Este artigo fornece uma visão geral das definições e das tarefas preliminares para planos de saúde no Provet. Abrange as definições da organização, as definições de localização da clínica, a configuração da integração do Provet Pay e da Gravity Payments e como configurar artigos, descontos e grupos de artigos para utilização em planos de saúde.
Definições da Organização
Configurações > Organização > Plano de saúde (o termo é definido em Termo personalizado, ver abaixo)
Estas definições controlam os planos de saúde para todas as localizações da clínica (se tiver mais do que uma) na sua organização.
Termo personalizado: Pode adicionar um termo geral próprio para "plano de saúde". Este termo aparece em todo o sistema e em todos os documentos do cliente.
Permitir a alteração de itens: Com esta definição, pode escolher se artigos como medicamentos, consumíveis ou alimentos podem ser alterados ao utilizá-los em planos de saúde durante uma consulta. Por exemplo, pode permitir a substituição dos artigos quando o stock estiver baixo. As opções incluem: nunca, sempre, quando o stock estiver baixo, ou quando estiver esgotado.
Baixo limite de stock: Para a opção Stock baixo de alteração de itens, defina o limite de stock no número de embalagens. Se o nível de stock de um artigo estiver abaixo deste limite, o artigo pode ser alterado.
Permitir a alteração de preços: Pode selecionar se os preços dos artigos do plano de saúde podem ser alterados na página da consulta.
Use os preços correntes do artigo: Quando esta opção é selecionada, os preços dos artigos definidos nas definições do artigo são sempre utilizados e a definição Permitir a alteração de preços fica desativada.
Declaração de assinatura: Pode definir uma declaração de assinatura para os contratos de subscrição do cliente. Se for deixado em branco, é utilizada uma declaração predefinida: 'Declaro que verifiquei as informações acima e confirmo que os dados do cliente estão corretos e são válidos. Ao assinar, aceito os termos e condições.'
Descontos para planos subsequentes: Se um cliente tiver mais do que um animal que pretende colocar num plano de saúde, pode conceder um desconto por ter mais do que uma subscrição. Selecione esta opção e defina o montante do desconto no campo Desconto na sua moeda (incluindo IVA). Se a primeira subscrição ativa passar para o estado "caducado", as outras subscrições perdem o desconto.
Taxa de cancelamento: Com esta definição, pode definir uma taxa de cancelamento predefinida (na sua moeda, incluindo IVA) para os seus planos de saúde. A taxa será adicionada à fatura de cancelamento se o cliente decidir cancelar o plano antes do fim do acordo. A taxa de cancelamento predefinida pode ser alterada ao cancelar a subscrição de um cliente.
Usar a localização ativa da clínica para fatura de pagamento antecipado: Quando esta opção é selecionada, a localização ativa da clínica recebe pagamentos antecipados. Se não for selecionada, a localização principal da clínica do plano de saúde recebe os pagamentos.
Usar a localização ativa da clínica para fatura de pagamento Provet: Quando esta opção é selecionada, a localização ativa da clínica recebe os pagamentos efetuados através de Provet Pay. Se não for selecionada, a localização principal da clínica do plano de saúde recebe os pagamentos.
Voltar a tentar pagamentos automáticos recorrentes falhados: Aplica-se quando Provet Pay é utilizado para a faturação mensal de planos de saúde.
Métodos de pagamento disponíveis: Selecione os métodos de pagamento que pretende apresentar como opções para subscrições de planos de saúde: Não especificado, Faturação mensal através Provet, Período do contrato como pagamento antecipado, Pagamentos mensais recorrentes através do Provet Pay (se utilizado), Pagamentos mensais recorrentes através da Gravity Payments (se utilizado).
Desativar a edição de informações de renovação de subscrições: Quando esta opção é selecionada, os utilizadores não podem editar o calendário de renovação nem selecionar um plano para a renovação da subscrição.
Definições de Localização da Clínica
Configurações > Geral > Localização da clínica > Plano de saúde
Estas definições controlam os planos de saúde para localizações específicas da clínica.
Ativar plano de saúde: Quando esta opção é selecionada, o separador do plano de saúde fica disponível em Clientes & pacientes.
Compensar os itens automaticamente: Quando um artigo incluído num plano de saúde de um paciente é adicionado diretamente aos itens da consulta (não através da janela do plano de saúde), o artigo é selecionado por predefinição no plano de saúde quando esta definição está ativa. Se não for selecionado, a opção para usar o artigo do plano de saúde fica disponível, mas não é selecionada por predefinição. Note o seguinte:
Se for utilizado um pacote que inclui um artigo do plano de saúde, a janela para selecionar se o artigo deve ou não ser usado a partir do plano de saúde não é apresentada. Esta definição controla se o artigo é utilizado automaticamente a partir do plano de saúde ou não (funciona apenas para pacotes que não têm preço fixo).
Se um artigo que existe numa subscrição de plano de saúde do paciente for adicionado automaticamente a uma consulta, por exemplo, através da definição do tipo de razão, esta definição controla se o artigo é retirado do plano de saúde ou não.
Enviar notificações por email sobre pagamentos recorrentes falhados: Aplica-se quando Provet Pay é utilizado para faturação mensal de planos de saúde.
Texto do corpo de email para pagamentos recorrentes falhados: Pode adicionar um texto de email para pagamentos recorrentes falhados.
Configurar pagamentos recorrentes com Provet Pay
Provet Pay pode ser utilizado para a faturação mensal do plano de saúde de um cliente quando um cartão de pagamento predefinido tiver sido guardado nas informações de faturação do cliente.
Estas definições controlam como o Provet Pay lida com pagamentos recorrentes falhados de planos de saúde.
Configurações > Organização > Plano de saúde:
Selecione a caixa Voltar a tentar pagamentos automáticos recorrentes falhados.
Em Número máximo de tentativas automáticas de repetição, adicione o número máximo de vezes que pretende que o Provet Pay tente novamente o pagamento após a primeira tentativa falhada.
Em Intervalo de tentativa de repetição automática, adicione o número de dias entre as tentativas de pagamento.
Em Número máximo de tentativas automáticas de repetição antes de suspender o plano, adicione o número de vezes que o Provet Pay irá tentar novamente o pagamento antes do plano de saúde ser suspenso. Se não adicionar um valor aqui, o plano de saúde é suspenso quando o número de vezes definido em Número máximo de tentativas automáticas de repetição for atingido.
Configurações > Localização da clínica > Plano de saúde:
Enviar notificações por email sobre pagamentos recorrentes falhados: Quando esta opção é selecionada, são enviadas notificações por email ao cliente sempre que uma cobrança recorrente do Provet Pay falhar.
Configurar pagamentos recorrentes com a integração da Gravity Payments
A integração da Gravity Payments está disponível apenas nos EUA.
A integração da Gravity Payments pode ser utilizada para a faturação mensal do plano de saúde de um cliente quando um cartão de pagamento predefinido tiver sido guardado nas informações de faturação do cliente.
Para ativar pagamentos recorrentes com a integração da Gravity Payments:
Aceda a Configurações > Geral > Localização da clínica > Plano de saúde (pode ter sido definido um termo personalizado para a funcionalidade em definições do plano de saúde)
Selecione Permitir o pagamento Gravity como pagamento recorrente.
Configurar grupos de artigos e descontos utilizados em planos de saúde
Adicionar artigos utilizados para faturação
São necessários dois artigos de procedimento para fins de faturação do plano de saúde:
Artigo utilizado para compensar os custos dos artigos que o cliente utiliza através da subscrição do plano de saúde
Artigo utilizado para cobrar o pagamento mensal do plano de saúde
Além disso, pode ser utilizado um artigo de taxa de cancelamento para faturar a taxa de cancelamento. Este artigo não é obrigatório, mas pode ser usado para identificar a taxa de cancelamento a partir de outras taxas.
Para configurar os artigos de faturação:
Aceda a Catálogo > Artigos.
Selecione Adicionar item > Adicionar procedimento.
Adicione um Nome descritivo para o procedimento, por exemplo: 'Compensação do artigo do plano de saúde'/'Pagamento mensal do plano de saúde'/'Taxa de cancelamento do plano de saúde'. Não é necessária mais nenhuma informação.
Selecione Guardar.
Adicionar descontos do plano de saúde
Para conseguir oferecer descontos como parte dos seus planos de saúde, precisa de configurar os descontos com antecedência para que possam ser utilizados ao criar planos de saúde.
1. Adicionar uma etiqueta para descontos do plano de saúde
Aceda a Configurações > Listas & Templates > Etiquetas e selecione Adicionar.
Adicione uma Texto da etiqueta descritiva, por exemplo: 'Descontos para Plano de Saúde', selecione as cores do texto da etiqueta e do fundo e adicione a localização da clínica para a qual a etiqueta ficará disponível.
Para uma etiqueta usada apenas para planos de saúde, selecione a opção Paciente em Utilizável em e a opção Planos de saúde em Utilizado apenas para. As etiquetas que são usadas apenas para planos de saúde são adicionadas automaticamente para pacientes com subscrição de um plano de saúde que inclui a etiqueta e estas etiquetas não podem ser adicionadas nem eliminadas manualmente.
Selecione Guardar.
2. Criar um regime de desconto
Aceda a Configurações > Listas & Templates > Descontos e selecione Adicionar em Regimes de desconto.
Adicione um Nome descritivo para o regime de desconto, por exemplo: 'Desconto do Plano de Saúde', e outras definições relevantes, como a percentagem de desconto e os artigos nos quais o desconto será aplicado.
Em A quem, selecione a etiqueta do plano de saúde que criou em 1. Adicionar uma etiqueta para descontos do plano de saúde.
Selecione Guardar.
Consulte Visão geral de descontos e cupões.
Adicionar grupos de artigos
Pode usar grupos de artigos para adicionar um conjunto de artigos relacionados, como desparasitantes, a um plano de saúde. O artigo adequado pode ser depois selecionado para um paciente nas opções do grupo de artigos. Quando os grupos de artigos são editados, por exemplo, um produto descontinuado é substituído por outro; todos os planos de saúde e subscrições do plano de saúde que incluem o grupo de artigos são atualizados automaticamente.
Nota: Quando um plano de saúde inclui grupos de artigos, os custos totais dos artigos e as poupanças dependem dos artigos utilizados a partir dos grupos durante o período da subscrição.
Pode encontrar os grupos de artigos do plano de saúde em Configurações > Listas & Templates > Plano de saúde, em Grupos de artigos do plano de saúde.
Para adicionar um grupo de artigos:
Selecione Novo. A página Editar grupo de artigos do plano de saúde é aberta.
Selecione a caixa de verificação Selecionável para modelos de plano de saúde para disponibilizar o grupo de artigos para uso em planos de saúde.
Adicione um Nome do grupo de itens descritivo para o grupo de artigos.
Selecione Lista de artigos a partir da qual pretende pesquisar artigos.
Em Número de utilizações de itens, adicione o número máximo de artigos que um assinante pode utilizar a partir do grupo de artigos, por exemplo, três produtos de uma seleção de produtos para alimentação de gato (ou o mesmo produto três vezes). Se não quiser limitar o uso, selecione Utilizações ilimitadas.
Em Valor estimado do grupo de item, selecione como pretende estimar o valor total:
Mínimo: calcula o valor total estimado com base no preço mais baixo dos artigos do grupo e no valor de Número de utilizações de itens.
Média: calcula o valor total estimado com base no preço médio dos artigos do grupo e no valor de Número de utilizações de itens.
Máximo: calcula o valor total estimado com base no preço mais alto dos artigos do grupo e no valor de Número de utilizações de itens.
Valor fixo: pode definir manualmente um valor total estimado. Se tiver selecionado Utilizações ilimitadas, só pode selecionar esta opção e adicionar o seu próprio valor estimado.
Em Itens, adicione os artigos que pretende incluir no grupo de artigos. Pode pesquisar por artigos utilizando o campo de pesquisa ou usar os botões de artigos.
Depois de adicionar um artigo à lista, selecione o botão de lápis no fim da linha do artigo para editar as propriedades do artigo:
Quantidade: adicione a quantidade que um assinante tem permissão para utilizar, por exemplo, três sacos de comida para gato.
Preço: adicione o preço do artigo único, por exemplo, um saco de comida.
Utilizável após a subscrição ter terminado: por vezes, uma clínica pode querer disponibilizar certos artigos ao paciente mesmo que a subscrição tenha expirado. Por exemplo, se o paciente está num medicamento mensal, mas teve de falhar um mês por algum motivo, a clínica vai querer disponibilizar o tratamento perdido. Neste caso, selecione esta opção para os artigos mensais e defina o número de dias durante os quais o artigo pode ser utilizado após a subscrição ter terminado.
Selecione Guardar.
Editar e desativar grupos de artigos
Em Configurações > Listas & Templates > Plano de saúde, em Grupos de artigos do plano de saúde, selecione o botão de lápis na linha do grupo de artigos que pretende editar.
Para desativar um grupo de artigos de modo que não possa ser utilizado em planos de saúde, limpe a caixa de verificação Selecionável para modelos de plano de saúde. O grupo de artigos fica arquivado. Para encontrar grupos de artigos arquivados, use o filtro Arquivado em Configurações > Listas & Templates > Plano de saúde, em Grupos de artigos do plano de saúde. Pode editar grupos de artigos arquivados e ativá-los novamente.