Du kan ställa in och hantera avbokningsorsaker i Inställningar > Listor & mallar > Orsaker på fliken Avbokningsorsaker (Öppna Inställningar genom att välja enhetsnamnet i det övre vänstra hörnet). Den här artikeln förklarar hur du lägger till nya avbokningsorsaker och hur du använder dem när du avbokar en bokad tid.
Ställ in en ny avbokningsorsak
Välj knappen Lägg till.
I dialogrutan anger du ett Namn för den nya orsaken.
I den nedrullningsbara listan Koppla till standardskäl väljer du en standardsak. Standardskäl anger om den bokade tiden visas i kalendern efter att den har avbrutits.
Utebliven: Den bokade tiden finns kvar i kalendern med en ”Utebliven”-status. Det är användbart för att följa upp kunder som uteblir från bokningar.
Annat, Patient avliden, Patienten har besökt annan veterinär, Dåligt väder, Veterinären sjuk/annan intern anledning eller Patientens tillstånd förbättrats: Den bokade tiden raderas från kalendern men finns kvar synlig på kundens sida med en ”Avbruten”-status.
Markera kryssrutan Extern om du vill att kunder ska kunna välja den här orsaken när de avbokar sina egna bokade tider, till exempel via förbokning.
Välj Spara.
Om du vill redigera en avbokningsorsak väljer du pennknappen i slutet av raden för avbokningsorsaken. Om du vill radera en orsak väljer du papperskorgen.
Om du vill arkivera en avbokningsorsak markerar du kryssrutan Arkiverad i dialogrutan för redigering av orsaken.
Använd en avbokningsorsak
När du avbokar en bokad tid ombeds du att välja en avbokningsorsak från en nedrullningsbar lista om avbokningsorsaker har ställts in. Om inte får du bara ett alternativ för att avboka den bokade tiden.
Hitta den bokade tid du vill avboka i bokningskalendern eller i Överblick.
Starta avbokningsprocessen med ett av följande alternativ:
Högerklicka på den bokade tiden i kalendern och välj Avboka.
Välj den bokade tiden för att öppna dialogrutan med detaljer och välj sedan Fler åtgärder och Avboka.
Från Överblick väljer du knappen med tre punkter på raden för den bokade tiden och väljer sedan Redigera bokad tid > Fler åtgärder > Avboka.
I den nedrullningsbara listan Avbokningsorsak väljer du rätt orsak.
Lägg vid behov till mer information i fältet Avbokningsskäl text.
Välj vid behov kryssrutan Skicka avbokningsmejl till kunden för att skicka en e-postnotifiering.
Välj knappen Avboka för att bekräfta.
Efter dessa steg raderas den bokade tiden från kalendern och visas på kundens sida med en ”Avbruten”-status. Om orsaken mappades som en ”Utebliven”-orsak finns den bokade tiden kvar i kalendern och visas i vit färg.
Avbokningsrapport
Du kan hämta en rapport över avbokningsorsaker genom att generera en Tidbokning-rapport, som finns under kategorin Rapporter på sidan Rapporter.
Så här genererar du en avbokningsrapport:
Gå till Rapportering > Rapporter > Tidbokning.
I fältet Avbokningsorsak lägger du till en eller flera avbokningsorsaker.
Använd de andra tillgängliga filtren, t.ex. ange ett datumintervall eller en specifik veterinär, för att snäva in resultaten.
Välj knappen Generera rapport.