Det finnes to typer fakturaer du kan motta fra oss:
Faktura for profesjonelle tjenester: Denne dekker kostnader som implementering, reiser og spesifikke oppsettutgifter. Fakturaen er vanligvis enkel å forstå og viser kostnadene som er merket ENIG for konsulentarbeidet som er utført. Vanligvis fakturerer vi en del av implementeringskostnaden på forskudd.
Faktura for faste avgifter: Denne dekker kostnaden for Provet-abonnementet ditt, som faktureres månedlig. Siden beregningen kan være litt mer komplisert, forklarer vi hvordan beløpet beregnes.
Brukere
Brukere og avdelinger faktureres månedlig på forskudd. Systemet beregner kostnadene automatisk. Fakturabeløpet baseres på det høyeste antallet brukere med status Aktiv i forrige måned. Hvis du for eksempel deaktiverer en bruker i februar, blir du fakturert for brukeren i mars, men brukeren blir fjernet fra fakturaen for april.
Det er ditt ansvar å bruke Arkiver på brukere som ikke lenger skal ha status Aktiv i systemet. Du finner instruksjoner for arkivering av en bruker under Opprett og administrer brukerkontoer.
Hvis du vet at noen snart slutter i firmaet eller skal ha lengre permisjon, for eksempel foreldrepermisjon, kan du angi en utløpsdato for brukeren på forhånd.
Grunnavgift og avdelinger
Vanligvis er Provet satt opp med én avdeling per klinikk. Hvis du har én klinikk, har du én avdeling i Provet. Hvis du har mer enn én klinikk, har du flere avdelinger. Grunnavgiften belastes per avdeling og multipliseres derfor med det totale antallet avdelinger. Hvis du for eksempel slår sammen to klinikker eller stenger en klinikk, kan du fjerne den aktuelle avdelingen i Provet for å unngå å bli fakturert for den.
Når stopper faktureringen for en arkivert avdeling?
Avdelinger faktureres månedlig på forskudd, basert på antallet avdelinger med status Aktiv i Provet. Fakturaen viser antallet aktive avdelinger ved utgangen av forrige måned. Hvis du for eksempel deaktiverer en avdeling før utgangen av februar, vises den ikke på fakturaen for mars.
Det er ditt ansvar å bruke Arkiver på avdelinger du ikke lenger trenger. Du finner instruksjoner for arkivering av en avdeling under Arkiver en avdeling.
Transaksjonsavgifter
Noen tilleggstjenester du kan velge å bruke, faktureres per transaksjon. Avgiftene beregnes basert på bruken og legges til fakturaen månedlig etterskuddsvis. Eksempler på transaksjonsavgifter er kostnader for sendte SMS, PACS-undersøkelser, aktive arbeidslisteintegrasjoner, e-fakturaer eller henvisninger via Henvisningsportalen.
Betalingsalternativer
Du kan betale fakturaen med bankoverføring eller kredittkort. Bankgebyrer kan påløpe for transaksjonene dine.
MVA / salgs-MVA
Både implementering og løpende tjenester faktureres fra vårt finske selskap, Nordhealth Finland Oy. Derfor belaster vi ikke MVA eller salgs-MVA hvis firmaet ditt er lokalisert utenfor Finland.
Faktureringsdetaljer og fordeling av fakturerte beløp
Fakturaer genereres automatisk basert på Provet-bruken din. Antallet brukere, avdelinger og transaksjoner beregnes og legges til den månedlige fakturaen. Derfor genereres det bare én faktura per Provet-miljø, ikke én per avdeling eller klinikk, og fakturaen følger et fast format.
Hvis du har flere avdelinger og trenger å fordele kostnadene mellom dem for intern fakturering, kan du se fordelingen i Provet-miljøet ditt. Følg for eksempel instruksjonene nedenfor for å se SMS-bruk per avdeling. Brukere legges til på organisasjonsnivå, men du kan knytte dem til spesifikke avdelinger ved å angi hjemmeavdelingen i brukerprofilen.
Se SMS-bruk per avdeling
1. Gå til Rapportering > Rapporter > Kommunikasjon > Sendte SMS.
2. Velg ønsket periode i rapporten.
3. Hvis du vil se data for alle klinikkene samtidig, velger du Avdeling under alternativet Grupper etter.
4. Generer rapporten. Den viser SMS-forbruket per klinikk.
Se og last ned fakturaene dine
Du kan se og laste ned fakturahistorikken direkte i Provet. Gå til Innstillinger > Fakturering og abonnement > Oversikt > Fakturaer.
På fakturasiden finner du alle fakturaene for klinikken din. Begge fakturatypene vises i samme liste: fakturaer for profesjonelle tjenester (med prefikset CSNF-) og fakturaer for faste avgifter (med prefikset INVNF-). Hver rad viser dato, fakturanummer, beløp og status.
Fakturaer kan ha én av følgende statuser:
«Betalt i sin helhet» — fakturaen er betalt.
«Sendt til betaling» — fakturaen er sendt inn for betaling og behandles.
«Forfalt» — fakturaen er ikke betalt innen forfallsdatoen.
Hvis du vil laste ned en kopi av en faktura, velger du PDF på slutten av raden. For forfalte fakturaer velger du Betal (PDF) for å åpne en sikker betalingslenke og laste ned fakturaen som PDF.
Varsler om forfalte fakturaer
Hvis klinikken din har utestående fakturaer, vises et varselbanner på fakturasiden med antallet forfalte fakturaer og den utestående summen. Det samme banneret vises på oversiktssiden med en lenke til fakturasiden.
Et varselbanner vises også på Provet-oversikten og på den generelle Innstillingssiden hvis det finnes en utestående faktura. Banneret inneholder en lenke til faktureringsdetaljene dine.
Merknad: Siden Fakturering og abonnement er tilgjengelig for administratorer med tilgang til fakturering. Funksjonen er bare tilgjengelig for SME-kunder og er ikke tilgjengelig for bedrifts- eller dedikerte instanser.