Estes exemplos mostram como configurar regras comuns de lembretes automáticos no Provet. Para instruções sobre como criar uma regra de lembrete, consulte Create and Manage Automatic Patient Reminders.
Nota
Os lembretes estão disponíveis em todos os ambientes em Configurações > Listas & Templates > Lembretes. No entanto, as imagens e algumas funcionalidades apresentadas neste artigo, como Pausar condição/Cancelar condições, podem ainda não estar disponíveis no seu ambiente.
Lembrete de exame anual
Exemplo:
Neste exemplo, um lembrete é acionado para o próximo exame anual quando a fatura de consulta do exame anual de um paciente é finalizada. O lembrete é enviado 45 dias antes da data de vencimento do exame anual. Também é definida uma pausa de modo que, se o cliente marcar um novo exame anual, o lembrete pendente seja automaticamente pausado.
Lembretes de vacinação
Nota
Os calendários de vacinação variam por região, protocolo da clínica e circunstâncias individuais do paciente. Revise os protocolos da sua clínica e considere quaisquer exceções antes de configurar regras de lembrete.
Ao criar regras de lembretes para serviços de vacinação, selecione o item de procedimento de vacinação como item gatilho e não o item de medicamento. Usar o item de medicamento aciona todas as regras de lembrete que tiverem o mesmo item selecionado, o que gera múltiplos lembretes incorretos.
Exemplo 1: Lembretes de vacinação para cachorro
Um calendário comum de vacinação começa quando os cachorros recebem a primeira vacina com cerca de 8 semanas de idade. Normalmente, isso é tratado pelo criador antes de o cachorro se mudar para a nova casa, por isso geralmente não é necessário um lembrete para esta dose inicial.
A segunda vacinação ocorre normalmente por volta das 12 semanas de idade, embora isso possa variar de acordo com as diretivas regionais. Este é frequentemente o momento em que o novo proprietário visita a sua clínica pela primeira vez e o cachorro recebe a sua segunda vacina.
Nesta consulta, pretende acionar um lembrete para a próxima vacina de reforço, que é devida quando o cão tem cerca de 1 ano. Como o cachorro tem aproximadamente 3 meses na consulta de 12 semanas e precisa da próxima vacinação aos 12 meses, o intervalo é de cerca de 9 meses (250 dias). Pode configurar uma regra de lembrete acionada tanto pela Idade do paciente como pelo item de vacinação.
Regra de lembrete da primeira vacinação do cachorro:
Quando o animal atinge 1 ano de idade, o calendário normalmente muda para vacinas anuais. Nesta fase, configure uma regra de lembrete de 12 meses para garantir que o cão fica no calendário durante toda a sua vida adulta.
Regra de lembrete de vacinação anual (>12 month):
Exemplo 2: Vacinação contra raiva
A vacina contra a raiva pode ser válida por 1 ano ou por 3 anos. Quando um paciente recebe a vacina de 1 ano,< é criado um lembrete de 1 ano. Se o paciente vier antes — antes de o lembrete ter sido enviado — e receber a vacina de 3 anos, o lembrete pendente de 1 ano precisa de ser cancelado. Existem várias formas de o sistema lidar com isso:
Use o ajuste Remova automaticamente os próximos lembretes duplicados: Se as regras de 1 ano e de 3 anos usarem o mesmo template de lembrete, o ajuste Remova automaticamente os próximos lembretes duplicados trata disso automaticamente. Quando o lembrete de 3 anos é criado, o sistema identifica o lembrete pendente de 1 ano como duplicado e remove-o. Neste caso, não precisa usar a função Substituir. Este ajuste encontra-se em Configurações > Geral > Localização da clínica > Lembrete.
Use a função Substituir: Se usar templates de lembrete diferentes para as duas regras (por exemplo, 'Lembrete de raiva de 1-year' e 'Lembrete de raiva de 3-year'), o sistema não as reconhece como duplicadas. Neste caso, adicione a regra de 1 ano no campo Substituir da regra de 3 anos. Assim, o sistema sabe que estão relacionadas e cancela o lembrete pendente de 1 ano quando a vacina de 3 anos é administrada.
Usando Pausar condição/Cancelar condições: Também pode adicionar uma pausa ou uma condição de cancelamento à regra de lembrete, por exemplo com base no Motivo da consulta. Se o paciente vier para uma vacinação contra raiva, o lembrete pendente é automaticamente pausado ou cancelado.
Substituições da regra da vacina contra raiva de 3-Year por regra da vacina contra raiva de 1-year:
Lembrete de medicação
Exemplo 1: Fornecimento de medicação de 3 meses
Neste exemplo, um paciente recebe um fornecimento de medicação de 3 meses (90 dias) e pretende lembrar o cliente para dar a medicação uma vez por mês, dois dias antes de cada data de vencimento mensal.
Ao criar a regra de lembrete para o item de medicamento, defina o Service due date como 90 dias. Como a medicação deve ser administrada a cada 30 dias, adicione três lembretes à regra e defina o Reminder send time de modo que cada lembrete seja enviado 2 dias antes de cada intervalo de 30 dias:
Lembrete 1: Reminder send time: 62 dias antes da data de vencimento do serviço
Lembrete 2: Reminder send time: 32 dias antes da data de vencimento do serviço
Lembrete 3: Reminder send time: 2 dias antes da data de vencimento do serviço
Exemplo 2: Lembretes recorrentes de medicação, prevenção de parasitas
A medicação de prevenção de parasitas é normalmente administrada aproximadamente a cada 30 dias e é frequentemente vendida em quantidades individuais, de 3 unidades ou de 6 unidades. Este exemplo mostra como configurar lembretes recorrentes que se ajustam automaticamente com base no tamanho da embalagem comprada, usando o alternar Recur reminders e a função Substituir.
Uma clínica pode começar dispensando uma dose única para confirmar que o animal tolera bem a medicação antes de vender uma embalagem maior. Quando a dose única é vendida, a regra de lembrete de dose única é acionada. Se depois for vendida uma embalagem múltipla antes de o lembrete ser enviado, a regra da embalagem múltipla é acionada e substitui o lembrete pendente de dose única.
Note que é possível adicionar vários itens de medicamento à mesma condição. Por exemplo, se a sua clínica vender várias marcas de medicação para prevenção de parasitas, pode adicionar todos os itens relevantes a uma única regra para que o lembrete seja acionado independentemente da marca dispensada.
Exemplo de regra de lembrete para prevenção de parasitas (dose única):
Exemplo de regra de lembrete para prevenção de parasitas (embalagem de 3):
Quando o cliente compra uma embalagem de 3 unidades, a regra da embalagem de 3 é acionada e substitui o lembrete pendente de dose única. Em seguida, o cliente recebe um lembrete mensal durante 3 meses. Se a sua clínica também vender uma embalagem de 6 unidades, pode configurar uma regra semelhante com o recorrente definido para 6 vezes.
Nota
Ao configurar várias regras de lembrete para a mesma medicação, considere cuidadosamente todos os cenários possíveis e quais regras devem substituir-se entre si. Existem muitas formas de configurar isto, dependendo do fluxo de trabalho da sua clínica.
Lembrete de chamada ao cliente
Para lembretes internos do pessoal, recomendamos o uso de Tarefas. Para mais informações, consulte Tasks Overview and Settings.
Se preferir usar lembretes do paciente para notificações internas do pessoal, pode fazê-lo selecionando o método de envio 'mail'. Isto cria um lembrete visível para o pessoal, mas não enviado ao cliente.
Exemplo: Lembrete de correio para chamada ao cliente
Crie um template de lembrete apenas com um título, por exemplo 'Chame o cliente após a cirurgia'.
Crie uma regra de lembrete usando o método de envio 'mail', defina o Service due date como 1 dia e defina o Reminder send time como 0 dias antes da data de vencimento do serviço.
O lembrete aparece na página Registos > Lembretes. A data de vencimento fica destacada a laranja quando a chamada está devida e a vermelho se a data de vencimento já passou.