Provet støtter import av betalingsfiler, slik at ferdigstilte fakturaer automatisk kan merkes som betalt. Dette reduserer behovet for manuell betalingsbehandling ved å matche innkommende banktransaksjoner med riktige fakturaer ved hjelp av referansenumre. Import av betalingsfiler kan også brukes til å behandle utbetalinger av forsikringserstatning.
Du kan importere en bankbetalingsfil, for eksempel en eksportert kontoutskrift, eller en Excel-fil som du fyller ut selv.
Muligheten til å vise og laste opp betalingsfiler og endre organisasjonsinnstillingene avhenger av dine brukertillatelser.
Masseimport av betalinger het tidligere Registrer bankbetaling fra fil. Navnet ble endret fordi verktøyet nå kan importere mer enn bankbetalingsfiler, for eksempel Excel-filer med egne betalingsmåter.
Merknad: Masseimport av betalinger blir tilgjengelig for klinikker trinnvis. Hvis du ennå ikke ser funksjonen i Provet, kan du kontakte Provet-kontoadministratoren din eller support@provet.com.
Støttede filformater
Masseimport av betalinger støtter følgende betalingsfilformater:
CAMT.053 og CAMT.054 (ISO 20022 XML-format, mye brukt i Europa)
BGMax (brukes hovedsakelig i Sverige)
SEK og SEK2 (brukes hovedsakelig i Danmark)
Excel (.xlsx)
Hvis du vil importere en bankfil, kontakter du banken din for å få bekreftet hvilket format den bruker til eksport av kontoutskrifter.
Hvis du vil importere en Excel-fil, kan du bruke eksempelfilen på opplastingssiden som mal.
Slik fungerer automatisk fakturamatching
Når du laster opp en betalingsfil, prøver Provet å matche hver betaling med en ferdigstilt faktura ved hjelp av referansenummeret som er oppgitt for betalingen.
Hvis det finnes et samsvar, merkes raden som Matchet.
Hvis det ikke finnes et samsvar, merkes raden som Mangler match. Du kan tilordne fakturaen manuelt – se trinn 5 nedenfor.
Automatisk matching omfatter bare fakturaer fra de siste 12 månedene. Match eldre fakturaer manuelt.
Merknad: Rader som automatisk matches med fakturaer der skyldig beløp er 0, ignoreres som standard og blir ikke behandlet.
Referansenumre
Referansenumre er unike identifikatorer som genereres når en faktura ferdigstilles. De skrives ut på fakturaen sammen med bankkontodetaljene. Når en kunde oppgir referansenummeret ved betaling, kan Provet automatisk matche banktransaksjonen med riktig faktura.
Provet støtter følgende referansenummerformater:
Finsk referansenummer (viitenumero)
Norsk referansenummer (KID)
Svensk referansenummer (OCR)
Internasjonalt strukturert kreditorreferanse (ISO 11649 / SEPA)
Referansenummerformatet som brukes av klinikken din, konfigureres under Innstillinger. Hvis du vil vise eller oppdatere innstillingene, velger du avdelingsnavnet øverst til venstre. Gå deretter til Innstillinger > Generelt > Organisasjon > Organisasjonsinnstillinger, og velg Opprett referansenumre for fakturaer.
Merknad: Disse innstillingene konfigureres vanligvis under implementeringen. Endringer kan påvirke arbeidsflyter og etterlevelse. Kontakt systemadministratoren før du gjør endringer.
Gjør en betalingsmåte tilgjengelig i Masseimport av betalinger
Importerte betalinger kan matches mot klinikkens egne betalingsmåter, for eksempel en inkassosak eller en avskrivning. Hver betalingsmåte må aktiveres under organisasjonsinnstillingene før den kan brukes i Masseimport av betalinger. Muligheten til å endre disse innstillingene avhenger av dine brukertillatelser.
Velg avdelingsnavnet øverst til venstre. Gå deretter til Innstillinger > Generelt > Organisasjon, og velg Betalingsmåter.
Velg redigeringsknappen på raden for betalingsmåten. Dialogboksen Redigering av betalingsmåte åpnes.
Velg I Masseimport av betalinger.
Velg Lagre.
Bare aktiverte betalingsmåter kan matches under importen. Kolonnen I masseimport i tabellen over betalingsmåter viser hvilke betalingsmåter som er aktivert. Den samme innstillingen er tilgjengelig når du oppretter en betalingsmåte med Legg til, og er ikke valgt som standard.
Betalingsmåter i en Excel-fil
En Excel-fil som importeres med Masseimport av betalinger, kan inneholde en kolonne for betalingsmåte (payment_method). Provet matcher hver rad med en aktivert betalingsmåte basert på navnet.
Hvis kolonnen er tom, settes raden til Bankbetaling, eller til Forsikringskrav hvis raden samsvarer med et krav. Bankfiler behandles alltid på denne måten fordi de ikke har en kolonne for betalingsmåte.
Hvis kolonnen inneholder et navn som ikke samsvarer med noen aktivert betalingsmåte, står raden uten betalingsmåte. Velg betalingsmåte manuelt i matchingstrinnet.
Importer en betalingsfil
Slik importerer du en betalingsfil og godkjenner betalinger i Provet:
Gå til Rapportering > Rapporter, velg filteret Økonomi, og åpne Masseimport av betalinger.
Filer som er lastet opp tidligere, vises i tabellen Nylig opplastede filer nederst på siden. Tabellen viser filnavn, dato, status og antall behandlede transaksjoner. Du kan filtrere filer etter status eller endre statusen til en fil manuelt ved å velge redigeringsikonet ved siden av statusen.
Ubehandlede: Filen er lastet opp, men ikke gjennomgått ennå.
Uferdige: Filen er delvis behandlet. Denne statusen vises også hvis filen inneholder betalinger som ikke gjelder noen faktura i Provet. Hvis du er ferdig med å behandle filen, kan du endre statusen manuelt til Ferdigstilt ved hjelp av redigeringsikonet.
Ferdigstilt: Alle aktuelle betalinger er behandlet.
Velg Klikk eller slipp filer her for å laste opp, og velg betalingsfilen. Du kan også dra filen til opplastingsområdet.
Kontroller at filen har et støttet format før du laster den opp. Se Støttede filformater ovenfor. Noen banker eksporterer betalingsfiler i et annet format som standard. Åpne filen og lagre den i et støttet format før opplasting hvis det er nødvendig.
Velg Neste. Provet laster opp filen og viser transaksjonslisten.
Kolonneoverskrifter matches uavhengig av store og små bokstaver, mellomrom og understreker.
Hvis filen har to kolonner for samme felt, avviser Provet filen. Fjern den ekstra kolonnen og last opp filen på nytt.
Kolonner som importøren ikke bruker, vises etter opplasting, slik at du kan kontrollere at ingenting mangler.
Gå gjennom transaksjonslisten. Rader med statusen Mangler match er markert med rødt. Hver rad har én av følgende statuser:
Matchet: En faktura med samsvar ble funnet.
Mangler match: Ingen faktura med samsvar ble funnet. Du må tilordne fakturaen manuelt. Raden viser fakturanummeret fra filen, slik at du kan se hva det ble søkt etter.
Du kan også ignorere eller slutte å ignorere enkelte rader manuelt. Bare rader med statusen Matchet behandles.
For hver rad med statusen Mangler match velger du handlingsknappen på slutten av raden for å åpne dialogboksen Målfaktura til betaling. Dialogboksen viser betalingsdetaljer og rå bankdata. Søk etter riktig faktura ved hjelp av ett av følgende felt:
Faktura søk: Søk etter betalers navn eller fakturanummer. Du kan oppgi fakturanummeret slik det vises på fakturaen, inkludert prefikset.
Kundenummer: Søk etter kundenummer.
Forsikringssøk: Søk etter krav ID, saksnummer eller kravreferanse.
Skyldig beløp: Søk etter det utestående beløpet på fakturaen.
Beløp som skal betales av kunde: Filtrer etter beløpet som skal betales av kunden.
Beløp som skal betales av forsikringsselskap: Filtrer etter beløpet som skal betales av et forsikringsselskap.
Søkeresultatene viser bare ferdigstilte fakturaer.
Velg riktig faktura i resultatene for å markere den, og velg deretter Målet er valgt. Statusen til raden endres til Matchet.
Merknad: Hvis en betalingsrad ikke gjelder noen faktura, lar du den stå som Mangler match. Du kan lukke dialogboksen uten å matche raden ved å velge Lukk.
Kontroller at riktig betalingsmåte er valgt for hver rad.
Velg Aksepter for å bekrefte importen. Provet merker fakturaene med samsvar som betalt og viser et sammendrag av de behandlede betalingene. Filstatusen endres til Ferdigstilt. Hvis noen betalinger ikke kunne brukes, kan du se detaljer i kolonnen Feilmeldinger.
Hvis filen inneholder betalinger som ikke gjelder noen faktura, kan filstatusen forbli Uferdige. Når du er ferdig med behandlingen, kan du endre filstatusen manuelt til Ferdigstilt ved hjelp av redigeringsikonet.
Feilsøking
Hvor finner jeg funksjonen for å importere betalinger?
Verktøyet Registrer bankbetaling fra fil, som brukes til å importere referansebetalinger fra en bankfil eller Excel-fil direkte til fakturaer, har fått navnet Masseimport av betalinger. Gå til Rapportering > Rapporter, velg filteret Økonomi, og åpne Masseimport av betalinger.
Hvorfor gjenkjennes ikke filen?
Hvis banken leverer en BGMax-fil som en .txt-fil, endrer du filtypen til .bgi før opplasting. Da kan Provet gjenkjenne filen riktig.
Hvorfor lastes filen opp så sakte?
Fjern eventuelle mellomrom fra filnavnet, og prøv å laste opp filen på nytt.
Hvorfor vises forsikringsbetalinger som bankbetalinger?
Betalinger fra forsikringsselskaper kan noen ganger kategoriseres som Bankbetaling i stedet for Forsikringskrav. Hvis dette skjer, velger du riktig betalingstype manuelt i matchingstrinnet.
Hvorfor får jeg samsvarsfeil når jeg laster opp filen?
Hvis du kombinerer ulike filformater, for eksempel FI og CAMT, i én fil, kan det oppstå samsvarsfeil. Bruk separate filer eller bankkontoer for ulike betalingsformater.
Hvorfor ble en forsikringsbetaling matchet med feil faktura?
Provet kan ikke alltid avgjøre automatisk om en betaling skal registreres som en kundebetaling eller en forsikringsbetaling. Hvis dette skjer, velger du riktig faktura manuelt i matchingstrinnet.
Hvorfor ble ikke en forsikringsbetaling matchet automatisk?
Noen forsikringsintegrasjoner bruker ikke et strukturert referansenummer. I stedet søker Provet etter identifikatorer i betalingsteksten. Hvis meldingen inneholder en skrivefeil eller ikke følger forventet format, kan automatisk matching mislykkes. Velg riktig faktura manuelt i matchingstrinnet.
Hvorfor ble ikke fakturaen matchet automatisk selv om referansenummeret er riktig?
Automatisk matching omfatter bare fakturaer fra de siste 12 månedene. Match eldre fakturaer manuelt i matchingstrinnet.
Bør jeg bruke Masseimport av betalinger eller rapporten Registrere betalinger?
Rapporten Registrere betalinger har ikke filimport, men lar deg kopiere betalingstypen fra den første raden til alle radene. Bruk Masseimport av betalinger når du importerer en fil.