Quinyx er en programvare for bemanningsplanlegging og -styring. Provet integreres med Quinyx for å gjøre det mulig å administrere personalskift i Quinyx. Integrasjonen henter vakter fra Quinyx til Provet. Vaktstyringen fortsetter i Quinyx. HR Gateway Portal, utviklet av Provet-teamet, kartlegger Quinyx- og Provet-skift og administrerer integrasjonen.
Denne veiledningen forutsetter at du har fullført oppsettet og implementeringen av Quinyx-kontoen din, og at du bruker systemet.
Hurtigkoblinger
Oppsett av integrasjon
1. Skaff Quinyx API-nøkkel og portallegitimasjon.
Kontakt Quinyx support og be om API-nøkkelen til rotenheten for Provet-integrering.
Videresend nøkkelen til Provet-kontakten din.
Kontaktpersonen foretar de nødvendige justeringene og kommer tilbake til deg med adressen til HR Gateway Portal (URL) og påloggingsinformasjon. Du trenger disse i de neste trinnene.
2. Angi antall ansatte.
For at integrasjonen skal fungere, må du sørge for at ansattnumrene i Provet stemmer overens med skiltnumrene i Quinyx.
For hver medarbeider som må involveres:
Gå til People i Quinyx.
Finn den ønskede medarbeideren.
Finn Badge-nummeret.
Gå til Innstillinger > Brukere i Provet.
Rediger den aktuelle brukeren i Provet, og legg til skiltnummeret i feltet Employee number.
3. Be brukerne om å begrense avtaler utenfor skift (valgfritt).
Når du redigerer eller fjerner vakter fra Quinyx, vil den tilsvarende vakten på Provet-siden også bli oppdatert eller fjernet. Dette skiftet kan allerede ha noen avtaler på seg, og foreldreløse avtaler kan oppstå når dette ikke er begrenset. Med begrensningen vil en tilsvarende feil vises på HR Gateway Portal Log -siden (beskrevet nedenfor).
For å få denne begrensningen må brukerne redigere profilene sine i Provet:
Gå til din Brukerprofil fra menyen øverst til høyre i Provet.
Åpne profilen for redigering.
Kryss av for alternativet Ingen planlegging utenfor skift.
Lagre.
4. Konfigurer organisasjonsinnstillingene.
Fra og med dette trinnet trenger du tilgang til HR Gateway Portal med nettadressen som er nevnt i trinn 1. Når du logger inn, skal du automatisk bli sendt til organisasjonsinnstillingene. Hvis ikke, navigerer du til Settings > Organization i HR Gateway Portal.
Konfigurer følgende innstillinger. Merk at noen av dem kanskje allerede er konfigurert av Provet-kontakten din - i så fall kan du la dem være som de er. Noen av innstillingene kan også være satt til skrivebeskyttet, noe som er normalt.
Integrasjon aktivert: Dette må være merket av for at integrasjonen skal fungere.
E-postadresser for varslingsmottakere: Velg e-postmeldinger som skal motta varsler om feil relatert til avtaler og vakter i Provet. Dette er organisasjonsspesifikt, noe som betyr at hvis det oppstår en feil på noen av klinikklokalitetene dine, vil mottakerne få en e-post om dette.
MERK: Hvis det oppstår en feil, vil den aktuelle handlingen ikke bli utført.
Tidssone: Tidssonen i Quinyx, HR Gateway Portal og Provet må stemme overens.
Importintervall: Angi hvor ofte det skal importeres automatiske skift per dag. Den foreslåtte standardinnstillingen er "Hver 24. time", og i så fall kjøres importen automatisk én gang per dag rundt midnatt. Alternativet "Manuell" er også tilgjengelig. Importen blir da ikke automatisert, men må gjøres manuelt fra klinikkinnstillingene i HR Gateway Portal.
URL for inngangssystem: Obligatorisk, vanligvis konfigurert av din Provet-kontakt.
Skriv inn systemets API-nøkkel: Obligatorisk, vanligvis konfigurert av din Provet-kontakt.
URL for utdatasystem: Obligatorisk, vanligvis konfigurert av din Provet-kontakt.
API-nøkkel for utdatasystem: Obligatorisk, vanligvis konfigurert av din Provet-kontakt.
For å fullføre:
Velg Lagre innstillinger.
Velg Synkroniser alle data.
Notat
Synkroniseringsknappen vil ikke være synlig med mindre alle obligatoriske felt er fylt ut.
5. Konfigurer innstillingene for klinikkens plassering.
Etter synkroniseringen vises klinikklokalitetene dine i menyen til venstre. Velg en klinikk i menyen til venstre, og konfigurer følgende nødvendige innstillinger. Merk: Konfigurer alle de nødvendige innstillingene før du aktiverer integrasjonen.
Quinyx klinikklokasjoner: Velg klinikklokasjonen i Quinyx som du vil tilordne med den valgte Provet-klinikklokasjonen.
Velg Lagre hovedinnstillinger.
Tilordning av skifttyper: Tilordne Quinyx-skift til Provet-skifttypene som vises til venstre. Navnene på skiftene i Quinyx og Provet trenger ikke å være identiske.
Hvis skiftet skal kunne bookes på nett, tilordner du det ved hjelp av kolonnen "Skifttype for nettbooking".
Hvis skiftet er et vanlig skift, tilordner du det ved hjelp av kolonnen "Quinyx Shift type".
Velg Lagre underinnstillinger nederst på siden.
Importer periodetype: Velg mellom faste datoer og fast lengde.
Faste datoer - Skift fra det valgte datointervallet importeres. Når du utfører innledende tester (beskrevet nedenfor), anbefales det å bruke dette alternativet med én dag som datointervall. Begge dagene er inkludert. Merk at importen bare vil bli utført for fremtidige datoer.
Fast lengde - Definer en varighet som starter fra gjeldende dato. Skiftene innenfor varigheten importeres.
Integrasjon aktivert: Aktiver integrasjonen ved å merke av for den respektive innstillingen øverst på siden.
Velg Lagre hovedinnstillinger.
Oversikt over andre klinikkinnstillinger
E-postmottakere for varsling: I likhet med organisasjonsinnstillingen gjør denne innstillingen det mulig å sende feilvarsler til utvalgte e-postmeldinger, men i dette tilfellet bare om feil som oppstår på den valgte klinikkens plassering.
Avdelinger og team aktivert: Tillater kartlegging og import av avdelings- og teaminformasjon og aktiverer alternativene Avdelingskartlegging og Teamkartlegging.
Varigheten av et spor i bruk: Gjør det mulig å dele opp skift i mindre, like store blokker når de importeres til Provet. Har samme effekt som avkrysningsboksen "Varighet for et spor" i Provet-kalenderen. Merk at varigheten av tidsluker også må kartlegges nederst på innstillingssiden, hvis de er i bruk.
Størrelse på kalenderluke: Brukes sammen med varighetsinnstillingen nevnt ovenfor.
Importer kun publiserte skift: Aktivert som standard og anbefalt. Hvis denne funksjonen er aktivert, importeres ikke upubliserte skift (utkast) fra Quinyx.
Notat
Når alle nødvendige innstillinger for klinikklokasjon er konfigurert, velger du Lagre hovedinnstillinger og Lagre underinnstillinger. Integrasjonen er nå klar for testing.
6. Test integrasjonen.
Her foreslås en enkel arbeidsflyt for testing. Merk at det virkelige oppsettet vanligvis innebærer en bredere datoperiode for importøren, så sørg for å konfigurere på nytt før den virkelige bruken.
Opprett en testbruker i både Provet og Quinyx, og knytt dem til badgenummeret som beskrevet ovenfor.
I HR Gateway Portal setter du klinikklokasjonen Importperiodetype til "Faste datoer", og setter start- og sluttdatoene til å være på samme dag, en fritt valgt dag i fremtiden. Husk å Lagre hovedinnstillingene.
Planlegg en vakt for testbrukeren i Quinyx for den valgte datoen. Vaktstrukturen må følge kravene nevnt nedenfor.
Publiser testbrukerens timeplan i Quinyx. MERK: Når du publiserer, kan du angi publiseringsdatoen - den bør aldri legges til fortiden.
I portalen velger du Importer vakter manuelt fra innstillingene for klinikklokasjon. En kort innlastingsprosess vil finne sted.
Det importerte skiftet skal nå vises i Provet. Kontroller at skifttypen er riktig for å verifisere at mappingen ble gjort riktig.
Notat
Når du publiserer skift i Quinyx, skal publiseringsdatoen aldri legges tilbake i tid.
Hvis denne første testen er vellykket, anbefales det å øke testkompleksiteten gradvis for å løse eventuelle problemer og komme frem til det virkelige brukstilfellet:
Test alle skifttyper med testbrukeren.
Test med ekte brukere, ved hjelp av et reelt scenario, men med en dags oppsett som i den første testen.
Øk perioden til én uke, og test på nytt.
Bytt til fullt oppsett og automatisering. Sørg for å planlegge overgangen i god tid og kommunisere med alle nødvendige medarbeidere.
Det bør utføres hensiktsmessige tester etter alle endringer i integrasjonsoppsettet.
Notat
En feillogg kan ses på HR Gateway Portalens loggside, på den øverste menylinjen, ved siden av innstillingene. Se feilloggseksjonen nedenfor.
Oppsett av skift i Quinyx
Skiftene som kommer inn i Provet gjennom integrasjonen, er faktisk Tasks under skiftene i Quinyx.
I bildet nedenfor vil oppgavene som er markert med grønn og rød farge, importeres til Provet som skift hvis Quinyx-skiftet er tilordnet på riktig måte. Hvis Quinyx-skiftet er "tomt" uten oppgaver, blir ingenting importert til Provet.
Det anbefales at de relevante skifttypene utformes i Quinyx, slik at de allerede har de nødvendige oppgavene.
Etter importen ser de resulterende skiftene ut som nedenfor. Legg merke til at skiftet "Lunsjpause" ikke ble opprettet fordi det ikke var tilordnet.
Kontrollere alternativet for nettbestilling
Importert skift som har aktivert online booking
Hvis du trenger en skifttype der Provets nettbaserte bestillingsfunksjonalitet er aktivert, følger du disse trinnene:
I Provet må du sørge for at skifttypen er satt opp med online booking aktivert.
Opprett den tilsvarende skifttypen i Quinyx.
Gå til HR Gateway Portal og åpne innstillingene for klinikklokasjon.
Tilordne skifttypene til hverandre ved hjelp av kolonnen Skifttype for online booking.
Velg Lagre underinnstillinger nederst på siden.
Importert skift som noen ganger har nettbestilling aktivert
I noen tilfeller kan det være lurt å regelmessig bestemme på Quinyx-siden om skiftet har nettbooking aktivert eller ikke. I så fall kan du sette opp mappingen slik at Provet-vakten mappes til to lignende Quinyx-vakter, avhengig av valget om nettbooking.
I Provet må du sørge for at skifttypen er satt opp med online booking aktivert.
I Quinyx oppretter du to like skift og navngir dem slik at du kan gjenkjenne hvilket som er ment for nettbestilling. For eksempel
Workday ingen online booking
Arbeidsdag
Gå til HR Gateway Portal og åpne innstillingene for klinikklokasjon.
Tilordne Quinyx-skiftene til Provet-skiftene:
Workday ingen online booking - Quinyx Skifttype kolonne
Workday - Skifttype for online booking kolonne
Velg Lagre underinnstillinger nederst på siden.
Når du bestiller vakter i Quinyx etter oppsettet, velger du riktig type for å ta avgjørelsen. Avhengig av valget, vil vakten ha nettbasert bestilling aktivert i Provet eller ikke.
MERK: Passende testing #UUID-5af587f4-5034-73ae-295c-4b8d62535159_id_4660481394077_id_h_01FZ67KSA00T5DBEQ1NRSP2ZB0 bør utføres etter alle endringer i integrasjonsoppsettet.
Avdelinger og team
Hvis klinikkstedet bruker team og/eller avdelinger, kan integrasjonen brukes til å velge dem for Provet-vakter som importeres. Avdelinger kan brukes uavhengig av hverandre, men team krever bruk av avdelinger siden de er en underenhet av en avdeling.
1. Aktiver avdelinger og team fra portalen.
Gå til HR Gateway Portal og åpne innstillingene for klinikklokasjon.
Aktiver Avdelinger og team aktivert. Dette kan også gjøres under det første oppsettet.
Velg avdelingens informasjonskilde i Quinyx ved hjelp av menyen Ward source. Det anbefalte alternativet er "Hovedskiftets seksjonsfelt".
Velg informasjonskilden for teamet i Quinyx ved hjelp av menyen Team source. Det anbefalte alternativet er "Hovedskiftets kategorifelt (skifttype)".
Velg Lagre hovedinnstillinger.
2. Konfigurer kildene i Quinyx.
Kildene som ble valgt i trinn 1, må opprettes og/eller konfigureres i Quinyx.
Slik konfigurerer du seksjonsfeltet for et hovedskift (for kilden ward):
Gå til Kontoinnstillinger fra den personlige menyen i Quinyx.
Velg Group management fra venstre menypanel.
Velg ønsket enhet fra midten. Et konfigurasjonspanel åpnes.
Velg Legg til seksjoner fra panelet.
Fyll ut seksjonsfeltene med informasjon om avdelingen.
Velg Ok for å lagre.
Når avdelinger er opprettet som seksjoner, vises de som alternativer under hovedskiftets Section -felt (bildet nedenfor).
Slik konfigurerer du skifttypen for et hovedskift (for teamkilden ):
Gå til Kontoinnstillinger fra den personlige menyen i Quinyx.
Gå til Skifttyper fra venstre menypanel.
Velg Legg til øverst til høyre.
Opprett teamet som en skifttype ved å fylle ut feltet Navn og sørge for at varigheten dekker (start- og sluttidspunkt) den normale tidsrammen for skiftene.
Velg Lagre.
3. Kartlegg avdelinger og team i HR Gateway Portal.
Dette trinnet forutsetter at du allerede har satt opp avdelinger og team i Provet etter behov.
Kartlegging av avdelinger:
Gå til HR Gateway Portal og åpne innstillingene for klinikklokasjon.
Bla ned til Wards mapping.
Kartlegg en Quinyx-avdeling for hver Provet-avdeling.
Kartlegging av team.
Bla til Teams mapping i innstillingene for klinikkplassering i portalen.
For hvert Provet-team tilordner du en Quinyx Shift-type (kategori).
Velg Lagre underinnstillinger nederst på siden for å fullføre.
Testing og bruk
Hvis de er konfigurert som beskrevet ovenfor, kan avdelinger og team nå angis når du oppretter vakter i Quinyx.
Sørg for å teste oppsettet med testbrukeren som beskrevet ovenfor.
For å oppsummere:
Selve informasjonen shift kommer fra Tasks.
Informasjonen på avdeling kommer fra seksjon.
Informasjonen team kommer fra Skifttype.
Markering av fravær
Noen ganger har en ansatts vakter allerede blitt planlagt og importert til Provet, men på grunn av fravær må vaktene oppdateres (fjernes).
For å markere et fravær:
Sørg for at relaterte avtaler i Provet-kalenderen er flyttet eller fjernet først.
Gå til Schedule i Quinyx.
Finn skiftet, og velg det.
Velg Flere alternativer.
Nederst i dialogen velger du Legg til fravær.
Fyll ut fraværsskjemaet og velg Lagre. Vakten flyttes til delen "Ikke tildelte vakter".
Slett skiftet fra delen "Ikke tilordnede skift". Dette er viktig fordi skiftet ellers ikke vil bli fjernet fra Provet, noe som vil skje under automatisk eller manuell import.
Synkronisering og lagring
Når det gjøres konfigurasjonsendringer i Provet eller Quinyx som har innvirkning på skift, avdelinger eller team, må endringene synkroniseres i HR Gateway Portal.
Gå til Organisasjonsinnstillinger i HR Gateway Portal.
Velg Synkroniser alle data.
Eksempler på tilfeller der synkronisering er nødvendig:
En skifttype opprettes eller redigeres i Provet.
En klinikklokasjon opprettes i Provet.
En avdeling opprettes eller redigeres i Provet.
En skifttype opprettes eller redigeres i Quinyx.
En enhet opprettes i Quinyx.
En seksjon opprettes eller redigeres i Quinyx.
Når det gjøres endringer i HR Gateway Portal, må endringene alltid lagres med Lagre innstillinger, Lagre hovedinnstillinger og Lagre underinnstillinger på de respektive sidene.
Hver gang det gjøres endringer i mappingene i portalen, bør de testes som beskrevet ovenfor. Testing kan spare mye arbeid, fordi feil importerte skift må fjernes manuelt.
Feillogger
I HR Gateway Portal finnes det en fane Log i den øverste menylinjen som gir detaljert informasjon om inn- og utdatafeil. Loggseksjonene er organisasjonsomfattende, noe som betyr at feil fra alle klinikklokasjoner er oppført i dem.
Inndatafeil - Feil relatert til problemer med å koble til Quinyx. Inndatafeil er sjeldne og krever vanligvis hjelp fra Provet support.
Utdatafeil - Feil relatert til import av skift til Provet. Disse er mer vanlige, relatert til feil mappinger, manglende ansattnumre og lignende.
Når man mottar feilmeldinger via e-post, som beskrevet ovenfor, er det tilrådelig å først sjekke feilloggene, spesielt utdatafeilene.
Søkefeltet i loggen kan brukes til å filtrere oppføringer etter:
Navn på klinikksted
ID for databaseskift
Quinyx skift-ID
Feilkode
Person-ID / ansattnummer
Hvis du vil se detaljert informasjon om en feil, velger du Vis feilmelding.