Introdução
A função de pré-registo online permite que os seus clientes façam um pré-registo antes da consulta através de um formulário online. Ao permitir que os clientes façam o pré-registo, poupa tempo na receção e no início da consulta. Além disso, oferece aos clientes uma forma segura e privada de comunicarem as suas informações pessoais, que de outra forma teriam de fornecer numa área aberta de receção.
Quando um cliente faz uma marcação online ou quando uma marcação é reservada no calendário de marcações de Provet, as mensagens de confirmação e lembrete da marcação incluem uma ligação para a página de pré-registo, onde podem consultar as suas informações e fornecer outras informações preliminares.
Além disso, pode permitir que os clientes façam o auto-check-in para a sua marcação online. Esta opção fica disponível se o pré-registo estiver em utilização.
O pré-registo e o auto-check-in são funções adicionais. Contacte as Vendas da Provet ou o apoio ao cliente para obter mais informações.
Configurar o pré-registo
Vá a Settings > Clinic location > Client interaction e selecione o botão de caneta.
Role para baixo para selecionar Enable client pre-registration / Self check-in.
Se utiliza tipos de razão, selecione os tipos de razão para os quais pretende permitir o pré-registo no campo Enabled for reason types. Quando um tipo de razão incluído aqui é selecionado para uma marcação, é adicionada uma ligação para o pré-registo às mensagens de confirmação e lembrete. Se deixar este campo vazio, o pré-registo fica disponível para todos os tipos de razão.
No campo Pre-registration message header, pode adicionar um cabeçalho para a secção de pré-registo nas mensagens de confirmação e lembrete da marcação. Se deixar este campo vazio, é utilizado o seguinte cabeçalho predefinido: 'Continue to pre-registration'.
No campo Pre-registration message content, pode adicionar texto do corpo para a secção de pré-registo nas mensagens de confirmação e nos emails de lembrete da marcação. Note que o texto do corpo não é apresentado nas mensagens SMS; é apresentado apenas no email. Se deixar este campo vazio, é utilizado o seguinte texto predefinido: 'The pre-registration feature enables a personal and data-safe way to share/update your personal details and allows for a more pleasant and quick arrival to the clinic for you and your pet.'
No campo Pre-registration form description, pode adicionar uma mensagem personalizada ao formulário de pré-registo.
No campo Pre-registration confirmation email header, pode adicionar um cabeçalho personalizado para o email de confirmação enviado após concluir o pré-registo.
No campo Pre-registration confirmation email content, pode adicionar o conteúdo a apresentar no email de confirmação após concluir o pré-registo.
Selecione Save ao lado de Client interaction para aplicar as alterações.
Exemplo de uma ligação para o pré-registo num email de confirmação de marcação:
Autenticação de dois fatores com senha de utilização única (OTP)
Enable two-factor authentication for pre-registration: quando esta definição está selecionada, os clientes recebem um código de verificação por SMS, que devem introduzir para aceder ao formulário de pré-registo. A autenticação de dois fatores adiciona uma camada extra de segurança: se o email de confirmação for enviado acidentalmente para um endereço incorreto, o destinatário não conseguirá aceder ao formulário de pré-registo se não conseguir fornecer o código de verificação enviado por SMS.
Para ativar a autenticação de dois fatores, vá a Settings > Clinic location > Client interaction e selecione o botão de caneta. Selecione Enable two-factor authentication for pre-registration nas definições de pré-registo.
O método de verificação depende de como o cliente recebeu a ligação de pré-registo:
Se o cliente recebeu a ligação por email, é enviado um código de utilização única para o número de telefone por SMS.
Se o cliente recebeu a ligação por SMS, é enviado um código de utilização única para o endereço de email.
Os dados de contacto usados para a verificação são parcialmente mascarados para segurança. Por exemplo, um número de telefone aparece como •••••1234 e um endereço de email aparece como j•••@example.com.
O cliente introduz a senha de utilização única no ecrã de verificação para confirmar a sua identidade e aceder ao formulário de pré-registo.
Para a verificação com OTP funcionar, devem existir no registo do cliente um endereço de email válido e um número de telefone. Se faltar qualquer um deles, o cliente não consegue concluir a etapa de verificação.
Nota: Se o cliente, por algum motivo, não tiver recebido o email de confirmação ou o SMS, pode reenviá-lo editando a marcação e reenviando/guardando novamente.
Configurar o auto-check-in
Nota: Pode ativar o auto-check-in se o pré-registo tiver sido ativado.
Vá a Settings > Clinic location > Client interaction e selecione Enable self check-in.
Time in minutes before marking as arrived: com esta definição, pode definir durante quantos minutos antes da consulta os clientes podem fazer o check-in. Por exemplo, se definir este valor como 30, os clientes não conseguem fazer check-in até 30 minutos antes da consulta. Quando ainda não for possível fazer o check-in, é apresentada uma mensagem no portal da marcação, por exemplo: 'You can check in 30 minutes before your appointment.'
Self check-in success message: pode adicionar uma mensagem opcional para mostrar aos seus clientes quando o check-in for feito com sucesso.
Na secção Waiting locations, pode adicionar localizações de espera que os clientes possam selecionar ao fazer o check-in. Isto é útil se tiver várias áreas de espera para clientes e pacientes. Para adicionar uma nova localização de espera, selecione o botão Add. Pode editar ou remover localizações de espera usando os botões de caneta e de caixote do lixo.
Pode pedir aos clientes que forneçam o historial médico do paciente antes da consulta, colocando perguntas preliminares no pré-registo. Como as perguntas são definidas separadamente para diferentes motivos de marcação, pode adicionar perguntas específicas relacionadas com a natureza da consulta.
Vá a Settings > Lists & Templates > Reasons e abra o motivo para o qual quer adicionar perguntas.
Role para baixo até ao final da caixa de diálogo do motivo e selecione o botão + Preliminary question.
Introduza uma pergunta no campo Question e, em seguida, selecione novamente o botão + Preliminary question para adicionar mais perguntas.
Receber e verificar os dados do pré-registo
Uma ligação para o pré-registo e para o auto-check-in é incluída no email de confirmação da marcação do cliente e/ou na mensagem SMS. Note o seguinte:
O cliente e o paciente têm de existir no Provet para que o cliente possa usar o pré-registo. O cliente não consegue adicionar novos pacientes usando o formulário de pré-registo.
Certifique-se de que a mensagem de confirmação/lembrança está selecionada para ser enviada ao criar uma marcação.
Certifique-se de que foi selecionado um veterinário para a consulta.
Se quiser que os clientes respondam a perguntas preliminares antes da consulta, certifique-se de que o reason selecionado tem perguntas preliminares definidas.
Nota: Atualmente, o pré-registo e o auto-check-in só podem ser usados com marcações com um único paciente. Se forem adicionados mais pacientes à marcação, o cliente não consegue entrar nem verificar os seus dados no pré-registo.
Quando o cliente tiver preenchido ou atualizado as suas informações usando o formulário de pré-registo (e o auto-check-in opcional), pode consultar as informações no Provet. Pode fazê-lo em:
Diálogo da marcação (calendário de marcações)
Diálogo de admissão (ao marcar uma marcação como tendo chegado)
Página do paciente
Página do cliente
A mensagem seguinte é apresentada nestas páginas:
Selecione a ligação Please confirm the data here na nota. Abre-se um diálogo de informações do pré-registo. As informações atualmente guardadas no Provet são apresentadas à esquerda em Client data in Provet e Patient data in Provet. As informações fornecidas pelo cliente no pré-registo são apresentadas à direita em New data provided by client. Por predefinição, apenas são apresentados os campos para os quais o cliente forneceu informações atualizadas. Se quiser ver todos os campos de informações do cliente e do paciente, incluindo os que o cliente não alterou, selecione Show all fields.
Para aceitar as atualizações do cliente, selecione os botões de seta entre os campos. Se quiser aceitar todas as alterações de uma só vez, selecione o botão de seta All no topo. As atualizações do cliente são copiadas para os campos do Provet à esquerda. Também pode editar manualmente os campos do Provet, se quiser fazer algumas alterações às informações fornecidas pelo cliente (por exemplo, corrigir um erro de digitação).
Para guardar as alterações, selecione o botão Update.
Se quiser eliminar as atualizações do cliente completamente, selecione o botão Discard. Note que, uma vez confirmado, não é possível recuperar as informações do pré-registo.
Guia do cliente: usar o pré-registo e o auto-check-in
Nota: Pode criar as suas próprias instruções para os clientes com base nestas instruções e incluir as suas instruções na mensagem de pré-registo ou na página web da sua clínica.
Selecione a ligação para a página de pré-registo na sua mensagem de confirmação ou lembrete da marcação (email e/ou mensagem SMS).
Se a autenticação de dois fatores estiver ativada, verifique a sua identidade introduzindo a senha de utilização única (OTP). Se recebeu a ligação por email, o código é enviado para o número de telefone por SMS. Se recebeu a ligação por SMS, o código é enviado para o endereço de email.
A página de pré-registo é preenchida previamente com as informações disponíveis no seu perfil no Provet. Revise as informações e preencha os campos em branco ou atualize as informações existentes, se necessário.
Responda a quaisquer perguntas preliminares que possam ser incluídas com base no motivo da sua visita.
Se o auto-check-in estiver disponível, pode marcar-se como tendo chegado e selecionar uma localização de espera.
Quando estiver pronto, selecione Send.