Følgende innstillinger hjelper deg med å administrere regnskapsdataene dine og forbedre den økonomiske rapporteringen. Vi anbefaler at du sjekker disse innstillingene før du setter opp økonomiske integrasjoner.
Kontonummeradministrasjon
Å legge til kontonumre i Provet-innstillingene er en av de viktigste tingene å gjøre, ettersom kontonumre er avgjørende for å generere rapporter som er nøyaktige, dyptgående og gir et godt bilde av klinikkens økonomi.
Legg til alle kontonumrene som brukes i regnskapet, for eksempel MVA, betalingsmåter osv. Hvis du bruker et separat regnskapssystem, for eksempel Quickbooks eller Xero, bruker du de samme kontonumrene som i regnskapssystemet ditt. Hvis du ikke bruker et eksternt regnskapssystem, kan du lage ditt eget kontonummereringssystem. Vi anbefaler at du gjør dette i samarbeid med din regnskapsfører/CPA.
Legg til kontonummer
Gå til Innstillinger > Organisasjon > Kontonummeradministrasjon.
I delen Kontonummerliste velger du Legg til.
Legg til kontonummer og en kort Beskrivelse.
Velg Lagre.
Aktiver validering av kontonummer
Alle varer skal alltid ha et kontonummer. Du kan aktivere kontonummervalidering for å kreve kontonummer ved import av nye varelister:
I Innstillinger > Organisasjon > Kontonummeradministrasjon, velg pennknappen ved siden av seksjonsoverskriften for å åpne redigeringsmodus, velg deretter avmerkingsboksen Aktiver kontonummervalidering i importør og lagre.
Moms/skatteadministrasjon
I noen markeder brukes flere moms-/skattesatser. Koble moms-/avgiftsgruppene du bruker, til kontonumrene dine.
Gå til Innstillinger > Momsadministrasjon / Skatteadministrasjon:
For å legge til en ny moms-/avgiftsgruppe velger du Add.
For å koble en eksisterende moms-/skattegruppe til et kontonummer, velger du pennknappen på raden for moms-/skattegruppen og legger til kontonummeret i feltet Kontonummer.
Du kan arkivere moms-/avgiftsgrupper du ikke bruker, ved å velge papirkurvknappen på raden for moms-/avgiftsgruppen.
Betalingsmetoder
I Innstillinger > Organisasjon > Betalingsmåter kobler du betalingsmåtene du bruker, til kontonumre:
For å legge til en ny betalingsmåte velger du Add. Hvis du vil koble en eksisterende betalingsmåte til et kontonummer, velger du penn-knappen på raden for betalingsmåten. Legg til kontonummeret i feltet Kontonummer.
Notat
Betalingsmåtekodene 0 - 15 er forhåndsdefinert i systemet. Du kan tilpasse navnene på disse betalingsmåtene (for eksempel endre "Kort" til "Kredittkort"), men ikke endre brukstypen (for eksempel fra kontanter til sjekk).
Innstillinger for kupong/kupong
Hvis du bruker kuponger/rabattkuponger, går du til Innstillinger > Organisasjon > Kuponger og sørger for at det kun er tillatt å legge til kupong-/rabattbetalinger på ferdigbehandlede fakturaer:
Vis/tillat å legge til kuponger på ferdigbehandlede fakturaer: Velg denne innstillingen for å vise kupongseksjonen på fakturasiden når fakturaen er ferdigbehandlet.
Vis/tillat å legge til kuponger på kladdefakturaer: Ikke velg denne innstillingen. Kuponger skal alltid legges til etter at fakturaen er ferdigstilt og før andre betalingsmåter.
Innstillinger for forskuddsbetaling og fakturakontonummer
I Innstillinger > Klinikksted > Kontonumre, angi følgende:
Aktiver bruk av kontonummer: Velg denne innstillingen for å inkludere kontonummerfeltet i vareinnstillingene.
Krev kontonummer: Velg denne innstillingen for å kreve kontonummer for varer.
I feltene Kontonummer for kan du velge kontonummer for fakturaer, forskuddsbetalinger og fakturaer fra forsikringsselskaper. Når du sender et forsikringskrav, kan fakturasummen deles mellom kunden og forsikringsselskapet.
Anonymt salg
I Innstillinger > Klinikkplassering > Innstillinger for klinikkplassering, velg eller fjern merket for Ikke tillat anonymt salg avhengig av om du ønsker å tillate salg til kunder som kommer innom og kunder som ikke har konto hos deg. Fordi refusjoner og returer er problematiske ved anonyme salg, anbefaler vi at du oppretter en klient som skal brukes til anonyme salg.
Standard innstillinger for klinikkplassering
Følgende innstillinger i Innstillinger > Klinikkplassering > Innstillinger for klinikkplassering anbefales. Vær imidlertid oppmerksom på at klinikkens behov kan variere. For eksempel er forskuddsbetaling valgfritt, men det hjelper med arbeidsflyten for kreditnotaer.
Aktiver automatisk låsing av regnskapsperiode: Låsing av regnskapsperioden er en valgfri innstilling, men anbefales for å forhindre tilbakedatering av betalinger.
Aktiver avrunding av fakturasum: Hvis du velger å bruke avrunding, må posten for avrunding også ha et kontonummer.
Datologikk for kreditnotaer: Kreditnotaer skal alltid bruke dagens dato som gjeldende dato.
Antallsbegrensning for kreditnota: En kreditnota bør ikke inneholde flere varelinjer enn den opprinnelige fakturaen. Derfor bør antallsbegrensningen være aktivert slik at originalfakturaen og kreditnotaen balanserer hverandre.
Fakturainnstillinger
I Innstillinger > Klinikkplassering > Fakturaer angir du følgende:
Ingen betalinger før fakturadato: Velg denne innstillingen for å hindre brukere i å tilbakedatere betalinger.
Inkluder sekundært eiernavn i informasjon om fakturabetaler: Velg denne innstillingen hvis du ønsker å kunne legge til en annen betaler/klient på fakturaer.
I Prefiks for vanlige fakturaer og Prefiks for kreditnota kan du legge til prefikser og koder som vises i fakturahodene for de ulike fakturatypene.
Fakturakopi
Hvis du vil skrive ut flere kopier av fakturaer, kan du merke dem som kopier. Etter at du har skrevet ut originalfakturaen, blir de neste utskriftene merket som kopier.
Gå til Innstillinger > Utskriftsinnstillinger > Faktura og velg Merk kopier.
Innstillinger for rapport ved dagens slutt
Det anbefales at du alltid oppretter en sluttrapport når du stenger klinikken for dagen. For sykehus som er åpne døgnet rundt, anbefales det at du velger et tidspunkt som passer virksomheten din og som er konsekvent fra dag til dag.
Denne rapporten kan beskrives som en avstemmingsrapport. Selv om betalingstypene har en sum, kan du ignorere den og fokusere på å avstemme de enkelte betalingstypelinjene.
Notat
Sørg for at alternativet for å vise betalingsmåten i rapporten på slutten av dagen er valgt for hver betalingsmåte i Innstillinger > Organisasjon > Betalingsmåter: Velg pennknappen på en betalingsmåterad for å redigere betalingsmåten, og merk av i avmerkingsboksen In end of day. Les mer om innstillinger for betalingsmåter.
Rapporten kan eventuelt vises med et detaljert oppsett ved hjelp av følgende innstillinger i Innstillinger > Utskriftsinnstillinger > Slutt på dagen (velg de du ønsker å bruke):
Vis fakturaens totale salg uten moms
Vis fakturaens totale merverdiavgift
Vis rabatter
Vis oversikt over debitorer / kreditorer
Vis forskuddsbetalinger
Rapportinnstillinger
Med dagsavslutningsrapporten kan du også opprette en saldorapport. For at saldorapporten skal være nøyaktig, må du definere kontonumrene som er knyttet til hver betalingsmåte i Innstillinger > Klinikklokasjon > Rapportering. I tillegg anbefales det at du definerer innstillingene som vist i bildet nedenfor.
Aktiver betalingskorrigeringer på dagsrapporter: Denne innstillingen anbefales ikke fordi betalingsfeil ikke bør korrigeres på rapporten, men på den faktiske fakturaen før rapporten opprettes.
Ikke tillat avslutning av dagsrapport hvis det finnes kladdefakturaer i den valgte tidsrammen: Velg denne innstillingen hvis du ønsker å kunne opprette en rapport med kladdefakturaer inkludert.
Bruk siste dagsrapports sluttidspunkt som standard starttidspunkt: Denne innstillingen anbefales. For at rapporten skal være nøyaktig og for å sikre at du ikke går glipp av noen transaksjoner, er det enklest å bruke den siste datoen og klokkeslettet for når den siste dagsavslutningsrapporten ble opprettet som starttidspunkt for den neste rapporten.
Forsikringsinnstillinger
Gå til Settings > Clinic location > Insurance for å definere innstillingene for funksjonaliteten for forsikringskrav.
Allow adding insurance claims on finalised invoices is not recommended and Allow adding insurance claims on draft invoices anbefales fordi forsikringskrav bare skal sendes til forsikringsselskaper når fakturaen fortsatt er i utkastmodus. Når klinikken mottar refusjon, kan kladdefakturaen ferdigstilles og betales helt eller delvis.
I tillegg anbefales følgende innstillinger:
Rabattkontonummer
Det anbefales å ha separate kontonumre for rabatter. Du kan ha ulike typer rabatter (personalrabatter, matrabatter osv.), og hver type rabatt bør ha sin egen rabattpost knyttet til et rabattkontonummer. Rabattfunksjonen kan brukes på forskjellige måter, og det er viktig å bruke samme rutine til enhver tid. Se også følgende avsnitt om Fastprispakker.
Fastpris-pakker
Noen ganger kan pakkene ha en fast pris, for eksempel for å gi besparelser i forhold til å kjøpe varene hver for seg. Fastprispakkene bruker en "fastprisvare" for å håndtere prisforskjellen.
Hvis du for eksempel har en pakke for sterilisering/kastrering av katter med en fast pris, oppretter du en fastprisprosedyrepost. Når du oppretter fastprisvaren, må du huske å tilordne et kontonummer til varen. Denne varen vises ikke på fakturaen, og brukes kun i rapporter for å vise verdien som kundene dine har mottatt med fastprisen. Dette hjelper deg med å spore rabattene dine.