Du kan skapa, redigera, kopiera och radera arbetspass på sidan Kalender > Arbetspass. Det rekommenderas att använda arbetspass eftersom det gör det enklare att schemalägga bokade tider och ange personalens tillgänglighet. Du kan skapa och anpassa typer av arbetspass vid behov.
Inställningar
Obs! Gå igenom följande inställning innan du skapar arbetspass.
Typer av arbetspass
Inställningar > Enhet > Typer av arbetspass
Typer av arbetspass anger vilken typ av arbetspass det handlar om och om arbetspasset är tillgängligt för Onlinebokning eller om det är ett evenemang som gäller hela dagen.
För att skapa en ny typ av arbetspass, välj Lägg till. För att redigera en befintlig typ av arbetspass, välj pennikonen på raden för typen,
Du kan anpassa hur typen av arbetspass fungerar och hur den interagerar med andra funktioner med hjälp av de tillgängliga alternativen.
Bokning: När den här inställningen är vald syns arbetspasset i bokningskalendern och bokade tider kan schemaläggas för arbetspasset.
Onlinebokning: Välj den här inställningen om du vill att arbetspasset ska vara tillgängligt för onlinebokning.
Hela dagen: Du kan använda den här inställningen för ett arbetspass som används för att schemalägga öppettider. Ett arbetspass som gäller hela dagen kan till exempel användas för en allmän helgdag när kliniken är stängd hela dagen. Du kan också använda den här typen av arbetspass för kortare tidsperioder när du schemalägger.
Bokningstyper: Den här inställningen används med onlinebokning och när tillgängliga arbetspass visas för kunder. Om en kund till exempel väljer en besöksorsak visas bara arbetspass som har den här bokningstypen angiven som tillgängliga för bokning av bokad tid.
Uppdatera existerande arbetspass: När du uppdaterar ett befintligt arbetspass, välj den här inställningen om du vill uppdatera ändringarna i redan schemalagda befintliga arbetspass.
Du kan även skapa arbetspassmallar, till exempel genom att lägga till flera typer av arbetspass i en mall. Det hjälper dig att schemalägga på en mer detaljerad nivå. Läs mer om arbetspassmallar.
Standardbokningar
Genom att använda standardbokningar kan du skapa en standardiserad bokningsblock i schemaläggningen för arbetspass, så länge schemaläggningstiden matchar den angivna standardbokningstiden.
Välj Standardbokning.
Ange start- och sluttid.
Lägg till Besöksorsak (fri text) för bokningen.
Välj en Bokningstyp om det krävs.
Välj Spara.
Nedan visas ett exempel på hur ett arbetspass med en standardbokning ser ut i kalendern. Du kan flytta och dra standardbokningen till en annan tid eller avbryta den för bara en dag om det behövs. Du kan även skapa flera standardbokningar för en och samma typ av arbetspass.
Avdelningar
Om du behöver använda underenheter (avdelningar) vid schemaläggning av bokade tider måste du lägga till dina avdelningar i inställningarna.
Gå till Inställningar > Enhet > Avdelningar och välj Lägg till. Lägg till avdelningen ett kod som är enkel att känna igen. För att redigera eller radera en befintlig avdelning, välj penn- eller papperskorgsknappen på avdelningsraden.
Team
Om du vill använda team i planeringen av bokade tider måste du lägga till dina team i inställningarna.
Gå till Inställningar > Enhet > Team och välj Lägg till. Lägg till teamet en kod som är enkel att känna igen. För att redigera eller radera ett befintligt team, välj penn- eller papperskorgsknappen på teamraden.
Du kan tilldela ett team till en specifik avdelning eller lägga till det som ett fristående team.
Övriga inställningar
Inställningar > Enhet > Kalender & Schemaläggning
Helger i kalendern: Välj den här inställningen om du vill inkludera helgdagar i kalendern.
Första veckodagen: Välj vilken veckodag som ska visas som den första dagen i veckan i kalendern.
Storlek på tidslucka: Med den här inställningen kan du ange tidslängden för varje tidslucka i kalendern. Tidsluckan kan ligga inom intervallet från 5 minuter till 60 minuter.
Första timmen på dagen och Sista timmen på dagen: Med de här inställningarna kan du ange era öppettider som visas i kalendern.
Visa tider och typ av arbetspass för varje block i kalendern: Välj det här alternativet om du vill visa tider och typer av arbetspass i bokningskalendern.
Alternativ för användarprofil
Varje användare kan i avsnittet Kalenderflöde i sina egna profilinställningar välja om de vill använda boknings- och arbetspasskalenderflöden. Dessa alternativ gör att du kan se dina kommande händelser från vilken enhet som helst. Flödena exporteras i iCalendar-formatet som stöds av alla större kalenderleverantörer som Google Kalender, Outlook och iCal.
I avsnittet Personliga detaljer kan användare också välja Förhindra bokning utan arbetspass för att inte tillåta bokning av bokade tider utanför deras schemalagda arbetspass.
Schemalägg personal- eller resursarbetspass
Gå till Kalender > Arbetspass och välj fliken Typer av arbetspass.
I alternativen för Schemalägg för väljer du om du vill schemalägga ett arbetspass för en Användare eller en Resurs och välj sedan användaren eller resursen i fältet.
Välj Avdelning om du vill schemalägga arbetspasset för en specifik avdelning. Om du väljer en avdelning kan du även välja ett Team vid behov.
Välj typ av arbetspass från de tillgängliga alternativen.
Välj tidslängd för arbetspasset.
Välj eventuella Övriga alternativ du vill använda, till exempel om arbetspasset är tillgängligt för onlinebokning eller om det är ett heltidsarbetspass. Detta fylls i i förväg om det har ställts in i arbetspassinställningarna. Du kan också lägga till en rast i tidslängden för arbetspasset eller dela upp arbetspasset i mindre tidsluckor genom att använda alternativet Varaktighet.
För att schemalägga arbetspasset klickar du var som helst i kolumnen för dagen. Om det finns krockar med arbetspass ser du en varning.
Du kan använda alternativen till vänster i kalendervyn för att välja vad du vill se och hur det ska visas. Tänk på att även om du har avmarkerat personal någon annanstans avgör dessa alternativ vilka kolumner som visas. Om du till exempel bara vill se den person som du schemalägger för just nu markerar du bara den personen i personalalternativen. Om Helger i kalendern är markerat kan flera användare eller resurser vara synliga. Om du inte ser det du förväntar dig, dubbelkolla och justera alternativen till vänster.
Redigera eller radera arbetspass
För att redigera och uppdatera ett schemalagt arbetspass, välj arbetspasset i arbetspasskalendern. Du kan redigera datumet för arbetspasset, start- och sluttiderna, avdelningen och teamet samt ange och redigera bokningstyper som ska vara tillgängliga för onlinebokning under arbetspasset. Du kan även radera arbetspasset vid behov.
Om några bokade tider för närvarande är schemalagda under det valda arbetspasset visas de längst ned enligt bilden nedan. Om du behöver uppdatera ett personalarbetspass som kräver att du ombokar pågående bokade tider kan du använda knappen Flytta bokade tider för att flytta schemalagda bokade tider från det aktuella personalarbetspasset till ett annat.
Radera flera arbetspass
Välj Radera arbetspass under arbetspasskalendern.
Välj de användare och/eller resurser vars arbetspass du vill radera.
Välj start- och slutdatum samt tiderna från vilka du vill ta bort alla arbetspass. Arbetspass som kommer att raderas och Arbetspass som inte kan raderas visas nedan. Arbetspass som har bokade tider schemalagda för sig kan inte raderas. Se hur du flyttar bokade tider ovan.
Välj Radera.
Kopiera arbetspass
Du kan kopiera arbetspass till flera dagar eller veckor.
Välj Kopiera arbetspass. En dialog öppnas.
I fältet Från detta datum väljer du startdatumet som arbetspassen ska kopieras från, och i fältet Till detta datum väljer du slutdatumet.
I fältet Börja kopierade pass här väljer du startdatumet för schemaläggningen av de kopierade arbetspassen.
I fältet Upprepa räkning anger du antalet gånger de valda arbetspassen ska läggas till i kalendern.
Välj den användare och/eller de resurser som arbetspassen kopieras till.
Välj användaren som arbetspassen ska kopieras för.
Välj Spara.