Planlegging av standardiserte ansattskift går raskere og enklere med forhåndsdefinerte skiftmaler. Du kan bruke skiftmaler til å planlegge og organisere en hel dag med ansattsplaner, inkludert skift over natten.
Opprett en skiftmal
Skiftmaler bruker skifttyper som må først opprettes i innstillingene for avdelingen.
Merk at skiftmaler er spesifikke for aktiv avdeling. Maler som opprettes under én avdeling, er derfor ikke tilgjengelig for bruk i andre avdelinger.
Du kan opprette skiftmaler i malinnstillingene:
Gå til Innstillinger > Lister & maler > Maler > Skiftmaler.
Velg Legg til.
Fyll ut den påkrevde informasjonen:
Legg til en Navn for skiftmalen. For eksempel kan et navn som «Morning MWF» brukes for en morgenvakt på mandager, onsdager og fredager.
Valgfritt kan du legge til en identifiserende Kode som de ansatte kan bruke for å kjenne igjen og søke etter malen.
Velg Aktiv for å gjøre malen tilgjengelig for planlegging.
Hvis skiftets varighet strekker seg over mer enn én kalenderdag, velger du Mal for to dager. For mer informasjon, se Opprett en mal for to dager.
Velg Legg til blokk for å åpne en seksjon for å opprette skiftene.
Du kan opprette flere tidsluker, for eksempel hvis du vil at skiftmalen skal inneholde en tidsluke om morgenen og en tidsluke på ettermiddagen.
Tiden må legges inn i «00:00 am/pm»-formatet når den amerikanske 12-timersklokken brukes. 24-timersformatet er tilgjengelig for andre lokasjoner.
Klikk og dra i kalenderen for å opprette et skift.
Fyll ut den påkrevde informasjonen:
Velg Skifttype. Tilgjengelige alternativer avhenger av skifttypene som er opprettet i innstillingene.
Velg en Avdeling og en Team ved behov. Tilgjengelige alternativer avhenger av avdelingene og teamene som er opprettet i innstillingene. Hvis du ikke bruker avdelinger og/eller team, lar du disse stå tomme.
Du kan tilpasse start- og sluttidene i Start og Slutt ved behov.
Alternativet Vis i online booking er tilgjengelig hvis skifttypen er definert som tilgjengelig for online booking. Velg dette avkrysningskrysset hvis du vil at skiftet skal være tilgjengelig for online booking.
Du kan legge til tilleggsinformasjon i feltet Merknad.
Velg Lagre.
Slik redigerer du en eksisterende skiftblokk: Velg blokken for å åpne redigeringsdialogen.
Opprett alle nødvendige blokker for skifttype ved å følge trinnene over. Merk at skiftblokker ikke kan overlappe i tid.
Opprett en mal for to dager
Maler for to dager brukes når en tidsluke for et skift starter på én kalenderdag og slutter på neste. For eksempel en nattevakt som starter på kvelden og slutter neste dag.
Slik oppretter du en mal for to dager:
Gå til Innstillinger > Lister & maler > Maler > Skiftmaler.
Velg Legg til.
Velg alternativet Mal for to dager og fyll ut annen informasjon som i Trinn 3.
Velg Legg til blokk for å definere tidsluke-blokkene for skiftets varighet. Du må opprette to tidsluker for å skille kalenderdagene. Den første må slutte kl. 23.59 eller 23.59, og den andre må starte kl. 00.00 eller 00.00.
Fortsett fra Trinn 5.
Planlegg ansattskift ved å bruke skiftmaler
Gå til Plan > Skift > Skiftmaler.
Velg brukeren eller ressursen du vil planlegge et skift for, og sørg for at den samme brukeren eller ressursen er valgt i filtrene til venstre. Når du planlegger natt- eller kveldsskift utenfor standard dagsvisning, må du fjerne valget for Bruk dagsvisning (hvis alternativet er i bruk).
Finn og velg skiftmalen du vil bruke.
Velg alternativet Tidslukens varighet hvis du vil dele skiftet opp i individuelle tidsluker. Planlegging av individuelle tidsluker anbefales hvis skiftet er tilgjengelig for online booking. Du kan slette individuelle skift-tidsluker og beholde bare noen.
Juster kalendervisningen ved behov ved å bruke kalenderfiltrene til venstre,
Klikk på en kalenderdag for å planlegge den valgte skiftmalen. Du ser en grønn bekreftelsesmelding når planleggingen var vellykket, eller en rød melding hvis det oppstod feil.