Provet støtter import av bankbetalingsfiler for automatisk å markere ferdigstilte fakturaer som betalt. Dette reduserer manuell betalingsbehandling ved å matche innkommende banktransaksjoner til riktig faktura med referansenummer. Bankens innbetaling av fil import kan også benyttes for å behandle forsikringspoeng.
Muligheten til å se og laste opp bankbetalingsfiler avhenger av brukertillatelsene.
Notat
Tilgjengeligheten til denne funksjonen avhenger av om banken din støtter et av filformatene listet nedenfor. Hvis du ikke kan se Bank betalingsbehandling i Provet, kontakt din Provet kontosjef eller support@provet.com.
Filformater som støttes
Kontakt banken din for å bekrefte hvilket format de bruker på eksport av bankkontoutskrift. Provet aksepterer følgende filformater:
CAMT.053 og CAMT.054 (ISO 20022 XML-format, mye brukt i Europa)
BGMax (brukt hovedsakelig i Sverige)
SEK og SEK2 (brukt primært i Danmark)
Hvordan automatisk fakturamodling virker
Når du laster opp en bankbetalingsfil, Provet forsøker å matche hver betaling til en sluttfaktura, med referansenummeret som inngår i betalingen.
Hvis en kamp blir funnet, er raden markert som Målt.
Hvis ingen treff blir funnet, er raden markert som (Untargeted . Du kan tilordne fakturaen manuelt — se trinn 5 nedenfor.
Notat
Rader som automatisk samsvarer med fakturaer med forfallssum 0, blir ignorert som standard og vil ikke bli behandlet.
[ch:orange slip] Referansenummer
Referansenumre er unike identifikatorer generert når en faktura er ferdig. De er skrevet ut på fakturaen ved siden av bankkontoopplysningene. Når en klient inkluderer referansenummeret i en betaling, kan Provet automatisk matche banktransaksjonen med riktig faktura.
Provet støtter følgende referansenummer formater:
Finsk referansenummer (viitenumero)
Norsk referansenummer (KID)
Svensk referansenummer (OCR)
Internasjonal strukturert kreditorreferanse (ISO 11649 / SEPA)
Referansenummerformatet som benyttes av din klinikk er konfigurert i Innstillinger. For å vise eller oppdatere innstillingene, gå til Innstillinger > Generelt > Organisasjon > Organisasjonsinnstillinger og velg Opprett referansenummer for fakturaer.
Notat
Disse innstillingene er vanligvis konfigurert under implementering. Endringer påvirker arbeidsprosesser og samsvar. Kontakt systemadministratoren før du gjør eventuelle endringer.
Importer en bankbetalingsfil
For å importere en bankbetalingsfil og godkjenne betalinger i Provet:
Gå til Reporting > Reports, velg Finanser filter, og åpne Bank betalingsbehandling.
Tidligere opplastede filer er listet i nylig opplastede filer -tabellen nederst på siden. Tabellen viser filnavn, dato, status og antall transaksjoner behandlet. Du kan filtrere filer etter status, eller manuelt endre statusen for en fil ved å velge redigeringsikonet ved siden av statusen.
Ubehandlet: Filen har blitt lastet opp, men er ikke gjennomgått.
Ikke fullført: filen er delvis behandlet. Denne statusen vises også hvis filen inneholder betalinger som ikke relaterer seg til noen faktura i Provet. Hvis du er ferdig med behandlingen av filen, kan du manuelt endre statusen til Fullførte ved å bruke redigeringsikonet.
Fullført: alle relevante betalinger har blitt behandlet.
Velg Velg fil og velg din bank betalingsfil.
Kontroller at filen er i et støttet format før opplasting. Se Støttede filformater ovenfor. Noen banker eksporterer betalingsfiler som standard i et annet format. Åpne filen og lagre den i et støttet format før opplasting.
Velg Neste. Provet laster opp filen og viser transaksjonslisten.
Gjennomgå transaksjonslisten. Rader uten målrettede er uthevet i rødt. Hver rad viser en av de følgende statusene:
Målsetting: en tilsvarende faktura ble funnet.
Uten mål: ingen samsvarende faktura ble funnet. Du må tildele fakturaen manuelt.
Du kan også ignorere manuelt eller uignorere individuelle rader. Bare rader med status Mållagt behandles.
For hver Untargeted rad, velg handlingsknappen på slutten av raden for å åpne Mål fakturaen til innbetaling dialog. Dialogen viser betalingsdetaljer og rå bankdata. Søk etter riktig faktura med ett av følgende felter:
Fakturasøk: søk etter betalerens navn eller fakturanummer.
Kundenummer: søk etter kundenummer.
Forsikringssøking: søk etter krav-ID, saksnummer eller kravreferanse.
Forfaller sum: søk av utestående beløp på fakturaen.
Betales av kunde: filter av beløp som skal betales av kunden.
Skal betales av forsikringsselskapet: filter av beløp som skal betales av en forsikringsselskap.
Søkeresultatene viser kun sluttførte fakturaer.
Velg riktig faktura fra resultatene for å fremheve den, og velg Mål valgt. Radstatusen endres til Målt.
Notat
Hvis en betalingsrad ikke er relatert til en faktura, la det være som (Untargeted A). Du kan lukke dialogboksen uten målretting ved å velge Tømme.
Dersom filen inneholder forsikringskompensasjoner må du sørge for at riktig betalingstype velges for disse radene.
Velg Aksept for å bekrefte importen. Provet markerer de samsvarende fakturaene som betalt og viser et sammendrag av de behandlede betalingene. Filstatusen endres til Avsluttet. Hvis en betaling ikke kan benyttes, sjekk Feilene kolonnen for detaljer.
Hvis filen inneholder betalinger som ikke er knyttet til faktura, kan filstatusen forbli Ufullstendig. Når du er ferdig med behandlingen, kan du manuelt endre filstatusen til Fullførte ved å bruke redigeringsikonet.
Feilsøking
Hvorfor er filen min ikke gjenkjennet?
Hvis din bank tilbyr en BGMax fil som en .txt fil, gi nytt navn til filtypen . gi før opplasting. Dette tillater Provet å gjenkjenne filen riktig.
Hvorfor laster jeg opp sakte?
Fjern mellomrom fra filnavnet og prøv å laste opp igjen.
Hvorfor vises forsikringsbetalinger som bankbetalinger?
Noen ganger kan betalinger fra forsikringsselskaper kategoriseres som bankbetalinger i stedet for forsikringskrav. Hvis dette skjer, velg manuelt riktig betalingstype under trinnet.
Hvorfor får jeg matchende feil ved opplasting av filen?
Ved å kombinere forskjellige filformater, som for eksempel FI og CAMT, kan en enkelt fil forårsake samsvarende feil. Bruk separate filer eller separate bankkontoer for forskjellige betalingsformater.
Hvorfor er en forsikringsbetaling knyttet til feil faktura?
Provet vil kanskje ikke alltid kunne avgjøre om en betaling skal anvendes som en kundebetaling eller en forsikringsbetaling. Hvis dette skjer, velg riktig faktura manuelt under trinnet.
Hvorfor klarte ikke forsikringsbetalingen å matche automatisk?
Noen forsikringsintegrasjoner bruker ikke et strukturert referansenummer. Provet søker etter identifikatorer i betalingsmeldingsteksten i stedet. Hvis meldingen inneholder en typo eller ikke følger det forventede formatet, kan den automatiske kampen feile. Velg riktig faktura manuelt under trinnet for måling.