Konsultasjonsprosessen er kjernearbeidsflyten der veterinærpraktikere møter kunder og pasienter. Provet følger den daglige arbeidsflyten for veterinærbehandling med statuser og fargeutheving for å kommunisere hvilket trinn som er aktivt. Hele arbeidsflyten fra ny timeavtale til faktura er som følger:
Denne artikkelen gir instruksjoner for å booke en ny timeavtale for en kunde.
Provet inneholder Skift-kalender og Timeavtale-kalender for å organisere de ansattes daglige arbeid. Bruk Skift-kalender for å planlegge og administrere arbeidsskiftene til ansatte. Bruk Timeavtale-kalender for å planlegge timeavtaler for kunder. Når du har satt opp skift i Skift-kalenderen, vises de i Timeavtale-kalenderen, og du kan begynne å booke timeavtaler for de ansatte.
1. Legg til en ny timeavtale.
For å starte oppretting av en ny timeavtale, klikker du i kalendervisningen i kolonnen til den ansatte (eller ressurs, internavdeling osv.) du vil planlegge timeavtalen for.
For å angi tid og varighet for timeavtalen kan du enten klikke og dra i kalenderen, eller angi tiden i dialogboksen Ny timeavtale i neste steg.
Du kan også starte oppretting av en ny timeavtale fra kundesiden eller pasientsiden.
Fra kundesiden:
På kundesiden, hvis ingen pasient er valgt, velger du knappen + Ny i øverste høyre hjørne.
Velg + Timeavtale i rullegardinmenyen.
Du kommer til kalenderen. Klikk i kolonnen til den ansatte, ressursen eller avdelingen du vil planlegge timeavtalen for.
Kundenavnet er forhåndsutfylt i timeavtaledialogen.
Fra pasientsiden:
Klikk på knappen + Timeavtale i øverste høyre hjørne.
Du kommer til kalenderen. Klikk i kolonnen til den ansatte, ressursen eller avdelingen du vil planlegge timeavtalen for.
Kunde- og pasientinformasjonen er forhåndsutfylt i timeavtaledialogen.
2. Fyll ut timeavtaleinformasjonen.
I dialogboksen Ny timeavtale fyller du inn timeavtaleinformasjonen.
Påkrevd informasjon omfatter Avtaletype (avhengig av innstillingene for lokasjonen til klinikken), Årsak, Kunde og primær Veterinær eller Ressurs (for eksempel utstyr som ultralyd). Hvis kunden ikke er kjent, må du enten legge til en ny kunde eller legge til en merknad i feltet Foreløpige (interne) notater.
Merk at tekstene som er angitt i feltene Årsak og Instruksjoner for kunden (kun e-post) blir lagt til i bekreftelsesmeldingen som sendes til kunden (se step 3).
3. Velg kundens e-post og alternativer for kommunikasjon via SMS.
I dialogboksen Ny timeavtale kan du også velge alternativer for å sende bekreftelser og innkallinger via e-post eller tekstmelding (SMS) til kunden. Påminnelser sendes basert på Innkallingsinnstillinger for timeavtale som finnes i Innstillinger > Avdeling > Plan.
4. Lagre timeavtalen.
Når du er ferdig med å fylle ut all nødvendig informasjon og kommunikasjonsalternativer, velger du Lagre. Timeavtalen vises i kalenderen til den/de ansatte og den/de ressursene den ble lagt til for.
Ulike timeavtaleinnstillinger defineres i Avdeling-innstillingene, for eksempel timeavtaleårsaker, kalenderlukestørrelser, tidspunkt for sending av innkallinger, informasjonen som vises i timeavtalelukene og verktøytipsene, samt e-post- og SMS-innstillinger for kundekommunikasjon. For mer informasjon om planlegging av timeavtaler og tilhørende innstillinger, se Timeavtaleinnstillinger.
For å se og redigere detaljene i en timeavtale, høyreklikk på timeavtalen i kalenderen og velg Rediger timeavtale i timeavtalemodalen. Hvis du vil avbestille timeavtalen, høyreklikker du på timeavtalen i kalenderen og velger Avbestill timeavtale.