Konsultationsprocessen är det centrala arbetsflödet där veterinärer träffar kunder och patienter. Provet täcker hela arbetsflödet för konsultationsbesök från schemaläggning av en bokning till konsultation, fakturering och betalningar. Ikonerna och färgmarkeringen i Provet användargränssnitt gör det enkelt att följa statusen för konsultationsbesöket.

Följande avsnitt ger en överblick över stegen i arbetsflödet för konsultationsbesök och tillhörande statusar. För mer information om varje fas, se länkarna i avsnitten.

När en ny bokning bokas, startar bokningen i statusen ”Kommande”. Kommande bokningar visas i grått i bokningskalendern. I Överblick visas de i avsnittet Schemalagda besök med en grå statusetikett.

Om en kund missar eller avbokar ett schemalagt besök och besöket manuellt markeras som utebliven eller avbruten, ändras bokningens status till ”Utebliven”. Uteblivna besök visas i vitt i bokningskalendern och med en grå statusetikett i Överblick. Avbrutna bokningar visas i grått i Överblick och tas bort från bokningskalendern.

Om ett missat besök inte markeras manuellt som utebliven eller avbruten, ändras bokningens status automatiskt till ”Passerad” efter besökets starttid. Passerade besök visas i gult i bokningskalendern och med en gul statusetikett i Överblick.

Kommande bokningar kan också manuellt markeras som bekräftad. Bekräftade besök visas i bokningskalendern med texten ”Bekräftad” i kalenderfönstret.

När kunden och patienten har anlänt till kliniken kan bokningen checkas in. Detta är ett valfritt steg som vanligtvis används när en receptionist sköter inskrivningen innan veterinären börjar konsultationen. Om veterinären sköter inskrivningsprocessen och startar konsultationen direkt, kan steget incheckad hoppas över.

I bokningskalendern visas bokningar som är markerade som incheckad/ankommen i lila. I Överblick visas de i avsnittet Senaste konsultationer med en mörkrosa statusetikett.

När konsultationsbesöket börjar, uppdateras bokningens status till ”Pågående”. Under konsultationen utförs veterinärbehandlingar eller diagnostik och kliniska anteckningar, behandlingsavgifter, hemgångsråd och annan information läggs till på konsultationssidan. Bokningens status uppdateras automatiskt när en användare börjar lägga till information på konsultationssidan, men statusen kan även uppdateras manuellt.

I bokningskalendern visas pågående konsultationer i blått. I Överblick visas de i avsnittet Senaste konsultationer med en ljuslila statusetikett.

När konsultationen och behandlingarna är klara kan bokningens status uppdateras till ”Klar för utskrivning”. Detta steg är valfritt beroende på hur processen i din organisation ser ut och på inställningarna för enhet i kliniken. Under den här fasen granskar ofta klinikens personal eventuella hemgångsråd och går igenom vilka läkemedel kunden ska ha med sig hem. Därefter överför de kunden och patienten till receptionen för att faktureringen ska kunna slutföras.

Det går också att gå direkt från statusen ”Pågående” till fakturering och betalning, eller så kan en extra status ”Fakturering” användas efter ”Klar för utskrivning”.

I bokningskalendern visas konsultationer som är klara för utskrivning i turkos färg. I Överblick visas de i avsnittet Senaste konsultationer med en blå statusetikett.

Beroende på din organisations process och inställningarna för enhet i kliniken kan en extra status ”Fakturering” användas efter ”Klar för utskrivning”. Under den här fasen granskas utkast till faktura och alla avgifter för att säkerställa att de är korrekta och kompletta. Dessutom kan eventuella slutliga försäljningsartiklar läggas till.

I bokningskalendern visas konsultationer i fakturering i turkos färg. I Överblick visas de i avsnittet Senaste konsultationer med en ljuslila statusetikett.

Beroende på inställningarna för enhet i din klinik kan fakturering och betalning slutföras i ett enda steg eller separat i två steg.

I arbetsflödet för fakturering i två steg och betalning uppdateras bokningens status till ”Utskriven” när fakturan fastställs. I den här fasen har patienten skrivits ut från konsultationen och fakturan har fastställts, men betalningar har ännu inte tagits emot. Om fakturan fastställs och faktura betalning läggs till i ett enda steg, uppdateras konsultationsstatusen direkt till ”Faktura betald”.

I bokningskalendern visas utskrivna konsultationer i grönt. I Överblick visas de i avsnittet Senaste konsultationer med en ljusgrön statusetikett.

När faktura betalning har lagts till ändras bokningens status till ”Faktura betald” och arbetsflödet är klart.

I bokningskalendern visas slutförda konsultationer i grönt. I Överblick visas de i avsnittet Senaste konsultationer med en ljusgrön statusetikett.

För mer information om de olika stegen i arbetsflödet för konsultationsbesök, se Arbetsflöde för konsultationsbesök.