As definições seguintes ajudá-lo-ão a gerir os seus dados contabilísticos e a melhorar os seus relatórios financeiros. Recomendamos que verifique estas definições antes de configurar as integrações financeiras.
Gestão do número de conta
Adicionar números de conta às definições do Provet é uma das coisas mais importantes a fazer, uma vez que os números de conta são essenciais para gerar relatórios exactos, detalhados e que captam uma boa imagem das finanças da sua clínica.
Adicione todos os números de conta utilizados na sua contabilidade, por exemplo, IVA, métodos de pagamento, etc. Se utilizar um sistema de contabilidade separado, como o Quickbooks ou o Xero, utilize os mesmos números de conta do seu sistema de contabilidade. Se não utilizar um sistema de contabilidade externo, pode criar o seu próprio sistema de numeração de contas. Recomendamos que o faça em colaboração com o seu contabilista/CPA.
Adicionar números de conta
Aceder a Definições > Organização > Gestão do número de conta.
Na secção Lista de números de conta, selecione Adicionar.
Adicione a conta Número e uma breve Descrição.
Selecionar Guardar.
Ativar a validação do número de conta
Todos os itens devem ter sempre um número de conta. Pode ativar a validação do número de conta para exigir números de conta ao importar novas listas de itens:
Em Definições > Organização > Gestão do número de conta, selecione o botão de caneta junto ao cabeçalho da secção para abrir o modo de edição e, em seguida, selecione a caixa de verificação Ativar validação do número de conta no importador e guarde.
IVA/Gestão fiscal
Em alguns mercados, são utilizadas várias taxas de IVA/imposto. Ligue os grupos de IVA/taxas que utiliza aos seus números de conta.
Aceder a Definições > Gestão do IVA / Gestão fiscal:
Para adicionar um novo grupo de IVA/imposto, selecione Adicionar.
Para ligar um grupo de IVA/fiscalidade existente a um número de conta, selecione o botão da caneta na linha do grupo de IVA/fiscalidade e adicione o número de conta no campo Número de conta.
Pode arquivar os grupos de IVA/impostos que não utiliza, selecionando o botão da lixeira na linha do grupo de IVA/impostos.
Métodos de pagamento
Em Definições > Organização > Métodos de pagamento, ligue os métodos de pagamento que utiliza aos números de conta:
Para adicionar um novo método de pagamento, selecione Adicionar. Para ligar um método de pagamento existente a um número de conta, selecione o botão de caneta na linha do método de pagamento. Adicione o número de conta no campo Número de conta.
Nota
Os códigos de meio de pagamento 0 - 15 estão predefinidos no sistema. É possível personalizar os nomes destes métodos de pagamento (por exemplo, alterar "Cartão" para "Cartão de crédito") mas não alterar o tipo de utilização (por exemplo, de numerário para cheque).
Definições de cupões/vouchers
Se utilizar cupões/vouchers, vá a Definições > Organização > Cupões e certifique-se de que a adição de pagamentos de cupões/vouchers só é permitida em facturas finalizadas:
Mostrar/permitir adicionar cupões em facturas finalizadas: Selecione esta definição para mostrar a secção de cupões na página da fatura quando esta tiver sido finalizada.
Mostrar/permitir adicionar cupões em rascunhos de facturas: Não selecione esta definição. Os cupões/vouchers devem ser sempre adicionados após a finalização da fatura e antes de outros métodos de pagamento.
Definições do número de conta de pré-pagamento e de faturação
Em Definições > Localização da clínica > Números de conta, defina o seguinte:
Ativar a utilização de números de conta: Selecione esta definição para incluir o campo do número de conta nas definições do item.
Exigir números de conta: Selecione esta definição para exigir números de conta para os itens.
Nos campos Número de conta para, selecione números de conta para facturas, pré-pagamentos e facturas da companhia de seguros. Ao enviar uma reclamação de seguro, o total da fatura pode ser dividido entre o cliente e a companhia de seguros.
Vendas anónimas
Em Definições > Localização da clínica > Definições da localização da clínica, selecione ou desmarque a definição Não permitir vendas anónimas consoante pretenda permitir vendas a clientes que entrem e não tenham contas consigo. Uma vez que os reembolsos e as devoluções são problemáticos com as vendas anónimas, recomendamos a criação de um cliente para ser utilizado para vendas anónimas.
Definições do local predefinido da clínica
As seguintes definições em Definições > Localização da clínica > Definições da localização da clínica são recomendadas. No entanto, tenha em atenção que as necessidades da sua clínica podem ser diferentes. Por exemplo, os pré-pagamentos são opcionais, mas ajudam no fluxo de trabalho da nota de crédito.
Ativar o bloqueio automático do período financeiro: O bloqueio do período financeiro é uma definição opcional, mas recomendada para evitar pagamentos em atraso.
Ativar o arredondamento da soma total da fatura: Se decidir utilizar o arredondamento, o item a arredondar deve também ter um número de conta.
Lógica da data da nota de crédito: As notas de crédito devem utilizar sempre a data de hoje como data atual.
Limite de quantidade da nota de crédito: Uma nota de crédito não deve conter mais linhas de itens do que a fatura original. Por conseguinte, o limite de quantidade deve ser ativado para que a fatura original e a nota de crédito se equilibrem mutuamente.
Definições da fatura
Em Definições > Localização da clínica > Facturas, defina o seguinte:
Nenhum pagamento antes da data da fatura: Selecione esta definição para impedir que os utilizadores atrasem os pagamentos.
Incluir o nome do proprietário secundário nas informações do pagador da fatura: Selecione esta definição se pretender adicionar outro pagador/cliente nas facturas.
Em Prefixo para facturas normais e Prefixo para notas de crédito, pode adicionar prefixos e etiquetas que serão apresentados nos cabeçalhos das facturas para os diferentes tipos de facturas.
Cópia da fatura
Se pretender imprimir várias cópias de facturas, pode marcá-las como cópias. Depois de imprimir a fatura original, as impressões seguintes são marcadas como cópias.
Aceda a Definições > Definições de impressão > Fatura e selecione Marcar cópias.
Definições do relatório de fim do dia
Recomenda-se que crie sempre um relatório de fim de dia quando encerrar a sua clínica por hoje. Para os hospitais abertos 24 horas por dia, 7 dias por semana, recomenda-se que escolha uma hora que se adeqúe à sua atividade e que seja consistente de dia para dia.
Este relatório pode ser descrito como um relatório de reconciliação. Embora os tipos de pagamento tenham uma soma, é possível ignorá-la e concentrar-se na reconciliação das linhas individuais do tipo de pagamento.
Nota
Certifique-se de que a opção para mostrar o método de pagamento no relatório de fim do dia está selecionada para cada método de pagamento em Definições > Organização > Métodos de pagamento: Selecione o botão da caneta numa linha do método de pagamento para editar o método de pagamento e selecione a caixa de verificação No fim do dia. Leia mais sobre as definições dos métodos de pagamento.
O relatório pode, opcionalmente, ser apresentado com uma apresentação detalhada, utilizando as seguintes definições em Definições > Definições de impressão > Fim do dia (selecione as que pretende utilizar):
Exibir o total de vendas da fatura sem IVA
Exibir o total do imposto sobre vendas da fatura
Exibir descontos
Exibir resumo de devedores / credores
Exibir pré-pagamentos
Configurações do relatório
Com o relatório de fim de dia, também pode criar um relatório de saldo. Para que o relatório de saldo seja exato, é necessário definir os números de conta ligados a cada método de pagamento em Definições > Localização da clínica > Relatórios. Para além disso, recomenda-se que defina as definições conforme indicado na imagem abaixo.
Ativar correcções de pagamento nos relatórios de fim de dia: Esta definição não é recomendada porque os erros de pagamento não devem ser corrigidos no relatório, mas na fatura real antes de o relatório ser criado.
Não permitir o encerramento do relatório de fim de dia se existirem rascunhos de facturas no período de tempo selecionado: Selecione esta definição se pretender criar um relatório com facturas de rascunho incluídas.
Utilizar a hora de fim do último relatório de fim do dia como hora de início predefinida: Esta definição é recomendada. Para que o relatório seja exato e para se certificar de que não perde nenhuma transação, é mais fácil utilizar a última data e hora em que o último relatório de fim do dia foi criado como ponto de partida para o relatório seguinte.
Definições de seguros
Aceda a Definições > Localização da clínica > Seguros para definir as definições para a funcionalidade de pedidos de indemnização de seguros.
Allow adding insurance claims on finalised invoices is not recommended and Allow adding insurance claims on draft invoices is recommended because insurance claims should only be sent to insurance companies when the invoice is still in the draft mode. Quando a clínica recebe o reembolso, o projeto de fatura pode ser finalizado e pago parcial ou totalmente.
Além disso, são recomendadas as seguintes definições:
Números de contas de desconto
Recomenda-se a criação de números de conta separados para os descontos. Pode haver diferentes tipos de descontos (descontos de pessoal, descontos de comida, etc.) e cada tipo deve ter o seu próprio item de desconto ligado a um número de conta de desconto. A funcionalidade de desconto pode ser utilizada de diferentes formas e é importante utilizar sempre a mesma rotina. Ver também a secção seguinte em Pacotes de preço fixo.
Pacotes de preço fixo
Os pacotes podem, por vezes, ter um preço fixo, por exemplo, para oferecer poupanças em relação à compra dos artigos separadamente. Os pacotes de preço fixo utilizam um "item de preço fixo" para tratar a diferença de preço.
Por exemplo, se tiver um pacote para esterilização/neutralização de gatos com um preço fixo, defina um item de procedimento de preço fixo. Ao criar o item de preço fixo, lembre-se de atribuir um número de conta ao item. Este item não aparecerá na fatura e só é utilizado em relatórios para mostrar o valor que os seus clientes receberam com o preço fixo. Isto ajuda-o a controlar os seus descontos.