Caso de uso
Pode usar assinaturas eletrónicas (E-sign) com formulários personalizados em PDF e Word no Provet para recolher assinaturas dos clientes de forma eletrónica, reduzindo a necessidade de documentos impressos.
Instruções
1. Adicionar um Formulário
Adicione um formulário à sua escolha.
Edite o formulário, se necessário, e certifique-se de que inclui um campo
[[signature]]. Selecione Guardar alterações para confirmar quaisquer alterações que tenha feito.Ao usar formulários Word, selecione o botão Bloquear este formulário. Assim, o botão Assinatura eletrónica fica disponível. Os formulários em PDF não precisam de ser bloqueados.
2. Criar o Pedido de assinatura eletrónica
Na página do formulário, selecione o botão Assinatura eletrónica.
Na janela Solicitar uma assinatura eletrónica, escolha a forma de enviar o pedido. Neste artigo, vamos usar a opção de email.
Para enviar o pedido para o dispositivo do próprio cliente:
Selecione o endereço de email do cliente em Enviar email para endereço ou o número de telefone do cliente em Enviar SMS para número.
Para usar um dispositivo da clínica:
Selecione a caixa de verificação Gerar código PIN em Usar o dispositivo da clínica. O PIN é criado quando guarda o pedido, e não quando seleciona a caixa. Para mais informações sobre as opções de início de sessão com código PIN, consulte Using E-signatures with Clinic Devices (PIN code login mode).
Dica: coloque um marcador (bookmark) na página de início de sessão do PIN no navegador do dispositivo. O endereço mantém-se o mesmo para todos os pedidos. Se um marcador guardado deixar de funcionar, o endereço foi alterado. Use o endereço apresentado na janela em vez disso.
Opcionalmente, edite a mensagem e ajuste Signature request validity time (minutes) se necessário. O valor predefinido é 1440 minutos (24 horas).
Selecione Guardar para criar o pedido.
3. Processar o Pedido e Aguardar que o Cliente Assine
Janela de processamento
A janela Pedido de assinatura eletrónica pendente abre, mostrando o estado do pedido e a opção de o cancelar, se necessário. Se tiver selecionado Gerar código PIN, esta janela também apresenta o PIN e o endereço da página de início de sessão do PIN. Abra esse endereço no dispositivo da clínica e introduza o PIN.
Quando o pedido é gerado e enviado ao cliente, ele pode assiná-lo a partir do seu dispositivo. Pode fechar a janela se o cliente não assinar imediatamente.
Ações do cliente
Quando o cliente recebe a mensagem, pode iniciar o processo de assinatura abrindo a ligação incluída na mensagem.
É apresentada a pré-visualização do documento e a opção de Recusar ou Assinar documento. Também pode alterar o idioma no canto superior direito ou limpar a área de assinatura, se necessário.
Depois de selecionar o botão Assinar documento, é encaminhado para o ecrã de assinatura. Deve escrever a sua assinatura na caixa indicada, usando quer o toque quer o rato de um computador.
Por fim, o cliente tem de selecionar o botão Uso signature para finalizar o processo. Abre-se uma janela de confirmação e o cliente tem de selecionar Confirmar signature. Após a assinatura ser fornecida com sucesso, o cliente pode descarregar o documento assinado, se necessário, e fechar a página. Também receberá uma cópia em PDF por email.
Campos Necessários Têm de ser Preenchidos Antes de Assinar
Se o formulário incluir campos marcados como necessários no ficheiro PDF, o cliente tem de preenchê-los antes de poder assinar.
Os campos necessários são marcados assim que o documento é aberto. O cliente não precisa de tentar assinar primeiro para perceber o que falta.
Na visualização de assinatura, cada campo necessário vazio tem uma borda tracejada vermelha e um marcador vermelho no canto superior direito. Quando o cliente preenche um campo, a sua borda fica verde. Os campos opcionais não são marcados. O campo de assinatura também não é marcado, porque é a assinatura do documento que o conclui.
Se o cliente selecionar Assinar documento enquanto um campo necessário ainda estiver vazio, o ecrã de assinatura não é aberto. A mensagem "Please complete all required fields before signing" é apresentada. A página avança para o primeiro campo necessário vazio e coloca o cursor nele. Todos os outros campos necessários vazios mantêm a borda vermelha.
Assim que todos os campos necessários tiverem valor, ao selecionar Assinar documento o ecrã de assinatura abre normalmente.
Os campos de texto necessários, as caixas de verificação, as listas pendentes e os botões de opção funcionam desta forma.
Isto aplica-se a todas as clínicas. Não existe uma definição para o ligar ou desligar.
O Provet verifica novamente os campos necessários quando o documento assinado é submetido. Em geral, os clientes não veem esta verificação, porque a visualização de assinatura os impede primeiro.
Nota: Os campos necessários são lidos diretamente do ficheiro PDF. Um asterisco desenhado na página pelo autor do formulário não é detetado. O campo tem de estar marcado como necessário no editor de PDF. Veja Set Up PDF Forms.
Se um cliente indicar que não consegue assinar um formulário, verifique no formulário se existem campos necessários que ainda não foram preenchidos.
Depois de uma assinatura bem-sucedida
No separador Formulários da Página do cliente, a coluna Estado E-sign mostra uma marca de verificação verde (✔) quando o formulário é assinado com sucesso. Também pode imprimir o formulário assinado diretamente nesta visualização, selecionando o botão de impressão.
Além disso, quando abre o formulário a partir do separador Formulários, o estado "E-sign: Aceite com um carimbo de data/hora" é apresentado na parte inferior e pode imprimir a versão assinada usando o botão Imprimir documento assinado.