller veckor.
Välj Kopiera arbetspass. En dialog öppnas.
I fältet Från detta datum väljer du startdatumet som arbetspassen ska kopieras ifrån och i fältet Till detta datum väljer du slutdatumet.
I fältet Börja kopierade pass här väljer du startdatumet för schemaläggningen av de kopierade arbetspassen.
I fältet Upprepa räkning anger du hur många gånger de valda arbetspassen ska läggas till i kalendern.
Välj den användare och/eller de resurser som arbetspassen kopieras till.
Välj Spara.