Prepare o Provet para os planos de saúde antes de criar o primeiro. Escolha as configurações do plano de saúde para a organização e os locais das clínicas e configure os pagamentos recorrentes. Depois, adicione os artigos, descontos e grupos de artigos utilizados nos planos de saúde.
Configurações da organização
Configurações > Organização > Plano de saúde (o termo é definido em Termo personalizado; consulte abaixo)
Estas configurações controlam os planos de saúde em todos os locais das clínicas da organização (se tiver mais do que um).
Termo personalizado: pode adicionar um termo geral próprio para «plano de saúde». Este termo será apresentado em todo o sistema e em todos os documentos dos clientes.
Permitir a alteração de itens: esta configuração permite escolher se os artigos, como medicamentos, consumíveis ou alimentos, podem ser alterados quando são utilizados a partir de planos de saúde durante uma consulta. Por exemplo, pode permitir a substituição de artigos quando o stock está baixo. As opções são: nunca, sempre, quando o stock está baixo ou quando está esgotado.
Baixo limite de stock: para a opção Stock baixo de alteração de artigos, defina o limite de stock em número de embalagens. Se o nível de stock de um artigo estiver abaixo deste limite, o artigo pode ser alterado.
Permitir a alteração de preços: pode selecionar se os preços dos artigos do plano de saúde podem ser alterados na página da consulta.
Use os preços correntes do artigo: quando esta opção está selecionada, são sempre utilizados os preços dos artigos definidos nas configurações dos artigos e a configuração Permitir a alteração de preços é desativada.
Declaração de assinatura: pode definir uma declaração de assinatura para os contratos de subscrição dos clientes. Se deixar este campo vazio, é utilizada uma declaração predefinida: «Confirmo que verifiquei as informações acima e que as informações do cliente estão corretas e são válidas. Ao assinar, aceito os termos e condições.»
Descontos para planos subsequentes: se um cliente tiver mais do que um animal de estimação que pretenda incluir num plano de saúde, pode conceder um desconto por ter mais do que uma subscrição. Selecione esta opção e defina o montante do desconto no campo Desconto, na moeda da sua organização (incluindo IVA). Se a primeira subscrição ativa passar ao estado «Caducado», as restantes subscrições deixam de ter o desconto.
Utilizar faturas de cancelamento do plano de saúde: selecione esta opção para criar faturas de cancelamento das subscrições de planos de saúde. A caixa de seleção Crie uma fatura de cancelamento será apresentada na caixa de diálogo Cancelar subscrição. Consulte Cancelar uma subscrição de plano de saúde.
Taxa de cancelamento: defina uma taxa de cancelamento predefinida para os planos de saúde, na moeda da sua organização e incluindo IVA. Se cancelar uma subscrição de plano de saúde antes do seu fim, o Provet adiciona a taxa à fatura de cancelamento. Pode alterar a taxa ao cancelar a subscrição. Para apresentar este campo, selecione Utilizar faturas de cancelamento do plano de saúde.
Utilizar o local da clínica ativo para a fatura de pagamento antecipado: quando esta opção está selecionada, o local da clínica ativo recebe os pagamentos antecipados. Se não estiver selecionada, os pagamentos são recebidos pelo local principal da clínica do plano de saúde.
Utilizar o local da clínica ativo para a fatura de pagamento Provet: quando esta opção está selecionada, o local da clínica ativo recebe os pagamentos efetuados através do Provet Pay. Se não estiver selecionada, os pagamentos são recebidos pelo local principal da clínica do plano de saúde.
Voltar a tentar pagamentos automáticos recorrentes falhados: aplica-se quando o Provet Pay é utilizado para a faturação mensal de planos de saúde.
Métodos de pagamento disponíveis: selecione os métodos de pagamento que pretende apresentar como opções para as subscrições de planos de saúde: Não especificado, Faturação mensal através do Provet, Período do contrato como pagamento antecipado, Pagamentos mensais recorrentes através do Provet Pay (se utilizado), Pagamentos mensais recorrentes através do Gravity Payments (se utilizado).
Desativar a edição de informações de renovação de subscrições: quando esta opção está selecionada, os utilizadores não podem editar o horário de renovação nem selecionar um plano para a renovação da subscrição.
Enviar e-mails de notificação para assinantes: quando esta opção está selecionada, o Provet envia automaticamente e-mails aos clientes sobre as respetivas subscrições de planos de saúde. Os e-mails incluem informações sobre a ativação, renovação, cancelamento e validade, bem como lembretes de pagamento. Se um terceiro enviar e-mails sobre os planos de saúde aos seus clientes, desmarque esta opção.
Configurações do local da clínica
Configurações > Geral > Localização da clínica > Plano de saúde
Estas configurações controlam os planos de saúde em locais específicos das clínicas.
Ativar plano de saúde: quando esta opção está selecionada, a página Plano de saúde fica disponível em Faturação.
Compensar os itens automaticamente: esta configuração aplica-se quando adiciona diretamente aos itens da consulta um artigo do plano de saúde do paciente, sem utilizar a caixa de diálogo do plano de saúde. Quando esta opção está selecionada, a opção para utilizar o artigo do plano de saúde fica pré-selecionada. Se não estiver selecionada, continua a poder utilizar o artigo do plano de saúde, mas tem de selecionar essa opção manualmente. A configuração também se aplica nos seguintes casos:
Quando utiliza um pacote que inclui um artigo do plano de saúde do paciente, não é aberta a caixa de diálogo para escolher se pretende utilizar o artigo do plano de saúde. Esta configuração determina se o Provet utiliza o artigo do plano de saúde. Aplica-se apenas a pacotes sem preço fixo.
Quando o Provet adiciona automaticamente à consulta um artigo da subscrição do plano de saúde do paciente, por exemplo, através da configuração do tipo de razão, esta configuração determina se o Provet utiliza o artigo do plano de saúde.
Enviar notificações por email sobre pagamentos recorrentes falhados: aplica-se quando o Provet Pay é utilizado para a faturação mensal de planos de saúde.
Texto do corpo do email para pagamentos recorrentes falhados: pode adicionar um texto de email para pagamentos recorrentes falhados.
Configurar pagamentos recorrentes do Provet Pay
O Provet Pay pode ser utilizado para a faturação mensal do plano de saúde de um cliente quando existe um cartão de pagamento predefinido guardado nas informações de faturação do cliente.
Estas configurações controlam a forma como o Provet Pay processa pagamentos recorrentes de planos de saúde que falharam.
Configurações > Organização > Plano de saúde:
Selecione a caixa de seleção Voltar a tentar pagamentos automáticos recorrentes falhados.
Em Número máximo de tentativas de repetição automática, indique o número máximo de vezes que pretende que o Provet Pay tente novamente efetuar o pagamento após a primeira tentativa falhada.
Em Intervalo de tentativa de repetição automática, indique o número de dias entre as tentativas de pagamento.
Em Número máximo de tentativas automáticas de repetição antes de suspender o plano, indique o número de vezes que o Provet Pay tentará novamente efetuar o pagamento antes de o plano de saúde ser suspenso. Se não indicar um valor, o plano de saúde será suspenso quando for atingido o número definido em Número máximo de tentativas de repetição automática.
Configurações > Localização da clínica > Plano de saúde:
Enviar notificações por email sobre pagamentos recorrentes falhados: quando esta opção está selecionada, são enviadas notificações por email ao cliente sempre que um pagamento recorrente através do Provet Pay falha.
Configurar pagamentos recorrentes com a integração do Gravity Payments
A integração do Gravity Payments está disponível apenas nos EUA.
A integração do Gravity Payments pode ser utilizada para a faturação mensal do plano de saúde de um cliente quando existe um cartão de pagamento predefinido guardado nas informações de faturação do cliente.
Para ativar os pagamentos recorrentes com a integração do Gravity Payments:
Aceda a Configurações > Geral > Localização da clínica > Plano de saúde (pode ter sido definido um termo personalizado para esta funcionalidade nas configurações do plano de saúde).
Selecione Permitir o pagamento Gravity como pagamento recorrente.
Configurar grupos de artigos e descontos utilizados nos planos de saúde
Adicionar artigos para faturação
São necessários dois procedimentos para a faturação de planos de saúde:
Um artigo utilizado para compensar os custos dos artigos que o cliente utiliza através da subscrição do plano de saúde
Um artigo utilizado para cobrar o pagamento mensal do plano de saúde
Também pode ser utilizado um artigo de taxa de cancelamento para faturar essa taxa. Este artigo não é obrigatório, mas permite distinguir a taxa de cancelamento das outras taxas.
Para configurar os artigos de faturação:
Aceda a Catálogo > Itens.
Selecione Adicionar item > Adicionar procedimento.
Adicione um Nome descritivo ao procedimento, por exemplo, «Compensação de artigos do plano de saúde», «Pagamento mensal do plano de saúde» ou «Taxa de cancelamento do plano de saúde». Não são necessárias outras informações.
Selecione Guardar.
Adicionar descontos para planos de saúde
Para poder oferecer descontos como parte dos planos de saúde, tem de configurar os descontos antecipadamente, para que possam ser utilizados ao criar os planos de saúde.
1. Adicionar uma etiqueta para descontos de planos de saúde
Aceda a Configurações > Listas e modelos > Etiquetas e selecione Adicionar.
Adicione um Texto descritivo à etiqueta, por exemplo, «Descontos de planos de saúde». Selecione as cores do texto e do fundo da etiqueta e adicione o local da clínica onde a etiqueta estará disponível.
Se a etiqueta se destinar exclusivamente a planos de saúde, selecione a opção Paciente em Utilizável em e a opção Planos de saúde em Utilizado apenas para. As etiquetas utilizadas exclusivamente para planos de saúde são adicionadas automaticamente aos pacientes com uma subscrição de um plano de saúde que inclua a etiqueta, e não podem ser adicionadas nem eliminadas manualmente.
Selecione Guardar.
2. Criar um esquema de descontos
Aceda a Configurações > Listas e modelos > Descontos e selecione Adicionar em Regimes de desconto.
Adicione um Nome descritivo ao esquema de descontos, por exemplo, «Desconto do plano de saúde». Configure as restantes opções necessárias, como a percentagem de desconto e os artigos aos quais o desconto se aplica.
Em A quem, selecione a etiqueta do plano de saúde que criou em 1. Adicionar uma etiqueta para descontos de planos de saúde.
Selecione Guardar.
Consulte Descrição geral dos descontos e cupões.
Adicionar grupos de artigos
Pode utilizar grupos de artigos para adicionar a um plano de saúde um conjunto de artigos relacionados, como desparasitantes. Em seguida, pode selecionar o artigo adequado para um paciente a partir das opções do grupo. Quando os grupos de artigos são editados, por exemplo, para substituir um produto descontinuado por outro, todos os planos de saúde e subscrições de planos de saúde que incluem o grupo são atualizados automaticamente.
Nota: quando um plano de saúde contém grupos de artigos, o custo total dos artigos e a poupança dependem dos artigos utilizados dos grupos durante o período da subscrição.
Os grupos de artigos dos planos de saúde encontram-se em Configurações > Listas e modelos > Plano de saúde, em Grupos de artigos do plano de saúde.
Para adicionar um grupo de artigos:
Selecione Novo. É aberta a página Editar grupo de artigos do plano de saúde.
Selecione a caixa de seleção Selecionável para modelos de plano de saúde para disponibilizar o grupo de artigos para utilização nos planos de saúde.
Adicione um Nome do grupo de itens descritivo ao grupo de artigos.
Selecione a Lista de artigos que pretende utilizar para pesquisar artigos.
Em Número de utilizações de itens, indique o número máximo de artigos que um assinante pode utilizar do grupo. Por exemplo, três produtos de uma seleção de alimentos para gatos (ou o mesmo produto três vezes). Se não pretender limitar a utilização, selecione Utilizações ilimitadas.
Em Valor estimado do grupo de item, selecione como pretende calcular o valor total estimado:
Mínimo: calcula o valor total estimado com base no preço mais baixo dos artigos do grupo e no valor de Número de utilizações de itens.
Média: calcula o valor total estimado com base no preço médio dos artigos do grupo e no valor de Número de utilizações de itens.
Máximo: calcula o valor total estimado com base no preço mais alto dos artigos do grupo e no valor de Número de utilizações de itens.
Valor fixo: pode definir manualmente um valor total estimado. Se tiver selecionado Utilizações ilimitadas, só pode selecionar esta opção e indicar o valor estimado pretendido.
Em Itens, adicione os artigos que pretende incluir no grupo. Pode pesquisar artigos no campo de pesquisa ou utilizar os botões dos artigos.
Depois de adicionar um artigo à lista, selecione o botão da caneta no fim da linha do artigo para editar as respetivas propriedades:
Quantidade: indique a quantidade que um assinante pode utilizar, por exemplo, três sacos de alimento para gatos.
Preço: indique o preço de cada artigo, por exemplo, de um saco de alimento.
Utilizável após a subscrição ter terminado: por vezes, uma clínica pode querer disponibilizar determinados artigos ao paciente mesmo depois de a subscrição ter expirado. Por exemplo, se o paciente tomar uma medicação mensal, mas tiver de interromper o tratamento durante um mês por algum motivo, a clínica poderá querer disponibilizar o tratamento em falta. Neste caso, selecione esta opção para os artigos mensais e defina durante quantos dias o artigo pode ser utilizado após o fim da subscrição.
Selecione Guardar.
Editar e desativar grupos de artigos
Em Configurações > Listas e modelos > Plano de saúde, na secção Grupos de artigos do plano de saúde, selecione o botão da caneta na linha do grupo de artigos que pretende editar.
Para desativar um grupo de artigos e impedir que seja utilizado nos planos de saúde, desmarque a caixa de seleção Selecionável para modelos de plano de saúde. O grupo de artigos é arquivado. Para encontrar grupos de artigos arquivados, utilize o filtro Arquivado em Configurações > Listas e modelos > Plano de saúde, na secção Grupos de artigos do plano de saúde. Pode editar os grupos de artigos arquivados e voltar a ativá-los.