Konsultasjonsprosessen er kjerneflyten der veterinærer møter kunder og pasienter. Provet følger den daglige flyten for veterinær oppfølging med statuser og fargeutheving for å vise hvilket trinn du er i. Hele flyten fra en ny timeavtale til faktura er som følger:
Denne artikkelen gir instruksjoner for å sette opp en ny timeavtale for en kunde.
Provet inneholder Skift-kalender og Timeavtale-kalender for å organisere de ansattes daglige arbeid. Bruk Skift-kalender til å planlegge og håndtere skiftene de ansatte jobber. Bruk Timeavtale-kalender for å planlegge timeavtaler for kunder. Når du har satt opp skift i Skift-kalender, vises de i Timeavtale-kalenderen, og du kan begynne å sette opp timeavtaler for de ansatte.
1. Legg til en ny timeavtale
For å begynne å opprette en ny timeavtale, klikker du i kolonnen for den ansatte (eller ressurs, internavdeling osv.) du vil planlegge timeavtalen for, i kalenderoversikten.
For å angi tidspunktet og varigheten for timeavtalen kan du enten klikke og dra i kalenderen, eller angi tidspunktet i dialogboksen Ny timeavtale i neste steg.
Du kan også begynne å opprette en ny timeavtale fra kundesiden eller pasientsiden.
Fra kundesiden:
På Kundeneside, hvis ingen pasient er valgt, velger du knappen + Legg til i øvre høyre hjørne.
I rullegardinmenyen velger du + Timeavtale.
Dette tar deg til kalenderen. Klikk i kolonnen for den ansatte, ressursen eller internavdelingen du vil planlegge timeavtalen for.
Kundenavnet er forhåndsutfylt i timeavtaledialogen.
Fra pasientsiden:
Klikk på knappen + Timeavtale i øvre høyre hjørne.
Dette tar deg til kalenderen. Klikk i kolonnen for den ansatte, ressursen eller internavdelingen du vil planlegge timeavtalen for.
Kunde- og pasientdetaljene er forhåndsutfylt i timeavtaledialogen.
2. Fyll ut timeavtaleinformasjonen
I dialogboksen Ny timeavtale fyller du inn timeavtaleinformasjonen.
Påkrevd informasjon inkluderer Avtaletype (avhengig av innstillingene for lokasjonen til klinikken), Årsak, Kunde og primær Veterinær eller Ressurs (for eksempel utstyr som ultralyd). Hvis kunden ikke er kjent, må du enten legge til en ny kunde eller legge til en merknad i feltet Foreløpige (interne) notater.
Merk at tekstene som er angitt i feltene Årsak og Instruksjoner for kunden (kun e-post), blir lagt til i bekreftelsesmeldingen som sendes til kunden (se step 3).
3. Velg kundens e-post og alternativer for kommunikasjon via SMS
I dialogboksen Ny timeavtale kan du også velge alternativer for å sende bekreftelser og innkallinger via e-post eller tekstmelding (SMS) til kunden. Innkallinger sendes basert på Innkallingsinnstillinger som finnes i Innstillinger > Avdeling > Plan.
4. Lagre timeavtalen
Når du har fullført utfyllingen av all nødvendig informasjon og kommunikasjonsalternativene, velger du Lagre. Timeavtalen vises i kalenderen til den/de ansatte og ressursene den ble lagt til for.
Ulike timeavtaleinnstillinger defineres i Avdeling sine innstillinger, for eksempel årsaker til timeavtaler, størrelser på kalenderluker, tidspunkt for sending av innkallinger, informasjonen som vises i timeavtale-lukene og verktøytips, samt e-post- og SMS-innstillinger for kundekommunikasjon. For mer informasjon om planlegging av timeavtaler og tilhørende innstillinger, se Timeavtaleinnstillinger.
For å se og redigere detaljene i en timeavtale, høyreklikker du timeavtalen i kalenderen og velger Rediger timeavtale i timeavtalemodalen. For å avbestille timeavtalen, høyreklikker du timeavtalen i kalenderen og velger Avbestill timeavtale.