Denne artikkelen forklarer hvordan du refunderer eller avbryter en standard forskuddsbetaling. Bruk refusjon når pengene faktisk skal tilbake til kunden. Avbryt en forskuddsbetaling som ble registrert ved en feil, og som ikke er brukt i det hele tatt. Du kan refundere én forskuddsbetaling eller flere valgte forskuddsbetalinger. Se de egne artiklene nedenfor for refusjon av kortbetalinger via Provet Pay og innbetalinger via Gravity Payments.
Refunder én forskuddsbetaling
Gå til fanen Fakturering på kundens side.
Under Forskuddsbetalinger velger du knappen med tre prikker på raden for forskuddsbetalingen.
Velg Vis detaljer.
Velg Refusjon.
Velg en betalingstype, og legg til en kommentar ved behov (dette kan være påkrevd).
Sjekk beløpet og datoen, og velg Lagre. Du kan bare endre datoen hvis Tillat å velge dato for refusjon av forskuddsbetaling er valgt under Økonomiinnstillinger for Avdeling.
Refunder utvalgte forskuddsbetalinger
Gå til fanen Fakturering på kundens side.
Under Forskuddsbetalinger velger du radene for forskuddsbetalingene du vil refundere.
Nederst på skjermen vises en linje med nummeret på de valgte forskuddsbetalingene. Velg Handlinger > + Refunder utvalgte forskuddsbetalinger. En dialog åpnes.
Velg en betalingstype, og legg til en kommentar ved behov (dette kan være påkrevd).
Velg Refusjon.
Se Refunder forskuddsbetaling til et lagret Provet Pay-kort for informasjon om refusjon av forskuddsbetalinger til et lagret Provet Pay-kort for en kunde. Se Behandling av innbetalinger for informasjon om refusjon av forskuddsbetalinger (innbetalinger) til kundens betalingskort via Gravity Payments-integrasjonen.
Kanseller forskuddsbetaling
Du kan bare kansellere en forskuddsbetaling når den er helt ubrukt. Hvis noe av beløpet er brukt, må du refundere den i stedet.
Merknad: Muligheten til å kansellere forskuddsbetalinger blir rullet ut gradvis. Alternativet vises når det blir tilgjengelig for klinikken din.
Gå til fanen Fakturering på kundens side.
Under Forskuddsbetalinger velger du knappen med tre prikker på raden for forskuddsbetalingen.
Velg Kanseller forskuddsbetaling i rullegardinmenyen.
Kontroller beløpet og datoen, og velg deretter Kanseller forskuddsbetaling for å bekrefte (eller Behold forskuddsbetaling for å gå tilbake).
Kanselleringen oppretter en post for Tilbakeføring og endrer statusen for forskuddsbetalingen til «Avbestilt». Perioder med økonomisk låsing gjelder på samme måte som ved kansellering av andre betalinger.
Merknad: Dato for heving er som standard datoen som er registrert på forskuddsbetalingen, slik at begge postene faller innenfor samme periode ved dagens slutt. For en forskuddsbetaling fra en tidligere regnskapsperiode er standarddatoen i dag. Hvis du har Tillatelser som gir tilgang til å endre datoen, kan du velge en dato innenfor dette området.
Fjern en forskuddsbetaling som ble registrert ved en feil
Det kan ved en feil bli registrert en ekstra forskuddsbetaling på kundens konto, for eksempel:
en kreditnota ble overført til forskuddsbetalinger, men deretter ferdigstilt med en annen betalingsmåte
en forskuddsbetaling ble lagt til på kundens konto, men aldri betalt
Fjern forskuddsbetalingen ved å kansellere den som beskrevet under Kanseller forskuddsbetaling. Hvis kansellering ennå ikke er tilgjengelig for klinikken din, eller deler av forskuddsbetalingen er brukt, må du refundere den i stedet. Bruk samme betalingsmåte som for den opprinnelige betalingen, slik at rapporten for dagens slutt og regnskapsdokumentasjonen blir riktig. Hvis du kan velge refusjonsdato, velger du dato ut fra de interne arbeidsrutinene deres, for eksempel datoen forskuddsbetalingen ble lagt til eller dagens dato. Legg til en kommentar som forklarer hvorfor du fjerner forskuddsbetalingen.