Caso de utilização
Pode utilizar assinaturas electrónicas com formulários PDF e Word personalizados na Provet para recolher assinaturas de clientes eletronicamente, reduzindo a necessidade de documentos impressos.
Instruções
1. Adicionar um formulário
Adicione um formulário à sua escolha.
Edite o formulário, se necessário, e certifique-se de que inclui um campo
[[signature]]. Selecione Guardar alterações para confirmar as edições efectuadas.Quando utilizar formulários Word, selecione o botão Bloquear este formulário. Isto permitirá que o botão Assinatura eletrónica seja apresentado.
2. Criar o pedido de assinatura eletrónica
Na página do formulário, selecione o botão E-signature.
Na caixa de diálogo Solicitar uma assinatura eletrónica, escolha a forma de entrega do pedido. Neste artigo, utilizaremos a opção de correio eletrónico.
Para enviar o pedido para o próprio dispositivo do cliente:
Selecione o endereço de e-mail do cliente em Enviar e-mail para o endereço ou o número de telefone do cliente em Enviar SMS para o número. Neste artigo, utilizaremos a opção de correio eletrónico.
Para utilizar um dispositivo clínico:
Selecione Gerar código PIN em Utilizar o dispositivo da clínica. Certifique-se de que o dispositivo da clínica está aberto para o URL de início de sessão do PIN apresentado na caixa de diálogo. Para mais informações sobre as opções de início de sessão do código PIN, consulte Utilização de assinaturas electrónicas com dispositivos clínicos (modo de início de sessão por código PIN).
Sugestão: Marque o URL de início de sessão do PIN no browser do dispositivo. O URL permanece o mesmo para todos os pedidos.
Opcionalmente, edite a mensagem e ajuste o tempo de validade (minutos) do pedido de assinatura , se necessário. A predefinição é 1440 minutos (24 horas).
Selecione Guardar alterações para criar o pedido.
3. Processar o pedido e aguardar a assinatura do cliente
Janela de processamento
Será aberta uma nova caixa de diálogo, que mostrará o estado do pedido e a opção de o cancelar, se necessário. Assim que o pedido for gerado e enviado ao cliente, este deve poder assiná-lo a partir do seu dispositivo. Pode fechar o diálogo se o cliente não o assinar imediatamente.
Acções dos clientes
Quando o cliente recebe a mensagem, pode iniciar o processo de assinatura abrindo a hiperligação na mensagem.
Ser-lhe-á apresentada uma pré-visualização do documento e a opção de "Recusar" ou "Assinar o documento". Podem também alterar a língua no canto superior direito ou limpar a área de assinatura, se necessário.
Depois de seleccionarem o botão Sign document, serão encaminhados para o ecrã de assinatura. O utilizador deve escrever a assinatura na caixa apropriada, utilizando o toque ou um rato de computador convencional.
Finalmente, o cliente deve selecionar o botão Utilizar assinatura para finalizar o processo. Abre-se um diálogo de confirmação e o cliente deve selecionar Confirmar assinatura. Após a assinatura, as acções do lado do cliente são concluídas e este pode fechar a página. O cliente também recebe uma cópia em PDF no seu correio eletrónico.
Após uma assinatura bem sucedida
Quando a assinatura é recebida com sucesso, o formulário é marcado de forma adequada através de uma mensagem verde junto às opções do formulário que pode ver ao abri-lo e não são necessárias mais acções. Também pode descarregar o documento assinado utilizando o botão Download. O cliente também recebe uma cópia em PDF no seu correio eletrónico.
[en] In addition, when you open the form from the Forms tab, the status "E-sign: Accepted with a timestamp" is displayed at the bottom, and you can also print the signed version using the Print signed document button.