Visão geral da faturação e dos pagamentos
Este artigo fornece uma visão geral das funcionalidades de faturação e pagamento em Provet, incluindo a forma de finalizar facturas, adicionar pagamentos, cancelar ou corrigir pagamentos, gerir vendas no balcão e lidar com créditos e reembolsos. Também aborda a forma de enviar facturas, bem como a gestão dos pré-pagamentos dos clientes.
Finalização de facturas e adição de pagamentos
Dependendo do fluxo de trabalho da sua clínica e das definições de localização da clínica, a finalização de uma fatura e a adição do pagamento podem ser feitas num único passo ou em dois passos separados.
No fluxo de trabalho de uma só etapa #UUID-10663032-4ad6-2398-38fd-d72e6b877106 , finaliza-se a fatura e adiciona-se o pagamento ao mesmo tempo, por exemplo, quando um cliente paga a fatura logo após a consulta, antes de sair da clínica.
Se concordar com um cliente em receber o pagamento mais tarde, deve seguir o fluxo de trabalho em duas etapas #UUID-3aba7ce7-6b01-d50b-fb0c-b0f8e1f79115 , primeiro finalizando a fatura e adicionando o pagamento mais tarde.
Se a sua clínica utiliza o Provet Pay ou a integração Gravity Payments, consulte Provet Pay ou Gravity Payments para o processamento de facturas e pagamentos.
Anulação e correção de pagamentos
Se, por exemplo, um cliente pagou em dinheiro, mas o pagamento foi acidentalmente adicionado como pagamento com cartão, pode cancelar o pagamento ou alterar o método de pagamento incorreto. O cancelamento de pagamentos e a correção dos métodos de pagamento são possíveis se tiverem sido activados nas definições da localização da clínica e se tiver os direitos de utilizador necessários.
Pode cancelar e corrigir pagamentos diretamente na página da fatura ou utilizando a opção de nota de crédito Métodos de pagamento corretos . Note que com pagamentos de terminal integrado, a opção nota de crédito Métodos de pagamento corretos não está disponível, mas só pode cancelar um pagamento diretamente na página da fatura.
Se a sua clínica não tiver as anulações de pagamento activadas, pode ainda assim alterar o método de pagamento utilizando a outra função de nota de crédito, se necessário. Para mais informações sobre as diferentes opções de notas de crédito disponíveis no Provet, consulte Visão geral das notas de crédito.
Vendas de balcão
Uma venda ao balcão https://support.provet.cloud/hc/en-gb/sections/10502024317468-Counter-Sales é uma atividade de vendas comum para as clínicas veterinárias que não inclui uma consulta completa e uma visita ao veterinário. Por exemplo, artigos como comida, brinquedos ou outros produtos podem ser vendidos como vendas de balcão. Provet inclui uma função de venda de balcão independente, separada da funcionalidade de consulta.
Créditos e reembolsos
As notas de crédito, também conhecidas como notas de crédito ou facturas de crédito, são documentos comerciais emitidos pelo vendedor (a sua empresa) ao comprador (proprietário do animal). As notas de crédito são utilizadas quando uma venda foi concluída e uma fatura foi finalizada em Provet, mas a fatura necessita de correcções. Isto pode acontecer, por exemplo, se um cliente devolver um produto ou se um artigo tiver sido cobrado incorretamente.
As boas práticas contabilísticas não permitem editar ou apagar facturas finalizadas. Por conseguinte, é sempre necessário criar uma nota de crédito quando uma fatura finalizada necessita de ser corrigida, mesmo que se detecte um erro antes de o cliente ter pago e ainda não se tenha adicionado qualquer pagamento à fatura. Da mesma forma, se houver um erro numa nota de crédito finalizada, tem de criar outra nota de crédito para corrigir o erro.
No Provet, as notas de crédito são muito parecidas com as facturas normais, mas estão sempre ligadas a uma fatura normal ou a outra nota de crédito.
Pré-pagamentos de clientes
Os saldos de pré-pagamento nas contas dos clientes são equivalentes a um depósito ou montante de crédito disponível para utilização contra futuros saldos devedores. Os montantes de pré-pagamento podem ser adicionados manualmente à conta do cliente ou transferidos de uma nota de crédito. As funções de pré-pagamentos estão disponíveis se estiverem activadas nas definições do local da clínica.
Se a integração Gravity Payments for utilizada no seu Provet (apenas disponível nos EUA), também pode adicionar e reembolsar pré-pagamentos (depósitos) através da integração Gravity Payments.
Envio de facturas
Pode facilmente enviar facturas aos clientes por correio eletrónico ou imprimi-las para envio físico ou como recibo direto. Para enviar uma fatura, navegue até ao cartão de cliente , selecione o separador Faturação, depois a secção Facturas e localize a fatura pretendida. Na página da fatura individual, selecione o botão Enviar por e-mail. Para imprimir, siga os mesmos passos iniciais para localizar a fatura e, em seguida, selecione o botão Imprimir na página da fatura individual, utilizando a seta junto ao mesmo para obter mais opções. Para reenviar uma fatura por correio eletrónico, vá à página da fatura e selecione o botão Enviar por correio eletrónico. Também pode selecionar o botão Marcar como enviado para registar que a fatura foi enviada.
Para enviar várias facturas, no separador Faturação, selecione as linhas das facturas que pretende enviar. No menu de ação que aparece na parte inferior da página, em Ação, selecione Enviar como e-mail ou selecione o botão Exportar/Imprimir . Também pode selecionar Marcar como enviado no botão Ação para registar que as facturas foram enviadas.