As definições seguintes vão ajudar a gerir os seus dados de contabilidade e a melhorar os seus relatórios financeiros. Recomendamos que verifique estas definições antes de configurar as integrações financeiras.
Nota: Para aceder a Settings, selecione o nome da localização da clínica no canto superior esquerdo e, em seguida, selecione Settings no menu que é aberto. Tenha em atenção que Settings só é visível para utilizadores com as permissões adequadas. Se não vir Settings, contacte o administrador da sua clínica para verificar o seu acesso.
Gestão do número de conta
Adicionar números de conta às definições da Provet é uma das tarefas mais importantes a fazer, pois os números de conta são fundamentais para gerar relatórios corretos e detalhados, que permitem ter uma boa visão das finanças da sua clínica.
Adicione todos os números de conta utilizados na sua contabilidade, por exemplo, IVA, métodos de pagamento, etc. Se utiliza um sistema de contabilidade separado, como Quickbooks ou Xero, utilize os mesmos números de conta que no seu sistema de contabilidade. Se não utiliza um sistema de contabilidade externo, pode criar o seu próprio sistema de numeração de conta. Recomendamos que o faça em colaboração com o seu contabilista/ROC.
Adicionar números de conta
Vá a Settings > Organization > Account number management.
Na secção Account number list, selecione Add.
Adicione o Number da conta e uma Description curta.
Selecione Save.
Ativar a validação do número de conta
Todos os itens devem ter um número de conta. Pode ativar a validação do número de conta para exigir números de conta ao importar novas listas de itens:
Em Settings > Organization > Account number management, selecione o botão de lápis junto ao cabeçalho da secção para abrir o modo de edição e, em seguida, selecione a caixa de verificação Enable account number validation in importer e guarde.
Gestão de IVA/Imposto
Em alguns mercados, são utilizadas várias taxas de IVA/imposto. Ligue os grupos de IVA/imposto que utiliza aos seus números de conta.
Vá a Settings > VAT management / Tax management:
Para adicionar um novo grupo de IVA/imposto, selecione Add.
Para ligar um grupo de IVA/Imposto existente a um número de conta, selecione o botão de lápis na linha do grupo de IVA/imposto e adicione o número de conta no campo Account number.
Pode arquivar os grupos de IVA/imposto que não utiliza selecionando o botão do caixote do lixo na linha do grupo de IVA/imposto.
Métodos de pagamento
Em Settings > Organization > Payment methods, ligue os métodos de pagamento que utiliza aos números de conta:
Para adicionar um novo método de pagamento, selecione Add. Para ligar um método de pagamento existente a um número de conta, selecione o botão de lápis na linha do método de pagamento. Adicione o número de conta no campo Account number.
Nota: Os códigos de métodos de pagamento 0 - 15 são predefinidos no sistema. Pode personalizar os nomes destes métodos de pagamento (por exemplo, alterar 'Card' para 'Credit card'), mas não pode alterar o tipo de utilização (por exemplo, de numerário para cheque).
Definições de cupões/vales
Se utiliza cupões/vales, vá a Settings > Organization > Coupons e certifique-se de que a adição de pagamentos de cupões/vales só é permitida em faturas finalizadas:
Show/allow adding coupons on finalized invoices: Selecione esta definição para apresentar a secção de cupões na página da fatura quando a fatura tiver sido finalizada.
Show/allow adding coupons on draft invoices: Não selecione esta definição. Os cupões/vales devem ser sempre adicionados após finalizar a fatura e antes de outros métodos de pagamento.
Definições de pré-pagamento e número de conta da fatura
Em Settings > Clinic location > Account numbers, defina o seguinte:
Enable using account numbers: Selecione esta definição para incluir o campo de número de conta nas definições de itens.
Require account numbers: Selecione esta definição para exigir números de conta para os itens.
Nos campos Account number for, selecione números de conta para faturas, pré-pagamentos e faturas de companhias de seguros. Ao enviar um pedido de indemnização de seguro, o total da fatura pode ser dividido entre o cliente e a companhia de seguros.
Vendas anónimas
Em Settings > Clinic location > Clinic location settings, selecione ou desative a definição Disallow anonymous sales, dependendo de querer permitir vendas a clientes sem marcação e clientes que não tenham conta com a clínica. Como reembolsos e devoluções são problemáticos com vendas anónimas, recomendamos criar um cliente para ser utilizado em vendas anónimas.
Definições de localização da clínica predefinidas
As definições seguintes em Settings > Clinic location > Clinic location settings são recomendadas. No entanto, tenha em atenção que as necessidades da sua clínica podem ser diferentes. Por exemplo, os pré-pagamentos são opcionais, mas ajudam no fluxo de trabalho da nota de crédito.
Enable automated financial period locking: O bloqueio do período financeiro é uma definição opcional, mas é recomendada para evitar o retroativo de pagamentos.
Enable invoice total sum rounding: Se decidir utilizar arredondamento, o item para arredondar também deve ter um número de conta.
Credit note date logic: As notas de crédito devem sempre usar a data de hoje como data atual.
Credit note quantity limit: Uma nota de crédito não deve conter mais linhas de itens do que a fatura original. Por isso, deve ativar o limite de quantidade para que o saldo da fatura original e o da nota de crédito se anulem.
Definições de fatura
Em Settings > Clinic location > Invoices, defina o seguinte:
No payments before invoice date: Selecione esta definição para impedir que os utilizadores coloquem pagamentos com datas retroativas.
Include secondary owner name in invoice payer information: Selecione esta definição se quiser poder adicionar outro pagador/cliente nas faturas.
Nos campos Prefix for normal invoices e Prefix for credit note, pode adicionar prefixos e etiquetas que serão apresentados nos cabeçalhos das faturas para os diferentes tipos de faturas.
Cópia de fatura
Se quiser imprimir várias cópias das faturas, pode marcá-las como cópias. Após imprimir a fatura original, as impressões seguintes são marcadas como cópias.
Vá a Settings > Print settings > Invoice e selecione Mark copies.
Definições do relatório de fim de dia
Recomendamos que crie sempre um relatório de fim de dia quando encerrar a clínica nesse dia. Para hospitais abertos 24/7, recomenda-se escolher uma hora que se adeque ao seu negócio e que seja consistente de dia para dia.
Este relatório pode ser descrito como um relatório de reconciliação. Embora os tipos de pagamento tenham um valor total, pode ignorá-lo e concentrar-se em reconciliar as linhas de cada tipo de pagamento.
Nota: Certifique-se de que a opção de mostrar o método de pagamento no relatório de fim de dia está selecionada para cada método de pagamento em Settings > Organization > Payment methods: Selecione o botão de lápis numa linha de método de pagamento para editar o método e selecione a caixa de verificação In end of day. Leia mais sobre as definições dos métodos de pagamento.
O relatório pode ser apresentado opcionalmente com um layout detalhado utilizando as definições seguintes em Settings > Print Settings > End of day (selecione as que pretende usar):
Display invoice total sales without VAT
Display invoice total sales tax
Display discounts
Display debtors / creditors summary
Display prepayments
Definições de relatório
Com o relatório de fim de dia, também pode criar um relatório de saldo. Para o relatório de saldo estar correto, deve definir os números de conta ligados a cada método de pagamento em Settings > Clinic location > Reporting. Além disso, recomenda-se que defina as definições conforme mostrado na imagem abaixo.
Enable payment corrections on end of day reports : Esta definição não é recomendada, porque os erros de pagamento não devem ser corrigidos no relatório, mas na fatura real antes de o relatório ser criado.
Do not allow closing end of day report if there are draft invoices on selected time frame: Selecione esta definição se quiser conseguir criar um relatório incluindo faturas em rascunho.
Use latest end of day report’s end time as the default start time : Esta definição é recomendada. Para o relatório estar correto e para garantir que não perde nenhuma transação, é mais fácil usar a última data e hora em que o último relatório de fim de dia foi criado como ponto de partida para o relatório seguinte.
Definições de seguros
Vá a Settings > Clinic location > Insurance para definir as definições da funcionalidade de pedido de indemnização de seguro.
Allow adding insurance claims on finalized invoices não é recomendado e Allow adding insurance claims on draft invoices é recomendado, porque os pedidos de indemnização de seguros só devem ser enviados às companhias de seguros quando a fatura ainda está em modo de rascunho. Quando a clínica recebe o reembolso, a fatura em rascunho pode ser finalizada e paga parcialmente ou na totalidade.
Além disso, recomendam-se as seguintes definições:
Números de conta de descontos
Recomendam-se números de conta separados para descontos. Pode ter diferentes tipos de descontos (descontos para o pessoal, descontos de alimentos, etc.) e cada tipo deve ter o seu próprio item de desconto ligado a um número de conta de desconto. A funcionalidade de desconto pode ser utilizada de diferentes formas e é importante usar sempre o mesmo procedimento. Veja também a secção seguinte sobre Fixed-Price Bundles.
Pacotes de preço fixo
Os pacotes podem por vezes ter um preço fixo, por exemplo, para oferecer poupanças em comparação com a compra dos itens separadamente. Os pacotes de preço fixo utilizam um 'fixed price item' para tratar a diferença de preço.
Por exemplo, se tiver um pacote para esterilização/castração de Gatos com um preço fixo, configure um item de procedimento de preço fixo. Ao criar o item de preço fixo, lembre-se de atribuir um número de conta ao item. Este item não é apresentado na fatura e é utilizado apenas nos relatórios para mostrar o valor que os seus clientes receberam com o preço fixo. Isto ajuda-o a controlar os seus descontos.