Du kan opprette, redigere, kopiere og slette skift på siden Planlegging > Skift. Det anbefales å bruke skift, siden det gjør det enklere å planlegge timeavtaler og angi tilgjengelighet for ansatte. Du kan opprette og tilpasse skifttyper etter behov.
Oppsett
Gå gjennom disse innstillingene før du oppretter skift.
Velg knappen med klinikknavnet øverst til venstre i venstre sidepanel for å åpne byttebryteren for avdeling, og velg deretter Innstillinger i listen. Dette fungerer uansett om organisasjonen din har én avdeling eller flere. Merk at Innstillinger bare er synlig for brukere med riktige tillatelser. Hvis du ikke ser Innstillinger, kan du kontakte systemansvarlig i klinikken for å sjekke tilgangen din.
Skifttyper
Gå til Innstillinger > Avdeling > Skifttyper.
Skifttyper definerer hva slags skift det er, og om skiftet er tilgjengelig for bestilling online, eller om skiftet er en heldags-hendelse.
For å opprette en ny skifttype, velg Legg til. For å redigere en eksisterende skifttype, velg blyantknappen i rekken for skifttypen.
Du kan tilpasse skifttypens oppførsel og samhandling med andre funksjoner ved å bruke tilgjengelige alternativer.
Timeavtale: Når denne innstillingen er valgt, er skiftet synlig i timeavtalekalenderen, og timeavtaler kan planlegges for skiftet.
Online booking: Velg denne innstillingen hvis du vil at skiftet skal være tilgjengelig for bestilling online.
Hele dagen: Du kan bruke denne innstillingen for et skift som brukes til å planlegge åpningstider. For eksempel kan et heldagsskift brukes ved en offentlig ferie når klinikken har stengt hele dagen. Du kan også bruke denne skifttypen for kortere tidsperioder når du planlegger.
Årsakstyper: Denne innstillingen brukes sammen med online booking og visning av tilgjengelige skift for kunder. For eksempel, når en kunde velger en årsak for et besøk, vises bare skift som har denne årsakstypen satt, som tilgjengelige for å bestille en timeavtale.
Oppdater eksisterende skift: Når du oppdaterer et eksisterende skift, velg denne innstillingen hvis du vil oppdatere endringene i allerede planlagte eksisterende skift.
Du kan også opprette skiftmaler, for eksempel ved å legge til flere skifttyper i en mal. Dette gjør det enklere å planlegge mer detaljert. Les mer om skiftmaler.
Standard timeavtaler
Ved å bruke standard timeavtaler kan du opprette et standard timeavtaleblokk i skiftplanleggingen, så lenge planleggingstiden samsvarer med den definerte standard timeavtaletiden.
Velg + Standard time.
Definer start- og sluttid.
Legg til Årsak (fri tekst) for timeavtalen.
Velg en Årsakstype hvis påkrevd.
Velg Lagre.
Når du legger til et skift med en standard timeavtale, vises timeavtalen automatisk i kalenderen. Du kan dra den til en annen tid, eller avbryte den for én enkelt dag ved behov. Du kan også opprette flere standard timeavtaler for én skifttype.
Internavdelinger
Hvis du trenger å bruke underavdelinger (internavdelinger) når du planlegger timeavtaler, må du legge til internavdelingene dine i innstillingene.
Gå til Innstillinger > Avdeling > Internavdelinger og velg Legg til. Legg inn en kode på internavdelingen som er lett å gjenkjenne. For å redigere eller slette en eksisterende internavdeling, velg blyant- eller søppelbøtteknappen i rekken for internavdelingen.
Team
Hvis du vil bruke team i planlegging av timeavtaler, må du legge til teamene dine i innstillingene.
Gå til Innstillinger > Avdeling > Team og velg Legg til. Legg inn en kode på teamet som er lett å gjenkjenne. For å redigere eller slette et eksisterende team, velg blyant- eller søppelbøtteknappen i rekken for teamet.
Du kan tilordne et team til en bestemt internavdeling eller legge det til som et uavhengig team.
Andre innstillinger
Gå til Innstillinger > Avdeling > Planlegging & Kalender for følgende alternativer:
Planlegging & Kalender
Helger i kalender: Velg denne innstillingen hvis du vil inkludere dager i helgen i kalenderen.
Første ukedag: Velg hvilken ukedag som vises som første ukedag i kalenderen.
Kalenderlukestørrelser: Ved å bruke denne innstillingen kan du angi tidsvarigheten for hver tidsluke i kalenderen. Tidsluken kan ligge i intervallet fra 5 minutter til 60 minutter.
Første time på dagen og Siste time på dagen: Ved hjelp av disse innstillingene kan du angi åpningstidene som vises i kalenderen.
Vis skifttider og -typer i kalenderen: Velg dette alternativet hvis du vil vise skifttider og skifttyper i timeavtalekalenderen.
Alternativer for brukerprofil
Hver bruker kan angi dette i delen Kalenderfeeds i sine egne profilinnstillinger, hvis de ønsker å bruke feeds for timeavtale- og skifttkalender. Disse alternativene lar deg se kommende hendelser fra alle enheter. Feedsene eksporteres i iCalendar-formatet som støttes av alle store kalenderleverandører som Google Kalender, Outlook og iCal.
I delen Personlige detaljer kan brukere også velge Forhindre timeoppsett utenfor skift for å ikke tillate planlegging av timeavtaler utenfor de planlagte skiftene.
Planlegg skift for ansatte eller ressurser
Gå til Planlegging > Skift og velg fanen Skifttyper.
I alternativene under Tidsplan for, velg om du vil planlegge et skift for en Bruker eller en Ressurs, og velg deretter bruker eller ressurs i feltet.
Velg en Internavdeling hvis du vil planlegge skiftet for en bestemt internavdeling. Hvis du velger en internavdeling, kan du også velge en Team hvis nødvendig.
Velg skifttypen fra de tilgjengelige alternativene.
Velg varigheten for skiftet.
Velg eventuelle ekstra alternativer du vil bruke, for eksempel om skiftet er tilgjengelig for bestilling online, eller om det er et heldagsskift. Dette fylles ut automatisk hvis det er satt opp i skiftinnstillingene. Du kan også legge til en pause i skiftets tidsvarighet eller dele skiftet inn i mindre tidsluker ved å bruke alternativet Varighet for tidsluke.
For å planlegge skiftet, velg hvor som helst i dagens kolonne. Hvis det finnes konflikter med skift, får du en advarsel.
Du kan bruke filterpanelet til venstre for kalenderen for å velge hva du vil vise og hvordan. Merk at selv om du har fjernet markeringen for ansatte et annet sted, bestemmer disse alternativene hvilke kolonner som vises. For eksempel, for bare å se personen du planlegger for nå, velger du bare denne personen under ansattalternativene. Hvis Skift for alle avdelinger er valgt, kan flere brukere eller ressurser være synlige. Hvis du ikke ser det du forventer å se, kan du dobbeltsjekke og justere alternativene til venstre.
Rediger eller slett skift
For å redigere og oppdatere et planlagt skift, velg skiftet i skiftkalenderen. Du kan redigere skiftdatoen, start- og sluttidene, internavdeling og team, og angi og redigere årsakstyper som er tilgjengelige for bestilling online i løpet av skiftet. Du kan også slette skiftet ved behov.
Hvis det finnes timeavtaler som er planlagt i løpet av det valgte skiftet, vises disse nederst som vist i bildet under. Hvis du trenger å oppdatere et ansatt-skift som krever at du flytter eksisterende timeavtaler, kan du bruke knappen Flytt timeavtaler for å flytte planlagte timeavtaler fra det nåværende ansatt-skiftet til et annet.
Slett flere skift
Velg Slett skift over skiftkalenderen.
Velg brukerne og/eller ressursene hvis skift du vil slette.
Velg start- og sluttdatoene samt tidene du vil fjerne alle skift fra. Skift som vil bli slettet og Skift som ikke kan bli slettet vises nedenfor. Skift som har timeavtaler planlagt for seg, kan ikke slettes. Se avsnittet ovenfor om hvordan du flytter timeavtalene.
Velg Avbryt.
Kopier skift
Du kan kopiere skift til flere dager eller uker.
Velg Kopier skift. Det åpnes et dialogvindu.
I feltet Fra denne datoen, velg startdatoen skiftene skal kopieres fra, og i feltet Til denne datoen, sluttdatoen.
I feltet Begynn kopi av skift(ene) her, velg startdatoen for planleggingen av de kopierte skiftene.
I feltet Gjenta telling, definer antall ganger de valgte skiftene skal legges til i kalenderen.
Velg brukeren og/eller ressursene skiftene skal kopieres til.
Velg Lagre.