Konsultasjonsprosessen er kjernearbeidsflyten der veterinærpersonell møter kunder og pasienter. Provet følger den daglige arbeidsflyten for veterinærpleie med statuser og fargemerking for å vise hvilken fase det gjelder. Hele arbeidsflyten fra en ny timeavtale til faktura er som følger:
Denne artikkelen gir instruksjoner for å sette opp timeavtale for en kunde.
Provet har Skift-kalender og Timeavtale-kalender for å organisere de ansattes daglige arbeid. Bruk Skift-kalenderen for å planlegge og administrere arbeidsskiftene til de ansatte. Bruk Timeavtale-kalenderen for å planlegge timeavtaler med kunder. Når du har satt opp skift i Skift-kalenderen, vises de i Timeavtale-kalenderen, og du kan begynne å bestille timeavtaler for de ansatte.
1. Legg til en ny timeavtale.
For å starte opprettingen av en ny timeavtale, klikk i kalendervisningen i kolonnen til den ansatte (eller ressurs, internavdeling osv.) du vil sette timeavtalen opp for.
For å angi tidspunktet og varigheten til timeavtalen kan du enten klikke og dra i kalenderen, eller angi tidspunktet i dialogboksen Ny timeavtale i neste trinn.
Du kan også starte opprettelsen av en ny timeavtale fra kundesiden eller pasientsiden.
Fra kundesiden:
På kundesiden, hvis ingen pasient er valgt, velger du knappen + Ny i øverste høyre hjørne.
I nedtrekksmenyen velger du + Timeavtale.
Du kommer da til kalenderen. Klikk i kolonnen til den ansatte, ressursen eller internavdelingen du vil sette timeavtalen opp for.
Kundenavnet er forhåndsutfylt i timeavtalens dialog.
Fra pasientsiden:
Klikk på knappen + Timeavtale i øverste høyre hjørne.
Du kommer da til kalenderen. Klikk i kolonnen til den ansatte, ressursen eller internavdelingen du vil sette timeavtalen opp for.
Kunde- og pasientdetaljene er forhåndsutfylt i timeavtalens dialog.
2. Fyll ut timeavtaleinformasjon.
I dialogboksen Ny timeavtale fyller du ut timeavtaleinformasjonen.
Påkrevd informasjon omfatter Avtaletype (avhengig av innstillingene for lokasjon for klinikken), Årsak, Kunde og primær Veterinær eller Ressurs (for eksempel utstyr som en ultralyd). Hvis kunden ikke er kjent, må du enten legge til en ny kunde eller legge inn en merknad i feltet Foreløpige (interne) notater.
Merk at tekstene som er inkludert i feltene Årsak og Instruksjoner for kunden (kun e-post) legges til i bekreftelsesmeldingen som sendes til kunden (se trinn 3).
3. Velg kundens e-post og SMS-alternativer for kommunikasjon.
I dialogboksen Ny timeavtale kan du også velge alternativer for å sende bekreftelser og innkallelser på e-post eller tekstmelding (SMS) til kunden. Påminnelser sendes basert på Innstillinger for bekreftelse av timeavtale og påminnelse som ligger i Innstillinger > Avdeling > Bestilling.
4. Lagre timeavtalen.
Når du er ferdig med å fylle ut all nødvendig informasjon og valgte alternativer for kommunikasjon, velger du Lagre. Timeavtalen vises i kalenderen til den/de ansatte og de(n) ressurs(en) den ble lagt til for.
Ulike innstillinger for timeavtaler defineres i Avdeling-innstillingene, for eksempel avtaleårsaker, størrelser på kalenderluker, tidspunkt for utsending av påminnelser, informasjonen som vises i timeavtalelukene og verktøytipsene, samt innstillinger for e-post og SMS for kundekommunikasjon. Hvis du vil ha mer informasjon om planlegging av timeavtaler og tilhørende innstillinger, se Innstillinger for timeavtaler.
For å se og redigere detaljer i en timeavtale høyreklikker du på timeavtalen i kalenderen og velger Rediger timeavtale i timeavtalemodalen. For å avbestille timeavtalen høyreklikker du på timeavtalen i kalenderen og velger Avbestill timeavtale.