Bruk innstillingene for bekreftelser og påminnelser for timeavtaler til å styre når kunder får meldinger om timeavtalene sine, og hva meldingene skal inneholde. Standardinnstillingene gjelder for alle timeavtaler. Innstillinger for bestemte avtaler erstatter standardinnstillingene for timeavtaler med den aktuelle avtaletypen. Online booking har også noen ekstra innstillinger.
Standardinnstillinger
Standardinnstillingene for bekreftelser og påminnelser gjelder for alle timeavtaler, men du kan også definere innstillinger for bestemte avtaler.
Gå til Innstillinger > Generelt > Avdeling > Bestillingsinnstillinger for å redigere disse innstillingene.
Timepåminnelser sendt før: Legg til hvor mange timer eller dager før planlagte timeavtaler påminnelser skal sendes. I den neste innstillingen velger du om tallet angir timer eller dager.
Tidstype for timepåminnelse: Velg om påminnelser skal sendes timer eller dager før timeavtalene.
Spesifikk sendetid for timepåminnelse: Hvis du valgte alternativet «dager», angir du klokkeslettet på dagen som påminnelsene skal sendes.
Eksempel: Med innstillingene «2», «Dager» og «9:00» sendes en påminnelse kl. 9:00 to dager før timeavtalen.
Merknad: Du kan legge til flere regler for påminnelser for én timeavtale.
E-postinnstillinger og SMS-innstillinger
Du kan velge om bekreftelser og påminnelser skal sendes via e-post, SMS eller begge deler.
For e-postmeldinger kan du velge om varigheten av timeavtalen skal inkluderes (hvis den ikke er valgt, inkluderes bare starttidspunktet), og legge til et kart og veibeskrivelse. Du kan legge til tekst for e-posthilsenen, en tilleggstekst for nye kunder og tilleggsinstrukser for bekreftelser og påminnelser.
På samme måte kan du legge til tekst for SMS-bekreftelsen, en tilleggstekst for nye kunder og tekst for påminnelser.
Du kan skrive direkte i feltene eller bruke tekstmaler hvis de er tilgjengelige.
Merknad: Når du endrer tekstene for bekreftelser eller påminnelser via e-post eller SMS, vises en bekreftelsesmelding der du blir spurt om du vil oppdatere endringene i alle usendte meldinger for eksisterende timeavtaler uten avtaletype. Velg Ja hvis du vil oppdatere usendte meldinger, eller Nei hvis du bare vil bruke endringene på nye timeavtaler.
Innstillinger for bestemte avtaler
Innstillinger for bestemte avtaler erstatter standardinnstillingene for timeavtaler med den aktuelle avtaletypen. Hvis en avtaletype ikke har egne innstillinger, brukes standardinnstillingene.
Gå til Innstillinger > Lister og maler > Avtaler for å redigere disse innstillingene.
Instrukser: Du kan legge til en egendefinert tekst som inkluderes i bekreftelser og påminnelser for denne avtaletypen (i tillegg til den generelle e-posthilsenen som er angitt i standardinnstillingene).
Tips: Du kan også bruke plassholdere i instruksene, for eksempel for å legge til pasientens navn automatisk i teksten: «Ikke gi [[patient_name]] mat eller vann de siste 6 timene før timeavtalen.»E-postmelding: Velg om du bare vil bruke den generelle instruksjonsteksten i feltet Instrukser for både bekreftelser og påminnelser, eller om du vil legge til egne instrukser for bekreftelser og påminnelser. Legg til tilleggstekstene i feltene.
Påminnelses-e-post: Konfigurer handlingsknappen (CTA) og legg til skjemaer i påminnelses-e-poster.
Tips: En handlingsknapp (CTA) er et klikkbart element i brukergrensesnittet som ber kunden om å utføre en bestemt handling. Hvis den er valgt, legges knappen til i påminnelses-e-posten, over sammendraget av timeavtalen.Velg avmerkingsboksen Inkluder handlingsknapp i innstillingene for påminnelses-e-posten. Du kan konfigurere hvordan knappen vises. Angi Tekst på knapp for å bestemme hvilken etikett brukerne ser, og Knappelenke for å angi nettadressen kundene sendes til. Du må også velge Knappeutforming: primær, som bruker klinikkens temafarge med hvit tekst, eller sekundær, som bruker hvit bakgrunn med fargede kanter og tekst.
Du kan også velge avmerkingsboksen Inkluder skjemaknapp under innstillingene for påminnelses-e-posten. Når du velger den, skriver du inn knappeteksten og velger Skjemakilde (et Provet PDF-skjema eller en ekstern lenke). For Provet-skjemaer velger du fra rullegardinlisten over tilgjengelige PDF-skjemaer for kunder eller pasienter. Det vedlagte skjemaet sendes sammen med bekreftelsen og påminnelsen om timeavtalen, og vises i konsultasjonen når det er ferdig utfylt og signert med e-signatur (hvis tilgjengelig). Det utfylte skjemaet vises på konsultasjonssiden og lagres i dokumentasjonen for kunden og pasienten, selv om timeavtalen senere avbestilles.
SMS-melding: Velg om du vil bruke standardmeldingene for SMS-bekreftelser og påminnelser, som ikke er knyttet til en bestemt avtaletype, eller legge til meldinger for denne avtaletypen. Legg til meldingene i feltene. Meldingstekstene kan være opptil 1000 tegn og deles opp i flere SMS-meldinger. Meldingsfeltene viser hvor mange tegn som er brukt, og hvor mange meldinger teksten deles opp i. Hver enkelt SMS-melding bruker én SMS-kreditt.
Forhindre metoder for sending av påminnelse som standard: Du kan deaktivere sending av påminnelser via e-post, SMS eller alle påminnelser når denne avtaletypen brukes.
Forhindre metoder for sending av bekreftelse som standard: Du kan deaktivere sending av bekreftelser via e-post, SMS eller alle bekreftelser når denne avtaletypen brukes.
Ekskluder fra påminnelser og bekreftelser på avtalen: Du kan velge Tidspunkt for timeavtale, Veterinær eller begge deler for å utelate dem fra informasjonen om timeavtalen i bekreftelser og påminnelser.
Timepåminnelser sendt før: Velg Legg til innkalling for å vise denne innstillingen. Angi hvor mange timer eller dager før planlagte timeavtaler kunder skal få påminnelser for denne avtaletypen. I den neste innstillingen velger du om tallet angir timer eller dager. Du kan angi flere påminnelser for en avtaletype.
Tidstype for timepåminnelse: Velg om påminnelser skal sendes timer eller dager før timeavtalene.
Spesifikk sendetid for timepåminnelse: Hvis du valgte alternativet «dager», angir du klokkeslettet på dagen som påminnelsene skal sendes.
E-postbekreftelser og påminnelser viser alltid avtaletypen i sammendraget av timeavtalen. Avtaletypen kan ikke skjules i e-poster. Hvis du vil utelate avtaletypen fra SMS-meldinger, bruker du innstillingen SMS-melding for avtaletypen. Velg meldinger for den aktuelle avtaletypen, og skriv bekreftelses- og påminnelsestekster som ikke nevner avtaletypen.
Merknad: Hvis du endrer tekstene for e-post eller SMS og vil oppdatere dem også i alle usendte bekreftelser og påminnelser for eksisterende timeavtaler med denne avtaltypen, velger du knappen Oppdater avtaler / avtalepåminnelser. Hvis du ikke velger denne knappen, men bare lagrer endringene, brukes de bare på nye timeavtaler som opprettes etter oppdateringen.
Innstillinger for online booking
Innstillingene for online booking gjelder timeavtaler som kunder bestiller på siden for online booking. Standardinnstillingene og innstillingene for bestemte avtaler, for eksempel tidspunktet for utsending av påminnelser, brukes også for online bookinger.
Gå til Innstillinger > Generelt > Avdeling > Online booking for å redigere disse innstillingene.
Ikke vis varighet til kunder: Når dette er valgt, vises ikke varigheten av timeavtalen i bekreftelser og påminnelser. Bare starttidspunktet inkluderes.
Ikke vis veterinærens navn til kunder: Når dette er valgt, vises ikke navnet på den ansvarlige medarbeideren for timeavtalen i bekreftelser og påminnelser.
E-postmelding: Her kan du legge til en melding som brukes i bekreftelses-e-poster til kunder når de bestiller en timeavtale online.
Send SMS-bekreftelse: Når dette er valgt, sendes en SMS-bekreftelse til kunder når de bestiller en timeavtale online. Meldingsteksten angis i standardinnstillingene eller i innstillingene for den aktuelle avtaletypen.
Send kopi på e-post til avdelingen: Når dette er valgt, sendes en kopi av kundens bekreftelses-e-post til avdelingens e-postadresse.
Bekreft online bookinger som standard: Når dette er valgt, bekreftes timeavtaler som bestilles via online booking automatisk. Hvis du vil at kundene aktivt skal bekrefte timeavtalen via en bekreftelseslenke eller -knapp, må du passe på at denne innstillingen ikke er valgt.
Bekreftelse og avbestilling av timeavtale via lenke
Du kan inkludere en bekreftelseslenke eller -knapp i alle e-poster eller SMS-er om timeavtaler. Da kan kundene bekrefte eller avbestille timeavtalen direkte fra meldingen. Dette fungerer for alle timeavtaler, ikke bare de som er bestilt via online booking.
Legg til en av følgende plassholdere i meldingsmalen for å legge til en bekreftelseslenke eller -knapp:
[[appointment_confirmation_url]] — setter inn en lenke som ren tekst
[[appointment_confirmation_button]] — setter inn en klikkbar knapp med teksten «Bekreft timeavtale»
Merknad: Plassholderen kontrolleres hver gang en melding sendes. Den setter bare inn en lenke eller knapp hvis timeavtalen fortsatt ikke er bekreftet på det tidspunktet. Hvis timeavtalen allerede er bekreftet, vises ingen lenke eller knapp i meldingen.
Når kunden velger lenken eller knappen, åpnes en side med informasjon om timeavtalen. Der kan kunden bekrefte eller avbestille timeavtalen. Alternativet for avbestilling vises bare hvis Tillat at kunde avbestiller timeavtale er aktivert under Innstillinger > Generelt > Avdeling > Kundeinteraksjoner.
Plassholderne kan legges til i følgende felt:
E-posthilsen (Bestillingsinnstillinger)
E-post-bekreftelse med tilleggsinstrukser (Bestillingsinnstillinger)
E-post-påminnelse med tilleggsinstrukser (Bestillingsinnstillinger)
SMS-bekreftelsestekst (Bestillingsinnstillinger)
SMS påminnelsestekst (Bestillingsinnstillinger)
SMS-bekreftelses- og påminnelsestekst (Avtaletype)
E-postmelding (Innstillinger for online booking)
Eksempel: Arbeidsflyt for online booking
En vanlig måte å bruke denne funksjonen på er med online booking, der du vil at kundene aktivt skal bekrefte timeavtalen etter bestilling. Slik kan du konfigurere dette:
Gå til Innstillinger > Generelt > Avdeling > Kundeinteraksjoner, og velg Tillat at kunde avbestiller timeavtale.
Gå til Innstillinger > Generelt > Avdeling > Online booking, og kontroller at Bekreft online bookinger som standard ikke er valgt. Hvis denne innstillingen er aktivert, er timeavtalene allerede bekreftet før meldingen sendes, og ingen lenke eller knapp vises i meldingen.
Gå til Innstillinger > Generelt > Avdeling > Online booking > E-postmelding, og legg til en av følgende plassholdere i e-postmalen: [[appointment_confirmation_url]] for en lenke som ren tekst eller [[appointment_confirmation_button]] for en klikkbar knapp.
Velg Lagre.
Kunden får nå en lenke eller knapp i bekreftelses-e-posten, slik at hen kan bekrefte eller avbestille timeavtalen.
Bekreftelses-e-post der plassholderen [[appointment_confirmation_button]] er lagt til:
Bekreftelsessiden der kunden kan bekrefte eller avbestille timeavtalen:
