As configurações financeiras da localização da clínica controlam os fluxos de trabalho financeiros, o comportamento dos pagamentos e os relatórios de cada localização da clínica. Uma vez que estas configurações afetam a forma como o sistema processa as transações financeiras e os relatórios financeiros, são normalmente definidas durante a implementação e só devem ser alteradas após uma análise cuidadosa e por utilizadores com as permissões adequadas.
Permissões de utilizador
O acesso às configurações da localização da clínica é controlado através de permissões separadas. Assim, as organizações com várias localizações de clínica podem dar aos gestores locais acesso às configurações gerais da clínica sem expor configurações financeiras sensíveis.
As seguintes permissões de utilizador controlam o acesso às configurações da localização da clínica:
Configurações financeiras da localização da clínica (leitura e escrita): permite aos utilizadores ver e editar o separador Finanças.
Definições do tratamento do acesso/edição e da taxa de injeção (leitura e escrita): permite aos utilizadores ver e editar o separador Taxas de tratamento e de aplicação de injeção.
Configurações da localização da clínica (leitura e escrita): concede acesso a todos os outros separadores em Configurações > Geral > Localização da clínica, exceto aos separadores Finanças e Taxas de tratamento e de aplicação de injeção.
Com estas permissões, as organizações podem controlar quem gere as configurações gerais da clínica e quem tem acesso às configurações financeiras.
Configurações financeiras da clínica
As configurações financeiras de uma localização da clínica estão separadas das configurações gerais da localização da clínica. Para as aceder, clique no nome da localização da clínica no canto superior esquerdo e, em seguida, aceda a Configurações > Geral > Localização da clínica > Finanças.
Preços e apresentação
Mostrar preços com imposto sobre vendas (apresentado como Mostrar preços com IVA em algumas regiões): controla se os preços no sistema são apresentados com ou sem imposto incluído.
Edição de Fatura
Permitir editar itens de consulta a partir de páginas de fatura: se selecionada, as alterações às quantidades e aos preços dos itens de consulta na página da fatura também são aplicadas à página da consulta.
Atualizar atributos de item ligados: se selecionada, as alterações aos atributos do item principal são sincronizadas automaticamente com os itens ligados. Os atributos incluem quantidade, alteração de preço (%), dimensões de relatório, profissional responsável e utilizador ligado.
Permitir a edição do pagador da fatura finalizada: selecione quem pode editar os dados do pagador das faturas finalizadas. Não é recomendável editar o pagador se a fatura já tiver sido impressa ou enviada por email ao cliente. As opções são: Não autorizado, Todos podem editar, Os gestores e os administradores podem editar ou Os administradores podem editar.
Vendas e pagamentos
Proibir vendas anónimas: se selecionada, não é possível finalizar faturas sem selecionar um cliente.
Prevenir pagamentos negativos: se selecionada, não é possível adicionar pagamentos com um valor negativo.
Ativar cancelamentos de pagamento: se selecionada, os utilizadores com a permissão específica Cancelar pagamentos (leitura e escrita) podem cancelar pagamentos. O cancelamento de um pagamento cria um novo registo com o valor oposto. Estes registos de cancelamento não são impressos nas faturas.
Cancelamento de pagamento para a mesma data: se selecionada, os pagamentos cancelados usam a mesma data do pagamento original. Se o pagamento original for de um mês anterior, o cancelamento usa a data atual.
Permitir definir data de cancelamento de pagamento: se selecionada, os utilizadores podem definir manualmente a data do cancelamento. A data não pode ser anterior à definida na configuração Data mais próxima possível dos factos financeiros.
Ativar notas de pagamento: se selecionada, fica disponível um campo de texto interno na página da fatura para adicionar comentários aos pagamentos.
Atalhos de pagamento para desativação: se selecionada, as opções de pagamento rápido são desativadas na caixa de diálogo de finalização da fatura, quando é utilizado o fluxo de finalização padrão.
Pré-pagamentos
Ativar pré-pagamentos: se selecionada, é possível adicionar pré-pagamentos a partir da página do cliente.
Permitir a definição da data de pré-pagamento: se selecionada, os utilizadores podem definir manualmente a data do pré-pagamento.
Reembolso do pré-pagamento na mesma data: se selecionada, os pré-pagamentos reembolsados usam a mesma data do pré-pagamento original. Se o pré-pagamento original for de um mês anterior, o reembolso usa a data atual.
Permitir definir a data de reembolso do pré-pagamento: se selecionada, os utilizadores podem definir manualmente a data de reembolso dos pré-pagamentos.
Requerer descrições de pré-pagamento: se selecionada, a descrição do pré-pagamento passa a ser obrigatória.
Permitir transferências de pagamento para pré-pagamentos: se selecionada, os pagamentos de uma fatura podem ser transferidos para os pré-pagamentos do cliente. A transferência cancela o pagamento original na fatura.
Transferência de pagamento para a mesma data: se selecionada, os pagamentos transferidos usam a mesma data do pagamento original. Se o pagamento original for de um mês anterior, a transferência usa a data atual.
Permitir a definição da data de transferência de pré-pagamento: se selecionada, os utilizadores podem definir manualmente a data da transferência.
Permitir transferência de notas de crédito para pré-pagamentos: se selecionada, é possível transferir notas de crédito para pré-pagamentos através da opção Transferir para pré-pagamentos nas notas de crédito.
Período financeiro e datas
Data mais próxima possível dos factos financeiros: define a data mais antiga permitida para alterações financeiras no sistema. Não é possível definir manualmente datas de faturas ou pagamentos anteriores a esta data.
Permitir o bloqueio automatizado do período financeiro: se selecionada, a configuração Data mais próxima possível dos factos financeiros é atualizada automaticamente.
Dia de bloqueio do período financeiro: define o dia do mês em que a configuração «Data mais próxima possível» deve ser atualizada. Se o mês tiver menos dias (por exemplo, fevereiro), é utilizado o último dia disponível do mês.
Notas de Crédito
Lógica de data de nota de crédito: selecione como as datas das notas de crédito são definidas por predefinição. As opções são: Editável, o padrão é a data atual, Editável, o padrão é a data original da fatura ou Sempre a data atual.
Limite de quantidade de nota de crédito: se selecionada, a quantidade de uma linha da nota de crédito não pode exceder a quantidade da linha correspondente na fatura original.
Faturas Consolidadas
Desativar faturas consolidadas: se selecionada, a criação de faturas consolidadas é desativada.
Incluir faturas consolidadas na impressão por padrão: se selecionada, as faturas consolidadas são incluídas nas impressões por predefinição.
Permitir revogar faturas consolidadas com mais tempo do que o mês em curso: se selecionada, é possível revogar faturas consolidadas com data anterior ao mês atual.
Finalização da Fatura
Permitir arredondamento total de fatura: define como é arredondada a soma total das faturas. As opções são: Desativado, Arredondar para o 0,05 mais próximo, Arredondar para o 0,10 mais próximo, Arredondar para o 0,50 mais próximo ou Arredondar para o número inteiro mais próximo.
Item de arredondamento: selecione o item que é adicionado à fatura para aplicar o arredondamento. Esta opção só é visível quando o arredondamento está ativado.
Permitir a fatura de entrega de montante a zero: define as regras para arredondar a soma devida da fatura para zero quando o saldo remanescente é inferior a um limite especificado.
Métodos de pagamento automático da soma das faturas: define os métodos de pagamento para os quais a soma devida da fatura é arredondada automaticamente quando a fatura é paga.
Selecionar automaticamente «Acordado em pagar depois» ao finalizar faturas: se selecionada, a opção Acordado em pagar depois fica selecionada por predefinição durante a finalização da fatura.
Permitir a finalização e o pagamento de faturas e vendas ao balcão: se selecionada, é possível finalizar e pagar faturas num único passo.
Permitir a consulta final sem fatura: se selecionada, é possível terminar consultas com um total de zero sem finalizar uma fatura.
Relatórios e visibilidade
Exigir a dimensão 2 do relatório sobre os itens selecionados: os itens adicionados a este campo têm de ter a «Dimensão de reporte 2» definida antes de ser possível finalizar a fatura.
Permitir perfis de faturação alternativos: se selecionada, é possível adicionar perfis de faturação alternativos aos perfis dos clientes.
Etiquetas de cliente «Congelar conta»: adicione etiquetas de cliente que são apresentadas quando a conta de um cliente está congelada.
Ocultar informações de despesas do cliente na barra lateral do cliente e do paciente: se selecionada, os dados de despesas do cliente não são apresentados nas páginas do cliente e do paciente.
Ativar relatório de faturas com desconto: se selecionada, o relatório Faturas de desconto fica disponível na secção Relatórios.
Incluir rascunhos de notas de crédito e faturas no cálculo do saldo do cliente: se selecionada, os rascunhos de faturas e notas de crédito são incluídos no cálculo do saldo do cliente.