Notat
InvoiceXpress-integrasjonen er kun tilgjengelig på det portugisiske markedet.
InvoiceXpress er en nettbasert faktureringsprogramvare som er godkjent av de portugisiske skatte- og tollmyndighetene (PTA). Når du bruker InvoiceXpress-integrasjonen i Provet, er prosessen for å ferdigstille en faktura i hovedsak den samme som med det generelle totrinnsalternativet for ferdigstilling av fakturaer i Provet, men fakturaer sendes til InvoiceXpress før de kan ferdigstilles fullstendig i Provet. Alle fakturarader sendes til InvoiceXpress med riktige momskoder og eventuelle momsfritaksgrunner.
Alternativet for ett-trinns fakturafinalisering er ikke tilgjengelig med InvoiceXpress-integrasjonen, og betalinger kan ikke legges til før en faktura er fullstendig ferdigbehandlet.
De nødvendige, offisielle dokumentene knyttet til fakturaer, for eksempel den offisielle fakturaen med den relevante QR-koden som må være til stede, genereres av InvoiceXpress. All funksjonalitet i Provet knyttet til utskrift, sending eller bruk av fakturaer eller kvitteringer bruker disse offisielle dokumentene.
Betalinger som legges til på fakturaer, sendes til InvoiceXpress med riktig betalingstype. En offisiell kvittering generert av InvoiceXpress sendes tilbake til Provet. Refusjonsbetalinger sendes også til InvoiceXpress, og fakturaens betalingsstatus synkroniseres mellom InvoiceXpress og Provet.
Det er også mulig å opprette og ferdigstille forenklede fakturaer som ikke inkluderer en kunde.
Nødvendige innstillinger
Provet-teamet vil sette opp InvoiceXpress-integrasjonen i systemet ditt.
Notat
Følgende innstillinger er nødvendige for at integrasjonen skal fungere som tiltenkt. Vi anbefaler også at du sjekker våre anbefalte finansinnstillinger på #UUID-70c8fc77-fd0e-ee78-1e5e-3079d23ce7b7 før du setter opp finansintegrasjoner. De anbefalte innstillingene vil hjelpe deg med å administrere regnskapsdataene dine og forbedre den økonomiske rapporteringen. Vær imidlertid oppmerksom på at disse anbefalte innstillingene ikke alltid gjelder i det portugisiske markedet. Se først de følgende avsnittene for relevante automatiserte innstillinger og innstillinger som ikke kan redigeres etter at InvoiceXpress-integrasjonen er aktivert.
Innstillinger > Organisasjon
Navn: Hvis InvoiceXpress-kontoen brukes på organisasjonsnivå (for alle klinikklokasjoner under organisasjonen), må du kontrollere at organisasjonens navn er korrekt. Merk at navnet ikke kan endres etter at integrasjonen er aktivert for et klinikksted.
Bruk global fakturanummerering: Denne innstillingen anbefales for å unngå kollisjon mellom fakturanumre, spesielt for organisasjoner som har klinikker både med og uten InvoiceXpress-integrasjon. Merk at denne innstillingen ikke kan endres etter at en faktura er ferdigbehandlet i Provet.
Automatiserte organisasjonsinnstillinger
Følgende innstillinger settes automatisk i Provet når integrasjonen aktiveres, og kan ikke redigeres:
Bruk nøyaktig enhetspris: Utvalgt.
Skatteberegningsmetode: Enkel fakturarad.
Fastsettelse av pris for skatt: Pris ekskl. mva.
Avrund fakturarader til hele tall: Ikke valgt.
Opprett referansenumre for fakturaer: Ikke valgt.
Valgfrie organisasjonsinnstillinger
Aktiver rapporteringsdimensjoner: Kan aktiveres. Denne informasjonen synkroniseres aldri med InvoiceXpress.
MVA-sats for intern type / ekstern type / forskningstype: Forskjellige momssatser for de interne, eksterne og forskningsklienttypene. Kan aktiveres.
Aktiver forskuddsbetaling på tvers av klinikklokasjoner: Ikke støttet.
Aktiver avslutning av organisasjonens regnskapsperiode: Kan aktiveres.
Kontroll av aktiv klinikklokasjon når du legger til varer på faktura eller konsultasjon. Kan aktiveres
Skjul forsinkede fakturarader: Ikke støttet.
Innstillinger > Klinikkens beliggenhet
Sørg for at følgende innstillinger er riktig angitt før integrasjonen aktiveres. Merk at disse innstillingene ikke kan endres etter at integrasjonen er aktivert for klinikklokasjonen:
Land
Fylke
MVA-nummer: Må alltid være det samme som i InvoiceXpress-integrasjonen.
Hvis InvoiceXpress-kontoen brukes på klinikknivå (kun for det spesifikke klinikkstedet):
Navn
Telefon
E-post
Automatiserte innstillinger for klinikklokalisering
Følgende innstillinger settes automatisk i Provet når integrasjonen aktiveres, og kan ikke redigeres:
Aktiver forenklede fakturaer for anonyme salg: Valgt.
Forenklet fakturagrense: 1000 hvis den eksisterende grensen er tom eller har en verdi som er større enn 1000.
Deaktiver betalingssnarveier: Valgt.
Ingen betalinger før fakturadato: Valgt.
Avbestilling av betaling til samme dato: Valgt.
Tillat innstilling av dato for kansellering av betaling: Ikke valgt.
Vis priser med moms: Ekskludert.
Deaktiver konsoliderte fakturaer: Valgt.
Aktiver overføring av kreditnota til forskuddsbetalinger: Ikke valgt.
Aktiver avrunding av fakturasum: Deaktivert.
Aktiver avrunding av fakturasum til null: Deaktivert.
Logikk for kreditnotaens dato: Redigerbar, standard er dagens dato.
Tillat endring av fakturadato: Ikke valgt.
Kvantitetsgrense for kreditnota: Valgt.
Bruk normalt fakturaprefiks for positive totale kreditnotaer: Valgt.
Aktiver automatisk tilbakebetaling av forsikringsutbetalinger under ferdigstillelse av kreditnota: Valgt.
Ikke tillat anonyme salg: Ikke valgt.
Vis/tillat å legge til kuponger på fakturautkast: Deaktivert.
Forhindre betalinger til fullt betalte fakturaer: Valgt.
Tillat redigering av betaler på ferdigbehandlet faktura: Ikke tillatt.
Aktiver ett-trinns ferdigstillelse og betaling for fakturaer og kontrasalg: Ikke valgt.
Bonussystem aktivert: Ikke valgt.
Andre innstillinger for klinikkens beliggenhet
Business ID: Ingen landsspesifikk bruk.
IBAN-nummer: Ingen landsspesifikk bruk.
BIC-kode: Ingen landsspesifikk bruk.
Nasjonalt bankkontonummer: Ingen landsspesifikk bruk.
Nasjonal BIC-kode: Ingen landsspesifikk bruk.
Forsinkelse av forfallsdato: Kan aktiveres.
Strafferente: Kan aktiveres. Påvirker ikke den opprinnelige fakturaen.
Forsinkelsesgebyr: Kan ikke redigeres.
Aktiver statusen "Fakturering": Ikke støttet.
Aktiver hurtigtillegg av varer på fakturasider: Kan aktiveres.
Valgbare kolonner på fakturasiden: Kan aktiveres.
Skjul nullprisrader på fakturasiden: Kan aktiveres.
Tillat redigering av konsultasjonselementer fra fakturasider: Kan aktiveres.
Oppdater tilknyttede vareattributter (rapporteringsdimensjoner, bruker, antall osv.): Kan aktiveres.
Krev pasientvalg under skrankesalg: Kan aktiveres.
Krev veterinærer for medisinrader under skrankesalg: Kan aktiveres.
Tillat redigering av priser for konsultasjonsbehandling: Kan aktiveres.
Aktiver kunderabatter: Kan aktiveres (rabatten må være mellom 0 og 100 %).
Forhindre ferdigstillelse av fakturaer uten varer: Anbefales.
Aktiver kansellering av betaling: Kan aktiveres.
Aktiver betalingsoverføringer til forskuddsbetalinger: Ikke aktiver. Skal ikke brukes på grunn av juridiske begrensninger.
Betalingsoverføring til samme dato: Kan aktiveres.
Tillat innstilling av dato for forskuddsbetaling: Ikke aktiver. Skal ikke brukes på grunn av juridiske begrensninger.
Forskuddsbetaling refunderes til samme dato: Ikke aktiver. Skal ikke brukes på grunn av juridiske begrensninger.
Tillat innstilling av dato for tilbakebetaling av forskuddsbetaling: Ikke aktiver. Skal ikke brukes på grunn av juridiske begrensninger.
Tidligste mulige dato for økonomiske hendelser: Kan aktiveres.
Aktiver automatisk låsing av regnskapsperioder: Kan aktiveres.
Tillat sletting av en påbegynt konsultasjon: Kan aktiveres.
Min / maks lading: Kan aktiveres.
Aktiver faktureringsgebyr: Ikke støttet.
Aktiver alternativ varebestilling på estimater og fakturaer: Kan aktiveres.
Fakturaprefiks: Kan ikke brukes.
Prosessen for ferdigstilling av fakturaer ved bruk av InvoiceXpress-integrasjonen
Notat
Fakturaene må være ferdigbehandlet i kronologisk rekkefølge.
Du kan ferdigbehandle fakturaer i henhold til totrinns ferdigbehandlingsprosess. Ett-trinns-alternativet er ikke tilgjengelig med InvoiceXpress-integrasjonen. Når du velger Fullfør faktura på fakturasiden, forhåndsbehandler Provet fakturaen og sender den til InvoiceXpress for å bli ferdigbehandlet.
Legg merke til følgende:
Du kan ikke legge til betalinger på en kladdfaktura.
Det kan ikke være vareantall med tre eller flere desimaler på fakturaen.
Du kan ikke avslutte en konsultasjon eller gjøre endringer i fakturaen mens den er i den forhåndsbehandlede statusen.
Hvis fakturaen er ferdigbehandlet ved hjelp av alternativet for fjerning av MVA, vil fakturaen ha en MVA-fritakskode. Merk at det ikke er mulig å oppgi mer enn én fritakskode per faktura. Hvis en faktura inneholder to varer som hver har 0 % MVA med ulike fritakskoder, må du velge én fritakskode for fakturaen.
Når InvoiceXpress har ferdigbehandlet en faktura, blir fakturaen fullstendig ferdigbehandlet i Provet. InvoiceXpress genererer det offisielle PDF-dokumentet for fakturaen. Du kan skrive ut fakturaen eller sende den via e-post fra Provet.
Du kan legge til betalinger på fakturaen etter at den er ferdigbehandlet. Merk at betalingsdatoen ikke kan settes i fremtiden eller før fakturadatoen.
Når du legger til en betaling på en ferdigbehandlet faktura i Provet og den er synkronisert med InvoiceXpress, genereres det en offisiell PDF-kvittering av InvoiceXpress. For å skrive ut den offisielle kvitteringen velger du Skriv ut offisiell kvittering fra menyen Skriv ut. Du kan også velge Skriv ut uoffisiell kvittering for å skrive ut den vanlige Provet-kvitteringen.
Kansellering eller tilbakebetaling av betalinger
Betalinger må kanselleres fra og med den siste betalingen (den siste betalingen som vises på fakturasiden). Hvis en faktura for eksempel har betaling A (1. betaling) og B (2. betaling) og du vil kansellere betaling A, må du først kansellere betaling B før du kan kansellere betaling A. Deretter må du legge til betaling B på fakturaen igjen.
Vær oppmerksom på at integrerte tredjepartsbetalinger må tilbakebetales før du oppretter en kreditnota. Dette gjelder blant annet Provet Pay og integrerte kortbetalinger. Etter at en kreditnota er ferdigbehandlet, blir betalingene på den opprinnelige fakturaen og kreditnotaen justert tilsvarende, slik at begge dokumentene har statusen "Betalt". Vær oppmerksom på at denne justeringsprosessen kan ta noe tid. Vi anbefaler at du kontrollerer dokumentene i både Provet og InvoiceXpress.
Legg merke til følgende:
Du kan ikke redigere kunden på en kreditnota. Kunden må være den samme som på den opprinnelige fakturaen.
Det er for øyeblikket ikke mulig å opprette en kreditnota fra en eksisterende kreditnota.
For øyeblikket opprettes det ingen dokumenter som fungerer som bevis for refunderte betalinger, kun for kansellerte betalinger.
Funksjoner som for øyeblikket ikke er tilgjengelige med InvoiceXpress
Helseplaner
Forsikringskrav
Sammenslåing av klienter har en begrensning: Informasjon slås sammen fra en klient til en annen, men den sammenslåtte klienten som arkiveres i Provet, arkiveres ikke i InvoiceXpress.
Faktureringsgebyr. Alternativt kan du opprette og bruke en spesifikk post for faktureringsgebyr.
Flytting mellom klinikker
Grensen for håndterings- og injeksjonsgebyr
Tilleggsskatt
Anbefalinger for finansiell rapportering
Bruk rapporten End of Day til daglig avstemming (hele døgnet).
Bruk rapporten "Fakturaer", som kan eksporteres til Excel- eller CSV-format for å vise mer nøyaktige beløp med fire desimaler.
Bruk "Hovedbok" for månedlig og årlig avstemming. Rapporten kan eksporteres til Excel- eller CSV-format for å vise mer nøyaktige beløp med fire desimaler.