Brukstilfelle
Du kan bruke E-signaturer med egendefinerte PDF- og Word-skjemaer i Provet for å samle inn kundens signaturer elektronisk, slik at du reduserer behovet for trykte dokumenter.
Instruksjoner
1. Legg til et skjema
Legg til et skjema du ønsker.
Rediger skjemaet om nødvendig, og sørg for at det inneholder et felt
[[signature]]. Velg Lagre endringer for å bekrefte eventuelle endringer du gjør.Når du bruker Word-skjemaer, velger du knappen Lås dette skjemaet. Da blir knappen E-signatur tilgjengelig. PDF-skjemaer trenger ikke å låses.
2. Opprett forespørsel om E-signatur
På siden for skjemaet velger du knappen E-signatur.
I dialogboksen Forespørsel om elektronisk signatur velger du hvordan forespørselen skal sendes. I denne artikkelen bruker vi e-postalternativet.
For å sende forespørselen til kundens egen enhet:
Velg kundens e-postadresse under Send e-post til adressen eller kundens telefonnummer under Send SMS til nummer.
For å bruke en enhet på klinikken:
Velg avmerkingsboksen Generer PIN-kode under Bruk den klinikkens enhet. PIN-koden opprettes når du lagrer forespørselen, ikke når du velger avmerkingsboksen. Hvis du vil ha mer informasjon om innloggingsalternativer for PIN-kode, se Bruk E-signaturer med enheter på klinikken (PIN-kode innloggingsmodus).
Tips: Legg et bokmerke på siden for PIN-innlogging i enhetsnettleseren. Adressen er den samme for alle forespørsler. Hvis et lagret bokmerke slutter å fungere, er adressen endret. Bruk adressen som vises i dialogboksen i stedet.
Valgfritt: rediger meldingen og tilpass Signaturforespørselens gyldighetstid (minutter) ved behov. Standard er 1440 minutter (24 timer).
Velg Lagre for å opprette forespørselen.
3. Behandle forespørselen og vent til kunden signerer
Vindu for behandling
Dialogboksen Forespørsel om elektronisk signatur venter åpnes og viser status for forespørselen, samt muligheten til å avbryte den ved behov. Hvis du valgte Generer PIN-kode, viser denne dialogboksen også PIN-koden og adressen til PIN-innloggingssiden. Åpne adressen på klinikkenheten og skriv inn PIN-koden.
Når forespørselen er opprettet og sendt til kunden, kan kunden signere den fra sin enhet. Du kan lukke dialogboksen hvis kunden ikke signerer den umiddelbart.
Handlinger for kunden
Når kunden mottar meldingen, kan de starte signeringsprosessen ved å åpne lenken som er inkludert i meldingen.
De får en forhåndsvisning av dokumentet og muligheten til enten å Avslå det eller Signere dokumentet. De kan også endre språket oppe til høyre, eller tømme signaturområdet ved behov.
Når de velger knappen Signer dokument, blir de sendt til signeringsskjermen. De skal skrive signaturen sin i den angitte boksen ved hjelp av enten berøring eller en datamus.
Til slutt må kunden velge knappen Bruk signatur for å fullføre prosessen. En bekreftelsesdialog åpnes, og kunden må velge Bekreft signatur. Når signaturen er levert, kan kunden laste ned det signerte dokumentet ved behov og lukke siden. Kunden mottar også en PDF-kopi på e-post.
Påkrevde felt må fylles ut før signering
Hvis skjemaet inneholder felt som er merket som påkrevd i PDF-filen, må kunden fylle dem ut før de kan signere.
Påkrevde felt markeres så snart dokumentet åpnes. Kunden trenger ikke prøve å signere først for å finne ut hva som mangler.
I signeringsvisningen har hvert tomt påkrevd felt en rød stiplet kant og en rød markør i øvre høyre hjørne. Når kunden fyller ut et felt, blir kanten grønn. Valgfrie felt er ikke merket. Signaturfeltet er heller ikke merket, fordi det er signering av dokumentet som fullfører det.
Hvis kunden velger Signer dokument mens et påkrevd felt fortsatt er tomt, åpnes ikke signeringsskjermen. Meldingen «Vennligst fyll ut alle påkrevde felt før signering» vises. Siden flyttes til første tomme påkrevde felt og plasserer markøren i det. Alle andre tomme påkrevde felt beholder den røde kanten.
Når alle påkrevde felt har en verdi, åpnes signeringsskjermen som normalt ved å velge Signer dokument.
Dette gjelder for alle påkrevde tekstfelter, avmerkingsbokser, nedtrekkslister og radioknapper.
Dette gjelder for alle klinikker. Det finnes ingen innstilling for å slå det av eller på.
Provet sjekker påkrevde felt på nytt når det signerte dokumentet blir sendt inn. Kunder ser vanligvis ikke denne kontrollen, fordi signeringsvisningen stopper dem først.
Merknad: Påkrevde felt leses fra selve PDF-filen. En stjerne som tegnes inn på siden av forfatteren av skjemaet, oppdages ikke. Feltet må merkes som påkrevd i PDF-redigereren. Se Konfigurer PDF-skjemaer.
Hvis en kunde opplyser om at de ikke kan signere et skjema, sjekk skjemaet for påkrevde felt som ikke er fylt ut.
Etter en vellykket signering
I fanen Skjemaer på kundesiden viser kolonnen E-sign status et grønt kontrollmerke (✔) når skjemaet er signert og godkjent. Du kan også skrive ut det signerte skjemaet direkte fra denne visningen ved å velge skriverknappen.
I tillegg, når du åpner skjemaet fra fanen Skjemaer, vises status «E-sign: Godkjent med tidsstempel» nederst, og du kan også skrive ut den signerte versjonen ved å bruke knappen Skriv ut signert dokument.