Estes exemplos mostram como configurar regras comuns de lembretes automáticos no Provet. Para instruções sobre como criar uma regra de lembrete, consulte Criar e gerir lembretes automáticos de pacientes.
Nota
Os lembretes estão disponíveis em todos os ambientes acedendo a Configurações > Listas & Templates > Lembretes. No entanto, as imagens e algumas funcionalidades apresentadas neste artigo, como Pause/Cancel conditions, podem ainda não estar disponíveis no seu ambiente.
Lembrete para exame anual
Exemplo:
Neste exemplo, um lembrete é acionado para o próximo exame anual quando a fatura de consulta do exame anual de um paciente é finalizada. O lembrete é enviado 45 dias antes da data de vencimento do exame anual. Também é definida uma pause condition para que, se o cliente marcar um novo exame anual, o lembrete pendente seja pausado automaticamente.
Lembretes de vacinação
Nota
Os calendários de vacinação variam consoante a região, o protocolo da clínica e as circunstâncias individuais do paciente. Revise os protocolos da sua clínica e considere quaisquer exceções antes de configurar regras de lembretes.
Ao criar regras de lembretes para serviços de vacinação, selecione o item de procedimento de vacinação como item de gatilho e não o item medicine. Ao utilizar o item medicine, é acionada cada regra de lembrete que tenha o mesmo item selecionado, o que gera vários lembretes incorretos.
Exemplo 1: Lembretes de vacinação para cachorro
Um calendário de vacinação comum começa quando os cachorros recebem a primeira vacina aproximadamente com 8 semanas de idade. Normalmente, isso é tratado pelo criador antes de o cachorro mudar para a sua nova casa, por isso, geralmente não é necessário um lembrete para esta dose inicial.
A segunda vacinação ocorre, em geral, por volta das 12 semanas de idade, embora isso possa variar conforme as diretivas regionais. Este é frequentemente o momento em que o novo proprietário visita a sua clínica pela primeira vez e o cachorro recebe a sua segunda vacina.
Nesta visita, pretende acionar um lembrete para o próximo reforço, que é devido quando o cão tem aproximadamente um ano. Como o cachorro tem cerca de 3 meses na consulta das 12 semanas e precisa da próxima vacinação aos 12 meses, o intervalo é de aproximadamente 9 meses (250 dias). Pode configurar uma regra de lembrete acionada tanto pela idade do paciente como pelo item de vacinação.
Regra do lembrete da primeira vacinação do cachorro:
Assim que o animal atinge um ano de idade, o calendário normalmente muda para vacinações anuais. Nesta fase, configure uma regra de lembrete de 12 meses para garantir que o cão mantém o calendário ao longo da sua vida adulta.
Regra de lembrete de vacinação anual (>12 month):
Exemplo 2: Vacinação contra a raiva
Uma vacina contra a raiva pode ser válida por 1 ano ou por 3 anos. Quando um paciente recebe a vacina de 1 ano,< é criado um lembrete de 1 dia. Se, em seguida, o paciente vier mais cedo — antes de o lembrete ter sido enviado — e receber a vacina de 3 anos, o lembrete pendente de 1 ano precisa de ser cancelado. Existem várias formas de o sistema lidar com isto:
Use a definição Automatically remove upcoming duplicate reminders: se as regras de 1 ano e de 3 anos usarem o mesmo template de lembrete, a definição Automatically remove upcoming duplicate reminders trata isto automaticamente. Quando o lembrete de 3 anos é criado, o sistema identifica o lembrete pendente de 1 ano como um duplicado e remove-o. Não precisa de usar a função Overrides neste caso. Esta definição encontra-se em Configurações > Geral > Localização da clínica > Reminder.
Use a função Overrides: se utilizar templates de lembretes diferentes para as duas regras (por exemplo, “Rabies 1-year reminder” e “Rabies 3-year reminder”), o sistema não as reconhece como duplicados. Neste caso, adicione a regra de 1 ano no campo Overrides da regra de 3 anos. O sistema fica então a saber que estão ligadas e cancela o lembrete pendente de 1 ano quando a vacina de 3 anos é administrada.
Using Pause/Cancel conditions: também pode adicionar uma pause condition ou uma condição de cancelamento à regra de lembrete, por exemplo, com base no motivo da consulta. Se o paciente vier para uma vacinação contra a raiva, o lembrete pendente é pausado ou cancelado automaticamente.
Overrides da regra da vacina contra a raiva de 3 anos em relação à regra da vacina contra a raiva de 1 ano:
Lembrete de medicação
Exemplo 1: fornecimento de medicação de 3 meses
Neste exemplo, um paciente recebe um fornecimento de medicação de 3 meses (90 dias) e pretende que o cliente seja lembrado a administrar a medicação uma vez por mês, dois dias antes de cada data de vencimento mensal.
Ao criar a regra de lembrete para o item medicine, defina a Data de vencimento do serviço para 90 dias. Como a medicação deve ser administrada a cada 30 dias, adicione três lembretes à regra e defina a Hora de envio do lembrete de modo que cada lembrete seja enviado 2 dias antes de cada intervalo de 30 dias:
Lembrete 1: Hora de envio do lembrete: 62 dias antes da data de vencimento do serviço
Lembrete 2: Hora de envio do lembrete: 32 dias antes da data de vencimento do serviço
Lembrete 3: Hora de envio do lembrete: 2 dias antes da data de vencimento do serviço
Exemplo 2: Lembretes recorrentes de medicação, prevenção de parasitas
A medicação de prevenção de parasitas é normalmente administrada aproximadamente a cada 30 dias e é frequentemente vendida em quantidades de dose única, pacote de 3 ou pacote de 6. Este exemplo mostra como configurar lembretes recorrentes que se ajustam automaticamente consoante o tamanho do pacote comprado, usando o botão Recur reminders e a função Overrides.
A clínica pode começar por dispensar uma dose única para confirmar que o animal tolera bem a medicação antes de vender um pacote maior. Quando a dose única é vendida, a regra do lembrete de dose única é acionada. Se, em seguida, for vendido um pacote maior antes de o lembrete ser enviado, a regra do pacote maior é acionada e substitui o lembrete pendente de dose única.
Tenha em atenção que podem ser adicionados vários itens de medicação à mesma condição. Por exemplo, se a sua clínica vende várias marcas de medicação para prevenção de parasitas, pode adicionar todos os itens relevantes a uma única regra para que o lembrete seja acionado independentemente da marca dispensada.
Exemplo de regra de lembrete de prevenção de parasitas de dose única:
Exemplo de regra de lembrete de prevenção de parasitas em pacote de 3:
Quando o cliente compra um pacote de 3, a regra do pacote de 3 é acionada e substitui o lembrete pendente de dose única. Em seguida, o cliente recebe um lembrete mensal durante 3 meses. Se também vender um pacote de 6, pode configurar uma regra semelhante com recorrência definida para 6 vezes.
Nota
Ao configurar várias regras de lembretes para a mesma medicação, considere cuidadosamente todos os cenários possíveis e quais regras devem substituir (override) outras. Existem muitas formas de configurar isto, dependendo do fluxo de trabalho da sua clínica.
Lembrete para chamada ao cliente
Para lembretes internos do pessoal, recomendamos usar Tarefas. Para mais informações, consulte Visão geral e definições de Tarefas.
Se preferir usar lembretes de pacientes para notificações internas do pessoal, pode fazê-lo selecionando o método de envio “mail”. Isto cria um lembrete visível para o pessoal, mas que não é enviado ao cliente.
Exemplo: Lembrete de correio para chamada ao cliente
Crie um template de lembrete com apenas um título; por exemplo, “Chamar o cliente após a cirurgia”.
Crie uma regra de lembrete usando o método de envio “mail”, defina a Data de vencimento do serviço para 1 dia e defina a Hora de envio do lembrete para 0 dias antes da data de vencimento do serviço.
O lembrete aparece na página Registos > Lembretes. A data de vencimento fica destacada em laranja quando a chamada é devida e em vermelho se a data de vencimento já tiver passado.