Denne artikkelen gir en oversikt over fakturerings- og betalingsfunksjonene i Provet, inkludert hvordan du ferdigstiller fakturaer, legger til betalinger, kansellerer eller korrigerer betalinger, administrerer direktesalg, og håndterer krediteringer og refusjoner. Den tar også for seg hvordan du sender fakturaer og håndterer forskuddsbetalinger fra kunder.

Avhengig av klinikkens arbeidsflyt og avdelingens innstillinger, kan det å ferdigstille en faktura og legge til betalingen gjøres i ett enkelt trinn eller i to separate trinn.

I ett-trinns arbeidsflyt kan du ferdigstille fakturaen og legge til betalingen samtidig, for eksempel når en kunde betaler fakturaen rett etter konsultasjonen før hen forlater klinikken. NB: Skal du ta betalt med integrert kortterminal, må du bruke to-trinns arbeidsflyt.

Hvis du blir enig med en kunde om å motta betalingen senere, følger du to-trinns arbeidsflyt, der du først ferdigstiller fakturaen og legger til betalingen senere.

Hvis klinikken din bruker Provet Pay eller Gravity Payments-integrasjonen, kan du se Provet Pay eller Gravity Payments for faktura- og betalingsbehandling.

Hvis en kunde for eksempel har betalt kontant, men betalingen ved et uhell ble lagt til som en kortbetaling, kan du kansellere betalingen eller endre feil betalingsmåte. Det er mulig å kansellere betalinger og korrigere betalingsmåter hvis dette er aktivert i avdelingsinntillingene og du har de nødvendige brukertillatelsene.

Du kan kansellere og korrigere betalinger direkte på fakturasiden eller ved hjelp av valget Korriger betalingsmåter under kreditnota. Merk at med integrerte terminalbetalinger er ikke alternativet Korriger betalingsmåter tilgjengelig, du kan bare kansellere en betaling direkte fra fakturasiden.

Hvis klinikken din ikke har kansellering av betaling aktivert, kan du likevel endre betalingsmåten ved å bruke den andre kreditnota-funksjonen hvis det er nødvendig. For mer informasjon om de ulike alternativene for kreditnotaer som er tilgjengelige i Provet, se Oversikt over kreditnotaer.

Direktesalg er et ordinært salg som ikke inkluderer en full konsultasjon og et veterinærbesøk. For eksempel kan varer som fôr, leker eller annet utstyr selges som direktesalg. Provet inneholder en uavhengig direktesalgsfunksjon som er separat fra konsultasjonsfunksjonen.

Kreditnotaer, også kjent som kredittfakturaer, er handelsdokumenter som utstedes av selger (din virksomhet) til kjøper (dyreeier). Kreditnotaer brukes når et salg er gjennomført og en faktura er ferdigstilt i Provet, men fakturaen må korrigeres. Dette kan for eksempel skje hvis en kunde returnerer et produkt eller et element har blitt feilaktig belastet.

God regnskapsskikk tillater ikke redigering eller sletting av ferdigstilte fakturaer. Derfor må du alltid opprette en kreditnota når en ferdigstilt faktura må korrigeres, selv om du oppdager en feil før kunden har betalt og du ennå ikke har lagt til noen betalinger på fakturaen. På samme måte må du opprette en ny kreditnota for å rette opp feilen hvis det er en feil på en ferdigstilt kreditnota.

I Provet ser kreditnotaer ut som vanlige fakturaer, men de er alltid knyttet til en vanlig faktura eller en annen kreditnota.

Forskuddsbetalingssaldoer på kundekontoer tilsvarer et depositum eller et kredittbeløp som er tilgjengelig for bruk mot fremtidige skyldige beløp. Forskuddsbetalingsbeløp kan enten legges til manuelt på kundens konto eller overføres fra en kreditnota. Forskuddsbetalingsfunksjonene er tilgjengelige hvis de er aktivert i avdelingsinnstillingene.

Hvis Gravity Payments-integrasjonen brukes i Provet (kun tilgjengelig i USA), kan du også legge til og refundere forskuddsbetalinger (innskudd) via Gravity Payments-integrasjonen.

Du kan enkelt sende fakturaer til kunder via e-post eller skrive dem ut for fysisk post eller som en kvittering. For å sende en faktura går du til kundesiden, velger fanen Fakturering og deretter Fakturaer, og finner ønsket faktura. På den enkelte fakturasiden velger du knappen Send på e-post. For utskrift følger du de samme trinnene for å finne fakturaen, og deretter velger du knappen Skriv ut på den enkelte fakturasiden, og bruker pilen ved siden av for å få flere alternativer. Hvis du vil sende en faktura på nytt på e-post, går du til fakturasiden og velger knappen Send på e-post. Du kan også velge knappen Merk som sendt for å registrere at fakturaen er sendt.

Hvis du vil sende flere fakturaer, velger du radene med fakturaene du ønsker å sende, på Fakturering -fanen. Velg Send som e-post i handlingsmenyen som vises nederst på siden, under Handlinger, eller velg knappen Eksporter/skriv ut . Du kan også velge Merk som sendt under Handlinger for å registrere at fakturaene er sendt.

Innstillinger for fakturering og betaling

Ferdigstille fakturaer og legge til betalinger

Direktesalg

Forskuddsbetalinger

Rabatter og kuponger

Samlefakturaer

Vise fakturaer og salgshistorikk

Kreditering og refusjoner