Gjør Provet klart for helseplaner før du oppretter din første helseplan. Velg innstillinger for helseplaner for organisasjonen og avdelingene dine, og konfigurer gjentagende betalinger. Legg deretter til elementene, rabattene og elementgruppene som brukes i helseplanene.
Organisasjonsinnstillinger
Innstillinger > Organisasjon > Helseplan (betegnelsen er definert under Egendefinert betegnelse, se nedenfor)
Disse innstillingene styrer helseplaner for alle avdelingene i organisasjonen (hvis du har mer enn én).
Egendefinert betegnelse: Du kan legge til en egen, generell betegnelse for «helseplan». Denne betegnelsen vises overalt i systemet og i alle kundedokumenter.
Tillat endring av elementer: Med denne innstillingen kan du velge om elementer som legemidler, utstyr eller fôr kan endres når de brukes fra helseplaner under en konsultasjon. Du kan for eksempel tillate at elementer erstattes når lagerbeholdningen er lav. Alternativene er aldri, alltid, når lagerbeholdningen er lav eller når varen er tom på lager.
Lav lagerbeholdningsgrense: For alternativet Lav lagerbeholdning for endring av elementer angir du lagergrensen i antall pakninger. Hvis lagernivået for et element er under denne grensen, kan elementet endres.
Tillat å endre priser: Du kan velge om prisene på elementer i helseplanen kan endres på konsultasjonssiden.
Bruk gjeldende elementpriser: Når dette alternativet er valgt, brukes alltid prisene som er angitt i elementinnstillingene, og innstillingen Tillat å endre priser deaktiveres.
Signert erklæring: Du kan angi en erklæring som kunden skal signere i abonnementsavtalen. Hvis feltet står tomt, brukes standarderklæringen: «Jeg har kontrollert informasjonen ovenfor og bekrefter at kundeinformasjonen er korrekt og gyldig. Ved å signere godtar jeg vilkårene og betingelsene.»
Rabatt for ekstra planer: Hvis en kunde har flere kjæledyr som skal ha helseplan, kan du gi rabatt når kunden har mer enn ett abonnement. Velg dette alternativet, og angi rabattbeløpet i kundens valuta, inkludert MVA, i feltet Rabatt. Hvis det første aktive abonnementet får statusen «bortfalt», mister de andre abonnementene rabatten.
Bruk fakturaer for heving av helseplan: Velg dette alternativet for å opprette fakturaer for heving av helseplanabonnementer. Dialogboksen Hev abonnement viser da avmerkingsboksen Opprett faktura for heving av abonnement. Se Hev et helseplanabonnement.
Avbestillingsgebyr: Angi et standard avbestillingsgebyr for helseplanene i kundens valuta, inkludert MVA. Når du hever et helseplanabonnement før det utløper, legger Provet gebyret til fakturaen for heving av abonnementet. Du kan endre gebyret når du hever abonnementet. Velg Bruk fakturaer for heving av helseplan for å vise dette feltet.
Bruk aktiv avdeling for faktura for forskuddsbetaling: Når dette alternativet er valgt, mottar den aktive avdelingen forskuddsbetalinger. Hvis alternativet ikke er valgt, mottar helseplanens hovedavdeling betalingene.
Bruk aktiv avdeling for Provet-betalingsfaktura: Når dette alternativet er valgt, mottar den aktive avdelingen betalinger gjennom Provet Pay. Hvis alternativet ikke er valgt, mottar helseplanens hovedavdeling betalingene.
Prøv igjen automatisk ved mislykkede gjentagende betalinger: Gjelder når Provet Pay brukes til månedlig fakturering av helseplaner.
Tilgjengelige betalingsmåter: Velg betalingsmåtene du vil vise som alternativer for helseplanabonnementer: Ikke spesifisert, Månedlig fakturering gjennom Provet, Kontraktsperiode som forskuddsbetaling, Månedlige gjentagende betalinger gjennom Provet Pay (hvis dette brukes) og Månedlige gjentagende betalinger gjennom Gravity Payments (hvis dette brukes).
Deaktiver redigering av fornyelsesinformasjon for abonnementer: Når dette alternativet er valgt, kan ikke brukerne redigere fornyelsesplanen eller velge en plan for fornyelse av abonnementet.
Send varsel-e-poster til abonnenter: Når dette alternativet er valgt, sender Provet automatiske e-poster til kunder om helseplanabonnementet deres. E-postene gjelder aktivering, fornyelse, heving, utløp og betalingspåminnelser. Fjern avmerkingen hvis en tredjepart sender e-poster om helseplaner til kundene dine.
Innstillinger for avdelinger
Innstillinger > Generelt > Avdeling > Helseplan
Disse innstillingene styrer helseplaner for bestemte avdelinger.
Aktiver helseplan: Når dette alternativet er valgt, er siden Helseplan tilgjengelig under Fakturering.
Kompensere elementer automatisk: Denne innstillingen gjelder når du legger et element fra pasientens helseplan direkte til konsultasjonselementene, uten å bruke dialogboksen for helseplanen. Når dette alternativet er valgt, er det forhåndsvalgt at elementet skal brukes fra helseplanen. Hvis alternativet ikke er valgt, kan du fortsatt bruke elementet fra helseplanen, men du må velge dette alternativet selv. Innstillingen gjelder også i følgende tilfeller:
Når du bruker en prissamling som inneholder et element fra pasientens helseplan, åpnes ikke dialogboksen der du velger om elementet skal brukes fra helseplanen. Denne innstillingen avgjør om Provet bruker elementet fra helseplanen. Dette gjelder bare prissamlinger uten fast pris.
Når Provet automatisk legger et element fra pasientens helseplanabonnement til en konsultasjon, for eksempel via innstillingen for avtaletype, avgjør denne innstillingen om Provet bruker elementet fra helseplanen.
Send e-postvarsler om mislykkede gjentagende betalinger: Gjelder når Provet Pay brukes til månedlig fakturering av helseplaner.
E-posttekst for mislykkede gjentagende betalinger: Du kan legge til en e-posttekst for mislykkede gjentagende betalinger.
Konfigurer gjentagende betalinger med Provet Pay
Provet Pay kan brukes til månedlig fakturering av en kundes helseplan når et standard betalingskort er lagret i kundens faktureringsinformasjon.
Disse innstillingene styrer hvordan Provet Pay håndterer mislykkede gjentagende betalinger for helseplaner.
Innstillinger > Organisasjon > Helseplan:
Velg avmerkingsboksen Prøv igjen automatisk ved mislykkede gjentagende betalinger.
Angi hvor mange ganger Provet Pay maksimalt skal prøve å gjennomføre betalingen etter det første mislykkede betalingsforsøket, i feltet Maksimalt antall automatiske nye forsøk.
Angi antall dager mellom betalingsforsøkene i feltet Intervall for automatisk forsøk på gjentagelse.
Angi hvor mange ganger Provet Pay skal prøve å gjennomføre betalingen før helseplanen suspenderes, i feltet Maksimalt antall automatiske gjenforsøk før plan suspenderes. Hvis du ikke angir en verdi her, suspenderes helseplanen når antallet som er angitt i Maksimalt antall automatiske nye forsøk, er nådd.
Innstillinger > Avdeling > Helseplan:
Send e-postvarsler om mislykkede gjentagende betalinger: Når dette alternativet er valgt, sendes det e-postvarsler til kunden hver gang en gjentagende Provet Pay-betaling mislykkes.
Konfigurer gjentagende betalinger med Gravity Payments-integrasjonen
Gravity Payments-integrasjonen er bare tilgjengelig i USA.
Gravity Payments-integrasjonen kan brukes til månedlig fakturering av en kundes helseplan når et standard betalingskort er lagret i kundens faktureringsinformasjon.
Slik aktiverer du gjentagende betalinger med Gravity Payments-integrasjonen:
Gå til Innstillinger > Generelt > Avdeling > Helseplan (det kan være definert en egendefinert betegnelse for funksjonen i innstillingene for helseplaner).
Velg Tillat Garavity-betaling som gjentagende betaling.
Konfigurer elementgrupper og rabatter for helseplaner
Legg til elementer for fakturering
Du trenger to prosedyreelementer for fakturering av helseplaner:
Et element for å dekke kostnadene for elementene kunden bruker gjennom helseplanabonnementet
Et element for å fakturere den månedlige helseplanbetalingen
Du kan også bruke et element for avbestillingsgebyr til å fakturere gebyret. Dette elementet er ikke nødvendig, men kan brukes til å skille avbestillingsgebyret fra andre avgifter.
Slik konfigurerer du faktureringselementene:
Gå til Elementer > Elementer.
Velg Legg til element > Legg til prosedyre.
Angi et beskrivende Navn på prosedyren, for eksempel «Kompensasjon for helseplanelement», «Månedlig betaling for helseplan» eller «Avbestillingsgebyr for helseplan». Du trenger ikke å angi annen informasjon.
Velg Lagre.
Legg til rabatter for helseplaner
Hvis du vil tilby rabatter som en del av helseplanene, må du konfigurere rabattene på forhånd slik at de kan brukes når du oppretter helseplaner.
1. Legg til en tagg for rabatter på helseplaner
Gå til Innstillinger > Lister og maler > Tagger, og velg Legg til.
Angi en beskrivende Taggtekst, for eksempel «Rabatter på helseplaner». Velg fargene for taggteksten og bakgrunnen, og legg til avdelingen der taggen skal være tilgjengelig.
Hvis taggen bare skal brukes for helseplaner, velger du alternativet Pasient under Kan brukes og alternativet Helseplaner under Brukes kun til. Tagger som bare brukes for helseplaner, legges automatisk til for pasienter med abonnement på en helseplan som inneholder taggen. Disse taggene kan ikke legges til eller slettes manuelt.
Velg Lagre.
2. Opprett en rabattordning
Gå til Innstillinger > Lister og maler > Rabatter, og velg Legg til under Rabattordninger.
Angi et beskrivende Navn på rabattordningen, for eksempel «Rabatt på helseplan». Angi de andre innstillingene du trenger, for eksempel rabattprosenten og hvilke elementer rabatten gjelder.
Under Til hvem velger du helseplantaggen du opprettet i 1. Legg til en tagg for rabatter på helseplaner.
Velg Lagre.
Legg til elementgrupper
Du kan bruke elementgrupper til å legge til en gruppe med beslektede elementer, for eksempel ormekurer, i en helseplan. Deretter kan du velge et passende element for pasienten blant alternativene i elementgruppen. Når elementgrupper redigeres, for eksempel når et utgått produkt erstattes med et annet, oppdateres alle helseplaner og helseplanabonnementer som inneholder elementgruppen automatisk.
Merknad: Når en helseplan inneholder elementgrupper, avhenger de samlede elementkostnadene og besparelsene av hvilke elementer fra gruppene som brukes i abonnementsperioden.
Du finner elementgrupper for helseplaner under Helseplanens elementgrupper i Innstillinger > Lister og maler > Helseplan.
Slik legger du til en elementgruppe:
Velg Ny. Siden Rediger elementgruppe for helseplan åpnes.
Velg avmerkingsboksen Kan velges for helseplanmaler for å gjøre elementgruppen tilgjengelig for bruk i helseplaner.
Angi et beskrivende Navn på elementgruppe.
Velg Elementliste som du vil søke etter elementer i.
Angi maksimalt antall elementer en abonnent kan bruke fra elementgruppen, i feltet Antall ganger element har blitt brukt. Du kan for eksempel angi tre produkter fra et utvalg kattefôr (eller det samme produktet tre ganger). Hvis du ikke vil begrense bruken, velger du Ubegrenset bruk.
Under Elementgruppens estimert verdi velger du hvordan den samlede verdien skal beregnes:
Minimum: Beregner den estimerte totalverdien ut fra den laveste prisen på elementene i gruppen og verdien i Antall ganger element har blitt brukt.
Gjennomslitt: Beregner den estimerte totalverdien ut fra gjennomsnittsprisen på elementene i gruppen og verdien i Antall ganger element har blitt brukt.
Maksimum: Beregner den estimerte totalverdien ut fra den høyeste prisen på elementene i gruppen og verdien i Antall ganger element har blitt brukt.
Fastsatt verdi: Du kan angi en estimert totalverdi manuelt. Hvis du valgte Ubegrenset bruk, kan du bare velge dette alternativet og angi en egen estimert verdi.
Under Elementer legger du til elementene du vil ha med i elementgruppen. Du kan søke etter elementer i søkefeltet eller bruke elementknappene.
Når du har lagt til et element i listen, velger du pennknappen til høyre for elementraden for å redigere egenskapene:
Mengde: Angi mengden en abonnent kan bruke, for eksempel tre poser kattefôr.
Pris: Angi prisen for ett enkelt element, for eksempel én pose fôr.
Kan brukes etter at abonnementet er avsluttet: Noen ganger ønsker en klinikk å gjøre bestemte elementer tilgjengelige for pasienten selv om abonnementet er utløpt. Hvis pasienten for eksempel bruker et legemiddel hver måned, men måtte hoppe over en måned av en eller annen grunn, kan klinikken ønske å tilby den manglende behandlingen. Velg da dette alternativet for de månedlige elementene, og angi hvor mange dager elementet kan brukes etter at abonnementet er avsluttet.
Velg Lagre.
Rediger og deaktiver elementgrupper
Under Helseplanens elementgrupper i Innstillinger > Lister og maler > Helseplan velger du pennknappen på raden for elementgruppen du vil redigere.
Hvis du vil deaktivere en elementgruppe slik at den ikke kan brukes i helseplaner, fjerner du avmerkingen for Kan velges for helseplanmaler. Elementgruppen arkiveres. Hvis du vil finne arkiverte elementgrupper, bruker du filteret Arkivert under Helseplanens elementgrupper i Innstillinger > Lister og maler > Helseplan. Du kan redigere arkiverte elementgrupper og aktivere dem på nytt.