Samtaler er et SMS-verktøy som er innebygd i Provet, og som gir klinikken én delt innboks for Kundekommunikasjon. Meldinger organiseres i samtaletråder som er koblet til kundedokumentasjon, slik at ansatte kan se meldingshistorikk, prioritere Innkommende meldinger, tildele samtaler og svare med full kontekst.
Med Samtaler kan du:
Sende og motta SMS-meldinger med Kunder
Se alle SMS-meldinger fra Kunder i én Delt innboks
Følge med på uleste meldinger og oppdateringer i sanntid
Se Varslinger i sanntid og indikatorer for uleste meldinger
Automatisk finne Samsvar mellom Innkommende meldinger og kundedokumentasjon
Innstill status og prioritet for hver samtale
Tildele samtaler til Ansatte
Før du begynner
Når Samtaler er konfigurert av Provet, må administratorer gi brukere de nødvendige Tillatelsene for å bruke Samtaler.
Velg Avdelingsnavn øverst til Venstre, og gå deretter til Innstillinger > Brukere > Tillatelsesgrupper > Samtaler.
Velg avmerkingsboksene Les og Skriv.
Alle brukere med aktivert tillatelse for Samtaler kan se og bruke Samtaler i venstre sidepanel.
Åpne innboksen for Samtaler
Innboksen for Samtaler viser alle SMS-samtaler for klinikken. Velg Samtaler i venstre sidepanel for å åpne den.
Innboksen viser en Liste over alle samtaler til Venstre. Hver oppføring viser Kundenavn (eller Telefonnummer for ukjente Avsendere), en forhåndsvisning av meldingen, Dato og prioritetsnivå. Velg en samtale for å se hele meldingstråden til Høyre.
Start en ny samtale
Velg Samtaler i venstre sidepanel.
Velg blyantknappen ved siden av Alle samtaler for å skrive en ny melding.
Søk etter en Kunde i panelet Mottakere. Søkeresultatene viser Kundenavn og Telefonnummer.
Velg Kunden du vil sende en melding til.
Skriv meldingen din i Tekstfeltet nederst i samtalen.
Velg Send-knappen eller Klikk på Forhåndsregistrer her på tastaturet.
Svar på en samtale
Velg en samtale fra innbokslisten.
Skriv meldingen din i Tekstfeltet nederst i samtalen.
Velg Send-knappen eller Klikk på Forhåndsregistrer her.
Filtrer samtaler
Du kan filtrere samtaler på Tildelt bruker, status og/eller prioritet for å finne bestemte meldinger i innboksen.
Bruk rullegardinlistene øverst i samtalelisten for å filtrere samtaler:
Tildelt bruker: Filtrer på brukeren som er tildelt samtalen.
Status: Filtrer på Alle status, Åpnet eller Løst.
Prioritet: Filtrer på Alle prioritet, Lav, Normal eller Høy.
Administrer samtalestatus
Hver samtale har en status som hjelper deg med å følge arbeidsflyten. En samtale kan være Åpnet (aktiv) eller Løst (stengt).
Velg Løs-knappen i Topp Høyre-hjørnet av samtalen for å løse en samtale.
Velg Åpne på nytt-knappen i Topp Høyre-hjørnet av samtalen for å åpne en løst samtale på nytt.
Innstill samtaleprioritet
Du kan innstille et prioritetsnivå for å gjøre det enklere å prioritere samtaler. Tilgjengelige prioritetsnivåer er Lav, Normal og Høy.
Velg prioritetsetiketten i samtalens Topptekst, og velg et nivå fra rullegardinlisten for å Endre prioriteten.
Tildel en samtale
Du kan tildele en samtale til deg selv eller en annen Ansatt for å fortsette dialogen.
Velg etiketten Ikke tildelt i samtalens Topptekst for å tildele en samtale. Det vises en rullegardinliste med en Liste over Ansatte.
Velg et navn for å tildele samtalen, eller velg Fjern tildeling for å fjerne tildelingen.
Se uleste meldinger og Varslinger i sanntid
Nye Innkommende meldinger vises automatisk i innboksen for Samtaler. Samtaler med uleste meldinger viser en indikator for uleste meldinger i samtalelisten, slik at ansatte raskt kan identifisere meldinger som krever oppfølging.
Automatisk kundesamsvar
Innkommende SMS-meldinger kobles automatisk til kundedokumentasjon når det er mulig. Dette gjør det enklere for ansatte å se hele samtalen i riktig kundekontekst. Hvis et Telefonnummer ikke kan kobles til en Kunde, vises samtalen fortsatt i innboksen med Avsenderens Telefonnummer.