Noen ganger kan det dukke opp en ekstra forskuddsbetaling på en kundes konto. Dette kan skje hvis du oppretter en kreditnota for å korrigere en faktura og overfører en kreditt til klientens forskuddsbetalinger, men deretter bruker en annen betalingsmåte når du ferdigstiller kreditnotaen. Det kan også skje hvis en forskuddsbetaling ved en feil ble lagt til på en kundes konto, men ikke ble betalt. Du kan enkelt fjerne slike utilsiktede forskuddsbetalinger ved å tilbakebetale dem.
For å fjerne en utilsiktet forskuddsbetaling fra en kundes konto:
Gå til fanen Billing på kundens side.
Under Forskuddsbetalinger velger du knappen i på raden for forskuddsbetaling.
Velg Refusjon.
Velg en Betalingstype for refusjon. Bruk for eksempel samme betalingstype som den opprinnelige fakturaen eller den som ble brukt til å legge inn den feilaktige betalingen.
Legg til en Beskrivelse for å forklare at dette for eksempel var en utilsiktet kredittoverføring.
Kontroller summen og datoen, og velg Lagre.
Viktige betraktninger
Hvis en forskuddsbetaling ble lagt til på klientkontoen, men ikke ble betalt, bruker du samme betalingsmåte når du refunderer forskuddsbetalingen. Velg datoen for tilbakebetalingen basert på de interne arbeidsflytene dine, for eksempel samme dato som betalingen ble lagt til eller dagens dato. Dette sikrer at rapporten ved dagens slutt og regnskapet forblir nøyaktig.
Det er alltid lurt å legge til en merknad som forklarer hvorfor du refunderer betalingen.
For å refundere forskuddsbetalinger til en kundes Provet Pay-kort, se Refundere en forskuddsbetaling til et Provet Pay-kort. For å refundere forskuddsbetalinger (innskudd) til en kundes betalingskort ved hjelp av Gravity Payments-integrasjonen, se Behandling av innskudd.