Nota
A integração do InvoiceXpress só está disponível no mercado português.
O InvoiceXpress é um software de faturação online aprovado pela Autoridade Tributária e Aduaneira (AT). Ao utilizar a integração do InvoiceXpress na Provet, o processo de finalização de uma fatura é essencialmente o mesmo que com a opção geral de finalização de facturas em duas etapas da Provet, mas as facturas são enviadas para o InvoiceXpress antes de poderem ser totalmente finalizadas na Provet. Todas as linhas de faturação são enviadas para o InvoiceXpress com os códigos de IVA corretos e os possíveis motivos de isenção de IVA.
A opção de finalização de facturas numa única fase não está disponível com a integração do InvoiceXpress e os pagamentos não podem ser adicionados antes de uma fatura ter sido totalmente finalizada.
Os documentos oficiais necessários relacionados com as facturas, tais como a fatura oficial com o código QR relevante que deve estar legalmente presente, são gerados pelo InvoiceXpress. Todas as funcionalidades do Provet relacionadas com a impressão, envio ou utilização de facturas ou recibos utilizam estes documentos oficiais.
Os pagamentos adicionados às facturas são enviados para o InvoiceXpress com o tipo de pagamento correto. Um recibo oficial gerado pelo InvoiceXpress é enviado de volta para a Provet. Os reembolsos são igualmente enviados para o InvoiceXpress e o estado de pagamento da fatura entre o InvoiceXpress e a Provet é sincronizado.
Também é possível criar e finalizar facturas simplificadas que não incluam um cliente.
Definições necessárias
A equipa da Provet irá configurar a integração do InvoiceXpress no seu sistema.
Nota
As seguintes definições são necessárias para que a integração funcione como pretendido. Recomendamos também que consulte as definições financeiras recomendadas em #UUID-70c8fc77-fd0e-ee78-1e5e-3079d23ce7b7 antes de configurar as integrações financeiras. As definições recomendadas ajudá-lo-ão a gerir os seus dados contabilísticos e a melhorar os seus relatórios financeiros. No entanto, tenha em atenção que, no mercado português, estas definições recomendadas nem sempre se aplicam. Consulte primeiro as secções seguintes para conhecer as definições automáticas relevantes e as definições que não podem ser editadas depois de a integração do InvoiceXpress ter sido activada.
Definições > Organização
Nome: Se a conta do InvoiceXpress for utilizada ao nível da organização (para todas as localizações clínicas da organização), certifique-se de que o nome da sua organização está correto. Note que o nome não pode ser modificado depois de a integração ter sido activada para uma localização clínica.
Utilizar numeração global de facturas: Esta definição é recomendada para evitar a colisão de números de facturas, especialmente para organizações que têm clínicas com e sem a integração do InvoiceXpress. Note que esta definição não pode ser alterada depois de existir uma fatura finalizada no locatário Provet.
Definições de organização automatizadas
As seguintes definições são automaticamente definidas em Provet quando a integração é activada e não podem ser editadas:
Utilizar o preço unitário exato: Selecionado.
Método de cálculo do imposto: Linha única da fatura.
Determinação do preço para o imposto: Preço sem IVA.
Arredondar as linhas da fatura para números inteiros: Não selecionado.
Criar números de referência para facturas: Não selecionado.
Definições opcionais da organização
Ativar as dimensões do relatório: Pode ser ativado. Esta informação nunca é sincronizada com o InvoiceXpress.
Taxa de IVA para o tipo interno / tipo externo / tipo de investigação: Taxas de IVA diferentes para os tipos de cliente interno, externo e de investigação. Pode ser ativado.
Ativar os pré-pagamentos entre localizações de clínicas: Não suportado.
Ativar o encerramento do período financeiro da organização: Pode ser ativado.
Verificação da localização da clínica ativa ao adicionar um item na fatura ou na consulta. Pode ser ativado
Ocultar linhas de facturas atrasadas: Não suportado.
Definições > Localização da clínica
Certifique-se de que as seguintes definições foram corretamente definidas antes de a integração ser activada. Note que estas definições não podem ser modificadas depois de a integração ter sido activada para a localização da clínica:
País
Concelho
Número de IVA: Deve ser sempre o mesmo que na integração do InvoiceXpress.
Se a conta InvoiceXpress for utilizada ao nível do local da clínica (apenas para o local específico da clínica):
Nome
Telefone
Correio eletrónico
Definições de localização automatizada da clínica
As seguintes definições são automaticamente definidas em Provet quando a integração é activada e não podem ser editadas:
Ativar facturas simplificadas para vendas anónimas: Selecionado.
Limite de faturação simplificado: 1000 se o limite existente estiver vazio ou tiver um valor superior a 1000.
Desativar atalhos de pagamento: Selecionado.
Nenhum pagamento antes da data da fatura: Selecionado.
Anulação do pagamento para a mesma data: Selecionado.
Permitir a definição da data de anulação do pagamento: Não selecionado.
Mostrar preços com IVA: Excluído.
Desativar facturas consolidadas: Selecionado.
Ativar a transferência de notas de crédito para pagamentos antecipados: Não selecionado.
Ativar o arredondamento da soma total da fatura: Desativado.
Ativar o arredondamento da soma do vencimento da fatura para zero: Desativado.
Lógica da data da nota de crédito: Editável, por defeito é a data atual.
Permitir alterar a data da fatura: Não selecionado.
Limite de quantidade da nota de crédito: Selecionado.
Utilizar o prefixo normal da fatura para notas de crédito totais positivas: Selecionado.
Ativar reembolsos automáticos de pagamentos de seguros durante a finalização da nota de crédito: Selecionado.
Não permitir vendas anónimas: Não selecionado.
Mostrar/permitir adicionar cupões em rascunhos de facturas: Desativado.
Impedir pagamentos a facturas totalmente pagas: Selecionado.
Permitir a edição do pagador da fatura finalizada: Não permitido.
Permitir a finalização e o pagamento em uma única etapa para faturas e vendas no balcão: Não selecionado.
Sistema de bónus ativado: Não selecionado.
Outras definições de localização da clínica
ID comercial: Nenhuma utilização específica do país.
Número IBAN: Nenhuma utilização específica do país.
Código BIC: Nenhuma utilização específica do país.
Número da conta bancária nacional: Nenhuma utilização específica do país.
Código BIC nacional: Nenhuma utilização específica do país.
Atraso na data de vencimento: Pode ser ativado.
Juros de penalização: Pode ser ativado. Não afecta a fatura original.
Taxa de atraso: Não pode ser editado.
Ativar o estado "Faturação": Não suportado.
Ativar a adição rápida de itens nas páginas das facturas: Pode ser ativado.
Colunas de página de faturação selecionáveis: Pode ser ativado.
Ocultar linhas de preço zero na página da fatura: Pode ser ativado.
Permitir a edição de itens de consulta a partir de páginas de facturas: Pode ser ativado.
Atualizar atributos de itens ligados (dimensões de relatório, utilizador, quantidade, etc.): Pode ser ativado.
Exigir a seleção do doente durante as vendas ao balcão: Pode ser ativado.
Exigir veterinários para as fileiras de medicamentos durante as vendas ao balcão: Pode ser ativado.
Permitir a edição de preços de itens de tratamento de consultas: Pode ser ativado.
Ativar descontos para clientes: Pode ser ativado (o desconto deve estar entre 0 e 100%).
Impedir a finalização de facturas sem itens: Recomendado.
Ativar as anulações de pagamento: Pode ser ativado.
Ativar as transferências de pagamentos para pré-pagamentos: Não ativar. Não deve ser utilizado devido a restrições legais.
Transferência de pagamentos para a mesma data: Pode ser ativado.
Permitir a definição da data de transferência do pré-pagamento: Não ativar. Não deve ser utilizado devido a restrições legais.
Reembolso de pré-pagamento para a mesma data: Não ativar. Não pode ser utilizado devido a restrições legais.
Permitir a definição da data de reembolso do pré-pagamento: Não ativar. Não deve ser utilizado devido a restrições legais.
Data mais próxima possível dos eventos financeiros: Pode ser ativado.
Ativar o bloqueio automático do período financeiro: Pode ser ativado.
Permitir a eliminação de uma consulta iniciada: Pode ser ativado.
Carregamento mínimo / máximo: Pode ser ativado.
Ativar taxas de faturação: Não suportado.
Ativar a encomenda de itens alternativos em estimativas e facturas: Pode ser ativado.
Prefixos de faturação: Não pode ser utilizado.
Processo de finalização da fatura ao utilizar a integração do InvoiceXpress
Nota
As facturas devem ser finalizadas por ordem cronológica.
Pode finalizar as facturas de acordo com o processo de finalização em duas fases de #UUID-3aba7ce7-6b01-d50b-fb0c-b0f8e1f79115 . A opção de uma única etapa não está disponível com a integração do InvoiceXpress. Ao selecionar Finalizar fatura na página da fatura, o Provet pré-finaliza a fatura e envia-a para o InvoiceXpress para ser finalizada.
Note-se o seguinte:
Não é possível adicionar pagamentos a um projeto de fatura.
Não pode haver uma quantidade de itens com três ou mais casas decimais na fatura.
Não é possível terminar uma consulta ou fazer quaisquer alterações à fatura enquanto esta estiver no estado pré-finalizado.
Se a fatura for finalizada utilizando a opção de remoção do IVA, a fatura terá um código de isenção de IVA. Note que não é possível declarar mais do que um código de isenção por fatura. Se uma fatura contiver dois itens e cada um tiver 0% de IVA de códigos de isenção diferentes, deve selecionar um código de isenção para a fatura.
Uma vez que o InvoiceXpress tenha finalizado uma fatura, esta fica totalmente finalizada no Provet. O InvoiceXpress gera o documento PDF oficial da fatura. Pode imprimir a fatura ou enviá-la por e-mail a partir de Provet.
É possível adicionar pagamentos à fatura depois de esta ter sido finalizada. Note-se que a data de pagamento não pode ser definida no futuro ou antes da data da fatura.
Quando adiciona um pagamento a uma fatura finalizada no Provet e esta foi sincronizada com o InvoiceXpress, é gerado um recibo oficial em PDF pelo InvoiceXpress. Para imprimir o recibo oficial, selecionar a opção Imprimir recibo oficial no menu do botão Imprimir. Pode também selecionar Imprimir recibo não oficial para imprimir o recibo normal da Provet.
Cancelamento ou reembolso de pagamentos
Os pagamentos devem ser cancelados a partir do pagamento mais recente (o último pagamento apresentado na página da fatura). Por exemplo, se uma fatura tiver pagamentos A (1.º pagamento) e B (2.º pagamento) e pretender cancelar o pagamento A, deve primeiro cancelar o pagamento B antes de poder cancelar o pagamento A. Em seguida, deve adicionar novamente o pagamento B à fatura.
Note que os pagamentos integrados de terceiros devem ser reembolsados antes de criar uma nota de crédito. Estes incluem o Provet Pay e os pagamentos integrados com cartão. Depois de uma nota de crédito ter sido finalizada, os pagamentos na fatura original e na nota de crédito são ajustados em conformidade, de modo a que ambos os documentos tenham o estado "Pago". Note-se que este processo de ajustamento pode demorar algum tempo. Recomendamos que verifique os documentos tanto no Provet como no InvoiceXpress.
Note-se o seguinte:
Não é possível processar o cliente de uma nota de crédito. O cliente deve ser o mesmo da fatura original.
Atualmente, não é possível criar uma nota de crédito a partir de uma nota de crédito existente.
Atualmente, não são criados documentos comprovativos para pagamentos reembolsados, apenas para pagamentos cancelados.
Funcionalidades atualmente não disponíveis no InvoiceXpress
Planos de saúde
Sinistros de seguros
A fusão de clientes tem uma limitação: A informação é fundida de um cliente para o outro, mas o cliente fundido que é arquivado no Provet não é arquivado no InvoiceXpress.
Taxa de faturação. Como alternativa, pode criar e utilizar um item específico para faturar taxas.
Transferências entre clínicas
Limite das taxas de manipulação e de injeção
Imposto adicional
Recomendações para a informação financeira
Utilize o relatório Fim do dia numa base diária para reconciliação (período completo de 24 horas).
Utilize o relatório "Facturas" que pode ser exportado para o formato Excel ou CSV para apresentar montantes mais exactos com 4 casas decimais.
Utilize o "Razão" para a reconciliação mensal e anual. O relatório pode ser exportado para o formato Excel ou CSV para apresentar montantes mais exactos com 4 casas decimais.