Oppsummering mest vanlige spørsmål:
1. For at tidligere innkallinger skal forsvinne når en ny konsultasjon gjøres med lik innkalling: Aktiver Fjern kommende duplikat av innkalling automatisk og Fjern eksisterende dupliserte innkallinger under avdelingsinnstillinger. Se mer info under: Avdelingsinnstillinger>innkallingsinnstillinger:
2. Om klinikken har innkallinger som skal overstyre en annen innkalling: Gå inn på reglene for innkallingen (Innstillinger>lister og maler>innkallinger>regler for opprettelse av automatisk innkalling) som skal overstyre en annen. Legg inn innkallingen denne skal overstyre under Overstyrer regler. I eksemplet under vil det, om det har først vært gitt Suprelorin 6mnd, og deretter 12 mnd så vil den på 6 mnd forsvinne fra innkallingsoversiktene og erstattes av 12 mnd. Se mer info under: Overstyringsregler.
Avdelingsinnstillinger>innkallingsinnstillinger:
Standard sendemetode for innkallinger: Metoden dere ønsker skal stå som standard når innkallinger opprettes. Dette kan endres per innkallingstype (F.eks om e-post velges her som standard, så kan det endres til sms når det opprettes en vaksineinnkalling. Eller til Post for en kontrollinnkalling, om denne skal opprettes manuelt)
Automatisk sending av innkallelser er aktivert: Denne må være huket på, om ikke sendes ingen innkallinger ut.
Send innkallinger daglig kl: Velg tidspunkt på dagen hvor alle innkallinger generert den dagen blir sendt ut.
Kombiner pasienten(e)s e-post innkallinger: Om en eier har flere dyr som f. eks tidligere er vaksinert med få dagers mellomrom, kan disse innkallingene slås sammen, så eier kun får en e-post. (Gjelder ikke sms)
Antall dager innkallinger kan kombineres for: Koblet til innstillingen ovenfor. Må settes antall dager, dersom det er huket av for å kombinere pasientenes e-post innkallinger. Maks antall dager er 30, minste er 1.
Fjern kommende duplikat av innkalling automatisk: Dersom pasienten f. eks kommer inn for tannrens noen dager før innkallingen sendes ut, så fjernes den gamle innkallingen slik at det er den nye som er gjeldende. For at en innkalling skal være et duplikat så må den inneholde samme kunde, pasient og innkallingsmal, i tillegg til elementet (elementene) som skal trigge innkallingen.
Fjern eksisterende dupliserte innkallinger som har forfall i: Her må det legges inn antall dager i forhold til innstillingen ovenfor. Denne kan settes opp til 5 år frem i tid.
Fjern også tidligere dupliserte innkallinger: Gjelder alle innkallinger som har gått over utløpsdatoen. (Kun synlig dersom “Fjern kommende duplikat…” er aktiv.)
Innkallingsmaler:
(Innstillinger > Lister & maler > Innkallinger)
Legg inn ønsket navn og eventuelt avdeling. Navn på innkallingsmal vil være synlig på innkallingsoversikten i menyen på venstre side og på kundesiden.
Obs! Ved flere avdelinger så husk å velge riktig avdeling, eller ingen avdeling dersom samme mal skal gjelde alle avdelinger. Eventuelt tilpasse navn til avdeling.Legg inn ønsket tekst. Dersom det allerede ligger tekstmaler som er migrert fra tidligere system så pass på at eventuelle plassholdere samsvarer med listen på høyre side. Det er viktig at teksten som skal sendes ut ligger i riktig felt. Dersom innkallingen skal sendes som sms, må ønsket utsendt tekst ligge i feltet for sms tekst. Det kan uansett være lurt å kopiere samme teksten også til de to andre feltene i tilfelle utsendingsmåte endres.
OBS! Ikke slett migrerte maler, selv om de ikke er i bruk, før klarsignal fra implementør!
Noen av malene kan ikke slettes før alle migrerte innkallinger er sendt ut fra Provet. Slettes malen, slettes også alle innkallinger med tilhørende mal.Oppdater eksisterende innkallinger: Om det gjøres endringer i malen og dere ønsker at dette skal gjelde alle kommende innkallinger, så hukes denne av. Husk å lagre!
Innkallingsregler:
Navn: Navn på innkalling. Kan være samme som navn på malen, men om samme mal brukes til flere innkallinger, er det lurt å skille de ved navn. (Eksempel: Rabies 1 år og Rabies 3 år)
Innkallingsmal: Velg tekstmalen som skal sendes med innkallingen.
Utløse oppretting av innkalling i (Hvor?) Her velges så og si alltid konsultasjon.
Utløse oppretting av innkalling når: Her velges enten når elementet som trigger innkallingen legges til i konsultasjonen, eller når faktura ferdigstilles.
Obs! Om “Når faktura ferdigstilles” velges, og faktura ikke ferdigstilles samme dag så kan dette påvirke det innkallingen gjelder (f. Eks ved rabiesvaksinering).Sendemetode: Som regel sms eller e-post. Velg post dersom innkallingen skal sendes ut manuelt. (Ekstern gjelder kun ved tredjepartsintegrasjoner.) Om innkallinger skal sendes ut manuelt og eventuelt settes opp time, finnes det et eget dokument og video med forslag til hvordan. (Link?)
Sett innkallingens forfallsdato etter: Antall dager til fornyelse. (f.eks 365 dager for årlig vaksine). Det er denne datoen som blir synlig om plassholderen “expiry_date” brukes.
Send før: Sett antall dager før anbefalt fornyelse som innkallingen skal sendes ut. (Eksempel: 14 dager om innkallingen skal sendes kunde 14 dager før det har gått 365 dager)
Opprett innkalling hvis: Her anbefaler vi å alltid velge alternativet; “Alle de følgende betingelsene er oppfylt." Om det kun opprettes en betingelse så har det ingenting å si. Men dersom det opprettes flere betingelser, og en av betingelsene er f eks; “Art: Hund” så vil alle hunder det opprettes en konsultasjon for, få den aktuelle innkallingen, dersom alternativet “Noen av de følgende betingelsene" er oppfylt.
Betingelser: Vi anbefaler her å bruke Elementer (prosedyre, medisiner) som betingelser så langt det lar seg gjøre. Det kan legges til flere elementer per betingelse. Det kan f.eks legges til flere ulike vaksinetyper under en betingelse, og innkallingen trigges da av at en av vaksinetypene blir brukt i konsultasjonen. Legges det til flere ulike betingelser må derimot alle betingelsene oppfylles for at innkallingen skal trigges.
Overstyringsregler: Overstyrer regler: Her kan det legges til at en innkalling skal overstyre en annen.
Når en innkalling er satt til å overstyre en annen innkalling så sendes kun innkallingen som er satt til å overstyre, ut til kunden. Men om ikke innstillingen; “Fjern eksisterende dupliserte innkallinger som har forfall i x antall dager” er satt på (se Avdelingsinnstillinger, øverst) så vil begge innkallingene stå oppført på kundesiden, og på innkallingsoversikten.
Innkallinger av samme type vil fjerne seg selv dersom “Fjern eksisterende dupliserte innkallinger som har forfall i x antall dager” er satt på og er innenfor antall dager satt i innstillingen. Om innkallingen skal fjerne seg selv, uavhengig av antall dager, så kan den settes til å overstyre seg selv. Obs! Innstillingen “Fjern eksisterende dupliserte innkallinger som har forfall i x antall dager” må uansett være på.
Manuell innkalling fra konsultasjon: Manuelle innkallinger kan lages direkte nederst i en åpen konsultasjon. Her kan det lages spesifikke maler, eller hente de fra standard innkallingsmaler. Det kan også settes spesifikk utsendelsestid og eventuelt gjentagelse.
Obs! Disse vil ikke overstyre andre innkallinger, selv om duplikatregler er aktivert. Heller ikke om det velges en standard mal og denne er satt til å overstyre seg selv eller en annen innkalling.
Eksempel 1 - Rabiesvaksinering:
Pasienten kommer inn for første rabiesvaksine. Dere gir vaksinen som har prosedyrenavn “Rabies 1 år. (Obs! Kommer an på hvilken type rabiesvaksine som brukes) Pasienten får innkalling om ett år til ny rabiesvaksine. Denne gang gir dere vaksinen med prosedyrenavn “Rabies 3 år” Rabiesvaksine 3 år, skal da overstyre Rabiesvaksine 1 år:
Inne på innkallingsreglene til Rabiesvaksine 3 år legges malen til Rabiesvaksine 1 år, i feltet “Overstyrer regler”. Husk å lagre. Åpne så innkallingsreglene til Rabiesvaksine 1 år. Der vil det nå stå Rabiesvaksine 3 år i feltet; Overstyrt av.
Dette betyr at når Rabiesvaksine 3 år brukes, ca ett år etter Rabiesvaksine 1 år er brukt, så vil den overstyre, og erstatte Rabiesvaksine 1 år. Men pass på at det er 2 ulike elementer som trigger de ulike innkallingene. Om samme element brukes, så vil 2 innkallinger trigges hver gang elementet brukes. Her bør det brukes 2 ulike prosedyrer, f eks: Rabies 1 år og Rabies 3 år.
(Eventuelt Rabisin/Versiguard som medisin)
Eksempel 2 - vaksinering:
Ved vaksinering av valp anbefaler vi å ikke bruke innkalling, men å sette opp ny time direkte om 3-4 uker. Eventuelt lage en manuell innkalling for eksempel fra fra nederst på den åpne konsultasjonssiden eller fra “vaksiner” på pasientkortet
Om dere likevel bruker automatiske innkallinger for valp/kattunger så bruk ulike prosedyrenavn, som “Vaksine 12 uker”, “Vaksine 16 uker” etc og sett den årlige vaksinen til å overstyre disse.
Dersom dere bruker automatiske innkallinger på vaksiner, så bruk prosedyrer som innkallingselement, ikke medisin. Dette fordi samme element ofte brukes i flere vaksineinnkallinger.
Eksempel tekstmal:
Eksempler vaksineregler:
Eksempel vaksine 16 uker:
Eksempel årlig vaksineinnkalling:
Eksempel 3 - tannbehandling:
Om det er veldig store variasjoner på når pasienten skal tilbake på tannkontroll/tannrens så kan det være bedre og her bruke manuelle innkallinger. Lag først en tekstmal under Innstillinger > Lister & maler > Innkallinger. Om disse skal sendes manuelt, er det ikke nødvendig å lage regler. Etter hver tannbehandling opprettes så en manuell innkalling nederst på konsultasjonssiden, hvor tekstmal, tidspunkt for neste innkalling og hvordan den skal sendes ut velges.
Merk; dette er kun eksempler. Det finnes flere variasjoner og lage innkallinger på, men vi anbefaler og sette det opp så enkelt som mulig og kun bruke overstyring der det er nødvendig.
Be gjerne implementør se over innkallingsreglene før oppstart. Om klinikken er i gang med Provet og har endret eller lagt til nye regler, hør om support kan se på endringene.
Tips: Det er ikke mulig å velge at en kunde ikke skal få innkallinger. Men, dersom en kunde ikke ønsker motta disse kan følgende gjøres:
Lag en prosedyre som f eks heter “Ønsker ikke innkallinger”. Det kan lages en generell eller flere ulike som spesifiserer type innkallinger som: “Ønsker ikke vaksineinnkallinger”, " Ønsker ikke innkalling til tannrens” o.l. Prosedyren(e) settes med null i pris.
Inne på Lister og maler > Innkallinger: Lag en mal og lag så regler knyttet til malen. Inne på reglene velges Post som utsendingsmåte, og elementet som ble laget under punkt 1 under Betingelser.
I feltet “Overstyrer regler” legges alle innkallingsmalene dere ønsker at denne skal overstyre.
For at denne skal bli gjeldende så må da dette elementet brukes i konsultasjonen.
Obs! Husk å bruke elementer i innkallingsreglene som alltid brukes i konsultasjonen. Brukes noen ganger Prosedyre vaksine og andre ganger Prosedyre vaksine tillegg så pass på at begge deler er oppført i samme regel.
Dersom samme element er brukt på 2 ulike innkallinger, med 2 ulike maler, vil uansett 2 innkallinger bli opprettet når elementet blir brukt i en konsultasjon. Dette gjelder selv om innstillingene for å fjerne duplikater er på. Dette er fordi 2 ulike maler regnes som 2 ulike innkallinger. Dette kan være lurt å bruke dersom dere f eks ønsker å både trigge en ny vaksine om en måned (valp/kattunge), og om et år. Om kunden velger å ikke komme til vaksinen om en måned, vil de likevel motta ny innkalling om et år.
Generell oversikt over alle innkallinger:
● Usendte, utgåtte innkallinger kan sendes manuelt.
● Innkallinger for arkiverte / avdøde pasienter vises og kan slettes. Innkallinger for arkiverte / avdøde pasienter vil ikke bli sendt fra systemet.
● Innkallinger kan redigeres ved hjelp av blyantikonet.
● Innkallingsendringer påvirker kun innkallingen som er valgt.
● Innkallinger kan slettes ved å trykke på søppelkasseikonet.
● Plussikonet kan brukes til å legge innkallingen til sendekøen. E-postadresse, sendemetode og dato som skal sendes
kan også endres, og meldingen kan forhåndsvises for hver sendemetode ved å klikke forhåndsvisning.
● Flyikonet lar deg revidere sendemetoden, forhåndsvise og sende innkallingen umiddelbart til klienten.
● Innkallinger med sendemetoden 'Post' må merkes manuelt som 'Sent' når de sendes av klinikken.
Filtre
● Har bestilt timeavtale
● Sendetype
● Er innkalling i kø for sending
● Har innkalling blitt sendt
Timing
● Innkallinger står i sendekø 30 dager før sendedato.
● Innkallinger blir satt i kø umiddelbart etter opprettelse av avtalen
● Mulige årsaker til at innkallinger ikke blir sendt: E-post eller telefonnummer som mangler.
Verktøy
● Liste over innkallinger kan eksporteres til XLS-regneark.
● Innkallingshandlinger kan utføres på flere innkallinger samtidig. Klikk på det hvite mellomrommet på linjen, og en
verktøylinje vises nederst på skjerm