Introduksjon
Funksjonen for online forhåndsregistrering lar kundene dine forhåndsregistrere seg før timeavtalen sin via et online skjema. Når kunder forhåndsregistrerer seg, sparer det tid i resepsjonen og i starten av konsultasjonsbesøket. Det gir også kundene en sikker og privat måte å dele personlig informasjon på, som de ellers kanskje måtte oppgi i et åpent resepsjonsområde.
Når en kunde gjør en online bestilling, eller når en timeavtale blir bestilt i Provet timeavtale-kalenderen, inneholder meldingene for bekreftelse og påminnelse en lenke til forhåndsregistreringssiden. Der kan de kontrollere informasjonen sin og oppgi annen foreløpig informasjon.
I tillegg kan du la kunder sjekke inn til timeavtalen sin på nett. Dette alternativet er tilgjengelig hvis forhåndsregistrering er aktivert.
Forhåndsregistrering og selvinnsjekk er tilleggfunksjoner. Kontakt Provet-salg eller kundestøtte for mer informasjon.
Sett opp forhåndsregistrering
Gå til Settings > Clinic location > Client interaction og velg blyantknappen.
Rull ned for å velge Enable client pre-registration / Self check-in.
Hvis du bruker avtaletypegrupper, velg avtaletypene du vil tillate forhåndsregistrering for i feltet Enabled for reason types. Når en avtaletype som er inkludert her velges for en timeavtale, legges det til en lenke til forhåndsregistrering i bekreftelses- og påminnelsesmeldingene. Hvis du lar feltet stå tomt, er forhåndsregistrering tilgjengelig for alle avtaletyper.
I feltet Pre-registration message header kan du legge inn en topptekst for delen for forhåndsregistrering i bekreftelses- og påminnelsesmeldingene. Hvis du lar feltet stå tomt, brukes følgende standard topptekst: 'Continue to pre-registration'.
I feltet Pre-registration message content kan du legge inn brødtekst for delen for forhåndsregistrering i bekreftelses- og påminnelses-e-postene for timeavtalen. Merk at brødteksten ikke vises i SMS-meldinger, kun i e-post. Hvis du lar feltet stå tomt, brukes følgende standardtekst: 'The pre-registration feature enables a personal and data-safe way to share/update your personal details and allows for a more pleasant and quick arrival to the clinic for you and your pet.'
I feltet Pre-registration form description kan du legge til en egendefinert melding til forhåndsregistreringsskjemaet.
I feltet Pre-registration confirmation email header kan du legge til en egendefinert topptekst for bekreftelses-e-posten som sendes etter at forhåndsregistreringen er fullført.
I feltet Pre-registration confirmation email content kan du legge til innhold som skal vises i bekreftelses-e-posten etter at forhåndsregistreringen er fullført.
Velg Save ved siden av Client interaction for å bruke endringene.
Eksempel på en lenke til forhåndsregistrering i en bekreftelses-e-post for timeavtale:
To-faktor autentisering med engangspassord (OTP)
Enable two-factor authentication for pre-registration: Når denne innstillingen er valgt, får kunder en verifiseringskode på SMS som de må skrive inn for å få tilgang til forhåndsregistreringsskjemaet. To-faktor autentisering gir et ekstra sikkerhetslag: hvis bekreftelses-e-posten ved en feil blir sendt til en feil adresse, vil mottakeren ikke kunne få tilgang til forhåndsregistreringsskjemaet hvis de ikke kan oppgi verifiseringskoden som er sendt på SMS.
For å aktivere to-faktor autentisering, gå til Settings > Clinic location > Client interaction og velg blyantknappen. Velg Enable two-factor authentication for pre-registration i innstillingene for forhåndsregistrering.
Verifiseringsmetoden avhenger av hvordan kunden mottok lenken til forhåndsregistrering:
Hvis kunden fikk lenken på e-post, sendes en engangskode til telefonnummeret deres via SMS.
Hvis kunden fikk lenken på SMS, sendes en engangskode til e-postadressen deres.
Kontaktopplysningene som brukes til verifisering, er delvis maskert av hensyn til sikkerheten. For eksempel vises et telefonnummer som •••••1234, og en e-postadresse vises som j•••@example.com.
Kunden skriver inn engangspassordet på verifiseringsskjermen for å bekrefte identiteten sin og få tilgang til forhåndsregistreringsskjemaet.
Både en gyldig e-postadresse og et telefonnummer må være lagret i kunderegistreringen for at OTP-verifisering skal fungere. Hvis én av dem mangler, kan ikke kunden fullføre verifiseringstrinnet.
Note: Hvis kunden av en eller annen grunn ikke har mottatt bekreftelses-e-posten eller SMS-en, kan du sende den på nytt ved å redigere timeavtalen og lagre den på nytt.
Sett opp selvinnsjekk
Note: Du kan aktivere selvinnsjekk hvis forhåndsregistrering er aktivert.
Gå til Settings > Clinic location > Client interaction og velg Enable self check-in.
Time in minutes before marking as arrived: Med denne innstillingen kan du definere hvor lenge før timeavtalen kundene kan sjekke inn. For eksempel, hvis du setter dette til 30, kan ikke kundene sjekke inn før det er 30 minutter igjen til timeavtalen. Når det ikke er mulig å sjekke inn ennå, vises en melding i timeavtaleportalen, for eksempel: 'You can check in 30 minutes before your appointment.'
Self check-in success message: Du kan legge til en valgfri melding som vises for kundene dine når de har sjekket inn.
I delen Waiting locations kan du legge til ventesoner som kundene kan velge fra når de sjekker inn. Dette er nyttig hvis du har flere ulike venteområder for kunder og pasienter. For å legge til en ny ventesone, velg Add-knappen. Du kan redigere eller fjerne ventesoner ved å bruke blyant- og søppelbøtteknappene.
Du kan be kunder om å oppgi pasientens medisinske historikk før timeavtalen ved å stille foreløpige spørsmål i forhåndsregistreringen. Siden spørsmålene defineres separat for ulike grunner til timeavtalen, kan du legge til spesifikke spørsmål knyttet til selve timeavtalen.
Gå til Settings > Lists & Templates > Reasons og åpne en grunn du vil legge inn spørsmål for.
Rull ned til bunnen av dialogen for grunnen og velg + Preliminary question-knappen.
Skriv inn et spørsmål i feltet Question, og velg deretter + Preliminary question-knappen igjen for å legge til flere spørsmål.
Motta og sjekk forhåndsregistreringsdata
En lenke til forhåndsregistrering og selvinnsjekk er inkludert i e-posten for bekreftelse av timeavtale til kunden og/eller i SMS-meldingen. Merk følgende:
Kunden og pasienten må finnes i Provet før kunden kan bruke forhåndsregistrering. Kunden kan ikke legge til nye pasienter ved hjelp av forhåndsregistreringsskjemaet.
Sørg for at en bekreftelses-/påminnelsesmelding er valgt for å bli sendt når du oppretter en timeavtale.
Sørg for at en veterinær er valgt for konsultasjonen.
Hvis du vil at kunder skal svare på foreløpige spørsmål før timeavtalen, må du sørge for at den valgte grunnen har foreløpige spørsmål satt opp.
Note: Foreløpig kan forhåndsregistrering og selvinnsjekk bare brukes med timeavtaler med én pasient. Hvis flere pasienter legges til i timeavtalen, kan ikke kunden gå inn eller verifisere detaljene sine i forhåndsregistreringen.
Når kunden har fylt inn eller oppdatert informasjonen sin ved hjelp av forhåndsregistreringsskjemaet (og den valgfrie selvinnsjekken), kan du gjennomgå informasjonen i Provet. Du kan gjøre dette i:
Dialogen for timeavtale (timeavtale-kalender)
Innskrivingsdialogen (når du merker en timeavtale som ankommet)
Pasientside
Kundeside
Følgende melding vises på disse sidene:
Velg lenken Please confirm the data here i notatet. En dialog for forhåndsregistreringsinformasjon åpnes. Informasjonen som er lagret i Provet vises til venstre under Kundedata i Provet og Pasientdata i Provet. Informasjonen som kunden har oppgitt i forhåndsregistreringen vises til høyre under Ny informasjon gitt av kunden. Som standard vises bare feltene der kunden har oppgitt oppdatert informasjon. Hvis du vil se alle felt for kunde- og pasientinformasjon, inkludert feltene kunden ikke har endret, velg Show all fields.
For å akseptere kundens oppdateringer, velg pilknappene mellom feltene. Hvis du vil akseptere alle endringer med én gang, velg pilknappen All øverst. Kundens oppdateringer kopieres til Provet-feltene til venstre. Du kan også redigere Provet-feltene manuelt hvis du vil gjøre noen endringer i informasjonen kunden har gitt (for eksempel rette en skrivefeil).
For å lagre endringene, velg knappen Update.
Hvis du vil slette kundens oppdateringer fullstendig, velg knappen Discard. Merk at når du bekrefter, kan du ikke hente forhåndsregistreringsinformasjonen igjen.
Kundens veiledning: Bruk av forhåndsregistrering og selvinnsjekk
Note: Du kan opprette dine egne instruksjoner for kundene basert på disse instruksjonene, og inkludere instruksjonene dine i meldingen for forhåndsregistrering eller på nettsiden til klinikken din.
Velg lenken til forhåndsregistreringssiden i bekreftelses- eller påminnelsesmeldingen for timeavtalen (e-post og/eller SMS-melding).
Hvis to-faktor autentisering er aktivert, verifiser identiteten din ved å skrive inn engangspassordet (OTP). Hvis du mottok lenken på e-post, sendes koden til telefonnummeret ditt via SMS. Hvis du mottok lenken på SMS, sendes koden til e-postadressen din.
Forhåndsregistreringssiden er forhåndsutfylt med informasjon som er tilgjengelig fra profilen din i Provet. Gå gjennom informasjonen og fyll ut feltene som mangler, eller oppdater den eksisterende informasjonen hvis det er nødvendig.
Svar på eventuelle foreløpige spørsmål som kan være inkludert basert på grunnen for besøket ditt.
Hvis selvinnsjekk er tilgjengelig, kan du merke deg som ankommet og velge en ventesone.
Når du er klar, velg Send.