Este artigo explica como gerir e rastrear medicamentos controlados para cumprir os requisitos legais e de comunicação. A utilização de um sistema de número de rastreio único garante uma documentação precisa destas substâncias.
Os medicamentos controlados e os números de rastreio não são utilizados em todos os mercados. Isto depende dos requisitos legais. Nalguns mercados, a função de medicamentos controlados é utilizada sem números de rastreio para marcar simplesmente os medicamentos como uma substância controlada que pode ser filtrada nos relatórios.
Configurar o Rastreio de substâncias controladas
Para utilizar números de rastreio para medicamentos controlados, tem de ativar a funcionalidade nas definições da sua organização e, em seguida, marcar cada artigo de medicamento como uma substância controlada.
Aceder a Definições > Geral > Definições da organização.
Selecione Ativar números de rastreio. Esta definição ativa a funcionalidade de medicamentos controlados e torna visível uma secção dedicada Medicamentos controlados no menu Inventário.
Marcar um Medicamento como uma Substância Controlada
Aceder a Catálogo > Artigos.
Localize o artigo do medicamento e selecione o botão da caneta. Também é possível criar um novo artigo selecionando o botão Adicionar Artigo.
Na caixa de diálogo do artigo, aceda ao separador Stock e Preço.
Selecione a caixa de verificação Substância Controlada.
Selecione Guardar.
Quando o artigo está marcado como um medicamento controlado, um ícone de triângulo é visível em locais específicos, como ao adicionar o medicamento a uma consulta.
Adicionar um Medicamento Controlado ao Stock
Pode adicionar novas embalagens de medicamentos controlados diretamente a partir da vista Medicamentos Controlados ou através de uma ordem de compra/fatura. Quando é adicionado um novo medicamento controlado recebido, é-lhe automaticamente atribuído um número de rastreio único.
Para adicionar um medicamento controlado a partir da vista Medicamentos Controlados:
Aceder a Inventário > Medicamentos controlados.
Selecione o botão Adicionar medicamento controlado recebido no topo da página.
Procurar o medicamento controlado no campo de pesquisa da caixa de diálogo que se abre.
Quando um medicamento é selecionado, a caixa de diálogo indica o novo número de seguimento. Selecione a data correta no campo Adicionado.
Selecionar Guardar.
Em alternativa, adicionar um medicamento controlado através de uma ordem de compra ou fatura de compra:
Aceda a Inventário > Encomendas para encontrar a ordem de compra ou fatura de compra relevante.
Selecione o botão da caneta no final da linha.
Selecione o botão de marca de verificação para confirmar o artigo recebido. Adicionar medicamentos controlados, uma linha de cada vez.
Na caixa de diálogo Adicionar artigo controlado ao stock, será indicado um número de rastreio. Não se esqueça de escrever este número na embalagem/garrafa.
Selecionar Guardar.
Nota
Não é possível adicionar medicamentos controlados diretamente ao stock a partir da página Stock ou utilizando o botão gráfico, uma vez que isso não dará à entrada um número de rastreio. O sistema pode pedir-lhe um número de lote, mas como os números de rastreio substituem os números de lote padrão para medicamentos controlados, deve utilizar um fluxo de trabalho de pedido de compra ou a vista Medicamentos controlados para garantir que o artigo recebe um número de rastreio.
Dividir um número de rastreio
Se um pacote de medicamentos contiver várias unidades, pode dividir o número de seguimento principal (por exemplo, 123) em unidades individuais, cada uma com o seu próprio número de seguimento único (por exemplo, 123.1, 123.2, etc.).
Aceder a Inventário > Medicamentos controlados.
Localize o artigo e selecione o botão Dividir no final da linha do item.
Na caixa de diálogo que se abre, selecione o botão Dividir para confirmar.
Registar a utilização e os resíduos
Quando os números de rastreio estão ativados, é necessário selecionar o número de rastreio específico do artigo quando se utiliza um medicamento controlado numa consulta. A vista Medicamentos controlados mantém um registo detalhado de cada artigo, incluindo quando foi adicionado ao stock, que pacientes o receberam e quaisquer resíduos registados (os cálculos de resíduos devem ser configurados no cartão de artigo). Também é possível registar resíduos ou perdas manualmente, por exemplo, se um frasco se partiu.
Registar manualmente os resíduos ou perdas:
Aceder a Inventário > Medicamentos controlados.
Encontrar o artigo com o número de seguimento correto.
Selecione o botão Mostrar no final da linha do artigo.
Selecione o botão Registar perda na caixa de diálogo que se abre.
Adicione a Dose de unidade de perda e uma Descrição para a perda (este campo é obrigatório).
Selecione o botão Registar Perda para confirmar.
Um artigo marcado como uma substância controlada com um número de rastreio atribuído não desaparecerá da vista Medicamentos Controlados se o próprio artigo for arquivado. Para remover um medicamento controlado desta vista, é necessário registar manualmente a perda para que a quantidade seja zero.
Corrigir uma entrada de medicamento controlado
Se tiver registado um montante incorreto para um medicamento controlado numa consulta finalizada, pode corrigir o saldo fazendo uma nova entrada de perdas.
Criar um novo registo de perdas para o mesmo número de rastreio.
Registe a quantidade como um número negativo (por exemplo, -0,35 ml) se tiver adicionado demasiado, ou como um número positivo (por exemplo, 0,35 ml) se tiver adicionado pouco.
No campo Descrição, indicar claramente o motivo da correção.
Este processo corrige o saldo de stock do artigo de medicamento, mas não se reflete nos registos dos pacientes.
Nota
Quando se utiliza uma nota de crédito para anular uma venda, o sistema devolve automaticamente a quantidade vendida ao stock. Não se esqueça de selecionar a caixa de verificação Atualizar níveis de stock se utilizar a opção de crédito Creditar alguns itens da fatura. No entanto, uma nota de crédito não reverterá quaisquer resíduos que tenham sido automaticamente registados e retirados das existências, uma vez que os resíduos são considerados uma perda permanente. Se uma quantidade de resíduos tiver de ser devolvida ao stock, isso deve ser feito manualmente.
Imprimir registos e relatórios de utilização
Pode gerar e imprimir um registo de utilização em PDF para um número de localização específico, de modo a cumprir as obrigações de comunicação e para inspecções clínicas.
Aceder a Inventário > Medicamentos controlados.
Procurar o medicamento utilizando o campo de pesquisa.
Selecione o botão Show no final da linha do item.
Na janela de diálogo, selecione o botão Print.
Um PDF do registo de utilização será aberto numa nova janela.
Relatórios relacionados
O relatório Utilização de medicamentos, Relatórios > Gestão de stocks > Utilização de medicamentos, pode listar os doentes que receberam medicamentos específicos. Pode filtrar este relatório para incluir Apenas medicamentos controlados.
Utilizar medicamentos controlados com receita médica
Em alguns mercados, a funcionalidade para artigos marcados como medicamentos controlados também afectará a receita escrita. Isto é controlado pelo país em que a localização da sua clínica está definida.
Mercado do Reino Unido: As receitas escritas para medicamentos controlados têm uma validade fixa de 28 dias. Selecione a caixa de verificação Controlled na caixa de diálogo Create written prescription print out para garantir que este período de validade fixo é aplicado.
Mercado dos EUA: Quando um item é marcado como uma substância controlada, a identificação do prescritor, também conhecida como número DEA, aparece automaticamente na impressão da receita.