Denne artikkelen forklarer hvordan du håndterer betalinger og refusjoner med Provet Pay i Provet. Provet Pay gjør det mulig å behandle ulike typer betalinger, inkludert kortbetalinger via fysiske terminaler, tokeniserte «lagret kort (Card on file)»-betalinger, nettbaserte betalingslenker og postordre/telefonordre (MOTO)-betalinger.
Typer betalinger og betalingsmetoder
I Provet kan ulike typer betalinger håndteres med Provet Pay:
Betalinger for direktesalg- og konsultasjonsfakturaer
Forskuddsbetalinger
Helseplan-betalinger – både engangsbetalinger og tilbakevendende betalinger
Tilgjengelige tekniske betalingsmetoder:
Kortbetaling (kortslag) – bruk den tradisjonelle kortbetalingen med en fysisk betalingsterminal.
Lagret kort (Card on file) – tokeniserte betalinger der betalingskortinformasjonen til kunden (Provet-kunde, dyreeier) lagres i systemet, kategorisert som en betaling ved utsalg. Ingen fysisk kort er nødvendig.
Nettbetalinger – mulighet for å betale via en nettbasert lenke.
Postordre, telefonordre (MOTO)-betalinger.
Gjennomføre tradisjonelle kortbetalinger
Arbeidsflyten er forskjellig avhengig av om ett-trinns ferdigstilling av faktura er aktivert for avdelingen (klinikken) din. For å tilpasse arbeidsflyten kan klinikkadministrator bruke innstillingen Aktiver ett-trinns ferdigstilling og betaling for faktura og direktesalg under innstillinger for avdeling.
Ferdigstilling av faktura i ett trinn
På fakturasiden velger du Provet Pay i bunnmenyen.
Hvis du vil gjøre en delvis betaling, redigerer du beløpet i feltet Antall som skal trekkes.
Hvis du har mer enn én fysisk betalingsterminal, må du kontrollere at riktig terminal er valgt i feltet Terminal.
Valgfritt kan du velge å lagre kortdetaljene med avkrysningsboksen Lagre dette kortet etter betaling. Kunden samtykker i å lagre kortet.
Velg Trekk for å starte behandlingen av betalingen. Terminalen vil be kunden (betalende) om å slå inn kortet, og hvis transaksjonen er vellykket, vises den på fakturasiden under betalingsdelen med betalingstype «Provet Pay».
Ferdigstilling av faktura i to trinn
På fakturasiden velger du Ferdigstill nede til høyre.
Velg Ferdigstill - ennå ikke betalt.
Under delen Betaling velger du knappen Provet Pay.
Dialogen for Provet Pay åpnes.
Hvis du vil gjøre en delvis betaling, redigerer du beløpet i feltet Antall som skal trekkes.
Hvis du har mer enn én fysisk betalingsterminal, må du kontrollere at riktig terminal er valgt i feltet Terminal.
Valgfritt kan du velge å lagre kortdetaljene med avkrysningsboksen Lagre dette kortet etter betaling. Kunden samtykker i å lagre kortet.
Velg Trekk for å starte behandlingen av betalingen. Terminalen vil be kunden (betalende) om å slå inn kortet, og hvis transaksjonen er vellykket, vises den på fakturasiden under betalingsdelen med betalingstype «Provet Pay».
Merknad om e-poster for konsultasjonssammendrag
Med innstillingene for e-post for konsultasjonssammendrag for avdeling er det mulig å inkludere et faktura-/kvitterings-vedlegg. Innstillinger > Generelt > Avdeling > Oppsummerings-e-post > Faktura-/kvitterings-vedlegg.
Hvis vedlegget er valgt, blir også Provet Pay-kvitteringen lagt ved hvis følgende betingelser er oppfylt:
Fakturaen er ferdigbehandlet innenfor de siste 24 timer.
Fakturaen inneholder ikke pasienter som er merket som avdød.
Refusjoner
Det er mulig å refundere en Provet Pay-betaling direkte til kortet til kunden. Merk at denne refusjonsmuligheten styres av innstillingen for avdeling Aktiver tilbakebetalingsknapp for betalingsterminal. Innstillinger > Generelt > Avdeling > Fakturaer > Aktiver tilbakebetalingsknapp for betalingsterminal.
På fakturasiden:
Under delen Betalinger, på raden for Provet Pay-betalingen, velger du Refusjon. Dialogen for Provet Pay åpnes.
Juster valgfritt refusjonsbeløpet.
Skriv inn Årsak for refusjonen.
Velg Refusjon for å starte refusjonsprosessen.
Merk: Denne refusjonsmuligheten skal brukes hvis ingen lagerartikler skal returneres til lager. Hvis noen varer må returneres, må også en kreditnota-arbeidsflyt følges. Merk likevel at hvis du vil refundere og kreditere en Provet Pay-betaling, må du først refundere betalingen før du oppretter en kreditnota. Hvis beløp som er betalt med Provet Pay overføres til forskuddsbetalinger via en kreditnota, kan de ikke refunderes tilbake til Provet Pay.
Følge betalingsstatuser
Du kan følge betalingsstatuser på Fakturering > Fakturaer eller på kundesider (Fakturering > Fakturaer). Statusen vises i kolonnen Status for betalingslenke. Noen statuser viser også tilleggsinformasjon i info-tipset (i-ikon).
Tilbakevendende betalinger
Tilbakevendende helseplan-betalinger kan settes opp med Provet Pay.
For mer informasjon om hvordan du starter et helseabonnement med tilbakevendende betalinger, se Legg til en pasient i en helseplan.
For mer informasjon om hvordan du håndterer pågående helseplan-abonnementer og justerer betalingsmetodene deres, se Endre eller fjern et betalingskort for helseplan-abonnement.