Este artigo apresenta uma visão geral das definições e tarefas preliminares dos planos de saúde no Provet. Aborda as definições de organização, as definições de localização da clínica, a configuração da integração do Provet Pay e do Gravity Payments e como configurar artigos, descontos e grupos de artigos para utilização em planos de saúde.
Definições da Organização
Settings > Organization > 'Health plan' (o termo é definido em Custom term, ver abaixo)
Estas definições controlam os planos de saúde para todas as localizações da clínica (se tiver mais do que uma) na sua organização.
Custom term: Pode adicionar o seu próprio termo geral para 'health plan'. Este termo será apresentado em todo o sistema e em todos os documentos do cliente.
Allow changing items: Com esta definição, pode escolher se artigos como medicamentos, consumíveis ou alimentos podem ser alterados ao utilizá-los a partir de planos de saúde durante uma consulta. Por exemplo, pode permitir a substituição de artigos quando estiverem com stock baixo. As opções incluem: nunca, sempre, quando o stock estiver baixo, ou quando estiver esgotado.
Low stock limit: Para a opção Low stock de alterar artigos, defina o limite de stock no número de embalagens. Se o nível de stock de um artigo estiver abaixo deste limite, o artigo pode ser alterado.
Allow changing prices: Pode selecionar se os preços dos artigos do plano de saúde podem ser alterados na página da consulta.
Use current item prices: Quando esta opção está selecionada, os preços dos artigos definidos nas definições do artigo são sempre utilizados e a definição Allow changing prices fica desativada.
Signature statement: Pode definir uma declaração de assinatura para os contratos de subscrição do cliente. Se deixar em branco, é utilizada uma declaração predefinida: 'I have verified the information above and confirm that the client information is correct and valid. By signing, I accept the terms and conditions.'
Discounts for subsequent plans: Se um cliente tiver mais do que um animal de estimação que quer colocar num plano de saúde, pode dar um desconto por ter mais do que uma subscrição. Selecione esta opção e defina o montante do desconto no campo Discount na sua moeda (incluindo IVA). Se a primeira subscrição ativa mudar para o estado 'lapsed', as outras subscrições perdem o desconto.
Cancellation fee: Com esta definição, pode definir uma taxa de cancelamento predefinida (na sua moeda, incluindo IVA) para os seus planos de saúde. A taxa será adicionada a uma fatura de cancelamento se o cliente decidir cancelar o plano antes do fim do acordo. A taxa de cancelamento predefinida pode ser alterada ao cancelar a subscrição de um cliente.
Use active clinic location for advance payment invoice: Quando esta opção está selecionada, a localização ativa da clínica recebe os pagamentos antecipados. Se não for selecionada, a localização principal da clínica do plano de saúde recebe os pagamentos.
Use active clinic location for Provet payment invoice: Quando esta opção está selecionada, a localização ativa da clínica recebe os pagamentos feitos através de Provet Pay. Se não for selecionada, a localização principal da clínica do plano de saúde recebe os pagamentos.
Retry failed recurring payments automatically: Aplica-se quando Provet Pay é utilizado para a faturação mensal dos planos de saúde.
Available payment methods: Selecione os métodos de pagamento que pretende mostrar como opções para as subscrições de planos de saúde: Not specified, Monthly billing through Provet, Contract period as advance payment, Monthly recurring payments through Provet Pay (se for utilizado), Monthly recurring payments through Gravity Payments (se for utilizado).
Disable editing renewal information for subscriptions: Quando esta opção está selecionada, os utilizadores não podem editar o calendário de renovação nem selecionar um plano para renovação da subscrição.
Definições da Localização da Clínica
Settings > General > Clinic location > Health plan
Estas definições controlam os planos de saúde para localizações específicas da clínica.
Enable health plan: Quando esta opção está selecionada, o separador de plano de saúde fica disponível em Clients & Patients.
Compensate items automatically: Quando um artigo incluído no plano de saúde de um paciente é adicionado diretamente aos itens de consulta (não através do diálogo do plano de saúde), o artigo é selecionado por predefinição a partir do plano de saúde quando esta definição está selecionada. Se não estiver selecionada, a opção para usar o artigo a partir do plano de saúde fica disponível, mas não fica selecionada por predefinição. Tenha em atenção o seguinte:
Se for utilizado um pacote que inclui um artigo do plano de saúde, o diálogo para selecionar se o artigo deve ou não ser usado a partir do plano de saúde não é apresentado. Esta definição controla se o artigo é utilizado automaticamente a partir do plano de saúde ou não (funciona apenas para pacotes sem preço fixo).
Se um artigo que já existe numa subscrição do plano de saúde do paciente for adicionado automaticamente a uma consulta, por exemplo, através da definição de tipo de razão, esta definição controla se o artigo é retirado do plano de saúde ou não.
Send email notifications about failed recurring payments: Aplica-se quando Provet Pay é utilizado para a faturação mensal dos planos de saúde.
Email body text for failed recurring payments: Pode adicionar um texto de email para pagamentos recorrentes falhados.
Configurar Pagamentos Recorrentes do Provet Pay
Provet Pay pode ser utilizado para a faturação mensal do plano de saúde de um cliente quando um cartão de pagamento predefinido tiver sido guardado nas informações de faturação do cliente.
Estas definições controlam como o Provet Pay lida com pagamentos recorrentes falhados de planos de saúde.
Settings > Organization > Health plan:
Selecione a caixa de verificação Retry failed recurring payments automatically.
Em Maximum number of automatic retry attempts, adicione o número máximo de vezes que pretende que o Provet Pay volte a tentar o pagamento após a primeira tentativa falhada.
Em Automatic retry attempt interval, adicione o número de dias entre as tentativas de pagamento.
Em Maximum number of automatic retry attempts before suspending plan, adicione o número de vezes que o Provet Pay vai tentar o pagamento antes de o plano de saúde ser suspenso. Se não adicionar um valor aqui, o plano de saúde é suspenso quando o número de vezes adicionado em Maximum number of automatic retry attempts for atingido.
Settings > Clinic location > Health plan:
Send email notifications about failed recurring payments: Quando esta opção está selecionada, são enviadas notificações por email ao cliente sempre que um pagamento recorrente do Provet Pay falhar.
Configurar Pagamentos Recorrentes com a Integração Gravity Payments
A integração do Gravity Payments está disponível apenas nos EUA.
A integração do Gravity Payments pode ser utilizada para a faturação mensal do plano de saúde de um cliente quando um cartão de pagamento predefinido tiver sido guardado nas informações de faturação do cliente.
Para ativar pagamentos recorrentes com a integração Gravity Payments:
Vá a Settings > General > Clinic location > Health plan (pode ter sido definido um termo personalizado para a funcionalidade em health plan settings)
Selecione Allow gravity payment for recurring payment.
Configurar Grupos de Artigos e Descontos Utilizados em Planos de Saúde
Adicionar Artigos Utilizados para Faturação
São necessários dois artigos de procedimento para efeitos de faturação de planos de saúde:
Artigo utilizado para compensar os custos dos artigos que o cliente utiliza através da subscrição do plano de saúde
Artigo utilizado para cobrar o pagamento mensal do plano de saúde
Além disso, pode ser usado um artigo de taxa de cancelamento para faturar essa taxa. Este artigo não é obrigatório, mas pode ser utilizado para identificar a taxa de cancelamento em relação a outras taxas.
Para configurar os artigos de faturação:
Vá a Catalog > Items.
S elect Add item > Add procedure .
Adicione um Name descritivo para o procedimento, por exemplo: 'Health plan item compensation'/'Health plan monthly payment'/'Health plan cancellation fee'. Não é necessária mais nenhuma informação.
Selecione Save.
Adicionar Descontos do Plano de Saúde
Para poder oferecer descontos como parte dos seus planos de saúde, precisa de configurar os descontos com antecedência para que possam ser utilizados ao criar planos de saúde.
1. Adicionar uma etiqueta para descontos de plano de saúde.
Vá a Settings > Lists & Templates > Tags e selecione Add .
Adicione uma Text descritiva, por exemplo: 'Health Plan Discounts', selecione as cores para o texto da etiqueta e para o fundo e adicione a localização da clínica para a qual a etiqueta ficará disponível.
Para uma etiqueta utilizada apenas para planos de saúde, selecione a opção Patient em Usable in e a opção Health Plans em Used only for. As etiquetas utilizadas apenas para planos de saúde são adicionadas automaticamente a pacientes inscritos num plano de saúde que inclui a etiqueta, e estas etiquetas não podem ser adicionadas ou eliminadas manualmente.
Selecione Save.
2. Criar um esquema de desconto.
Vá a Settings > Lists & Templates > Discounts e selecione Add em Discount schemes.
Adicione um Name descritivo para o esquema de desconto, por exemplo: 'Health Plan Discount', e outras definições relevantes, como a percentagem do desconto e os artigos nos quais o desconto é aplicado.
Em To whom, selecione a etiqueta do plano de saúde que criou em 1. Add a tag for health plan discounts.
Selecione Save.
Adicionar Grupos de Artigos
Pode usar grupos de artigos para adicionar um conjunto de artigos relacionados, como vermífugos, a um plano de saúde. Depois, o artigo adequado pode ser selecionado para um paciente a partir das opções do grupo de artigos. Quando os grupos de artigos são editados, por exemplo, se um produto descontinuado for substituído por outro, todos os planos de saúde e subscrições de planos de saúde que incluem o grupo de artigos são atualizados automaticamente.
Note: Quando um plano de saúde inclui grupos de artigos, os custos totais e as poupanças dependem de quais artigos são utilizados a partir dos grupos durante o período da subscrição.
Pode encontrar os grupos de artigos do plano de saúde em Settings > Lists & Templates > Health plan, em Health plan item groups.
Para adicionar um grupo de artigos:
Selecione New. A página Edit health plan item group é aberta.
Selecione a caixa de verificação Selectable for Health Plan templates para disponibilizar o grupo de artigos para utilização em planos de saúde.
Adicione um Item group name descritivo para o grupo.
Selecione o Item list a partir do qual pretende pesquisar artigos.
Em Number of item uses, adicione o número máximo de artigos que um assinante pode utilizar a partir do grupo de artigos, por exemplo, três produtos de uma seleção de produtos de comida para gato (ou o mesmo produto três vezes). Se não quiser limitar a utilização, selecione Unlimited uses.
Em Item group estimated value, selecione como pretende que o valor total seja estimado:
Minimum: Calcula o valor total estimado com base no preço mais baixo dos artigos do grupo e no valor de Number of item uses.
Average: Calcula o valor total estimado com base no preço médio dos artigos do grupo e no valor de Number of item uses.
Maximum: Calcula o valor total estimado com base no preço mais alto dos artigos do grupo e no valor de Number of item uses.
Own value: Pode definir manualmente um valor total estimado. Se selecionou Unlimited uses, só pode selecionar esta opção e adicionar o seu próprio valor estimado.
Em Items, adicione os artigos que pretende incluir no grupo de artigos. Pode pesquisar artigos usando o campo de pesquisa ou utilizar os botões de artigo.
Após adicionar um artigo à lista, selecione o botão de lápis no final da linha do artigo para editar as propriedades do artigo:
Quantity: Adicione a quantidade que o assinante tem permissão para utilizar, por exemplo, três sacos de comida para gato.
Price: Adicione o preço do artigo individual, por exemplo, um saco de comida.
Usable after subscription has ended: Por vezes, uma clínica pode querer disponibilizar certos artigos ao paciente mesmo que a subscrição tenha expirado. Por exemplo, se o paciente estiver num medicamento mensal, mas tiver de falhar um mês por algum motivo, a clínica vai querer disponibilizar o tratamento em falta. Neste caso, selecione esta opção para os artigos mensais e defina o número de dias durante os quais o artigo pode ser utilizado após a subscrição ter terminado.
Selecione Save.
Editar e Desativar Grupos de Artigos
Em Settings > Lists & Templates > Health plan, em Health plan item groups, selecione o botão de lápis na linha do grupo de artigos que pretende editar.
Para desativar um grupo de artigos para que não possa ser utilizado em planos de saúde, desmarque a caixa de verificação Active. O grupo de artigos é arquivado. Para encontrar grupos de artigos arquivados, use o filtro Archived em Settings > Lists & Templates > Health plan, em Health plan item groups. Pode editar grupos de artigos arquivados e ativá-los novamente.