Conversazioni è uno strumento di messaggistica SMS integrato in Provet che mette a disposizione della clinica una casella di posta condivisa per la comunicazione con i clienti. I messaggi sono organizzati in conversazioni raggruppate e collegate alle registrazioni dei clienti, consentendo al personale di visualizzare la cronologia dei messaggi, gestire i messaggi in entrata, assegnare le conversazioni e rispondere disponendo di tutte le informazioni necessarie.
Con Conversazioni puoi:
Inviare e ricevere messaggi SMS con i clienti
Visualizzare tutti i messaggi SMS dei clienti in una casella di posta condivisa
Tenere traccia dei messaggi non letti e degli aggiornamenti in tempo reale
Visualizzare le notifiche in tempo reale e gli indicatori dei messaggi non letti
Abbinare automaticamente i messaggi in entrata alle registrazioni dei clienti
Impostare lo stato e la priorità di ogni conversazione
Assegnare le conversazioni ai membri del personale
Prima di iniziare
Una volta configurate le Conversazioni da Provet, gli amministratori devono concedere agli utenti i permessi necessari per usare Conversazioni.
Seleziona il nome della clinica in alto a sinistra, quindi vai a Impostazioni > Utenti > Gruppi permesso > Conversazioni.
Seleziona le caselle di controllo Leggi e Scrivi.
Tutti gli utenti con il permesso Conversazioni abilitato possono visualizzare e usare Conversazioni nel pannello laterale sinistro.
Aprire la casella di posta di Conversazioni
La casella di posta di Conversazioni mostra tutte le conversazioni SMS della clinica. Per aprirla, seleziona Conversazioni nel pannello laterale sinistro.
La casella di posta mostra a sinistra una lista di tutte le conversazioni. Ogni voce mostra il nome del cliente (oppure il numero di telefono per i mittenti sconosciuti), un'anteprima del messaggio, la data e il livello di priorità. Seleziona una conversazione per visualizzare il thread completo dei messaggi a destra.
Avviare una nuova conversazione
Seleziona Conversazioni nel pannello laterale sinistro.
Seleziona il pulsante con la matita accanto all'opzione Tutto per le Conversazioni per comporre un nuovo messaggio.
Cerca un cliente nel pannello Destinatari. I risultati della ricerca mostrano il nome del cliente e il numero di telefono.
Seleziona il cliente a cui vuoi inviare il messaggio.
Digita il messaggio nel campo di testo nella parte inferiore della conversazione.
Seleziona il pulsante Invia oppure premi Invia sulla tastiera.
Rispondere a una conversazione
Seleziona una conversazione dalla lista della casella di posta.
Digita il messaggio nel campo di testo nella parte inferiore della conversazione.
Seleziona il pulsante Invia oppure premi Invia.
Filtrare le conversazioni
Puoi filtrare le conversazioni per Utente assegnato, stato e/o priorità per trovare messaggi specifici nella casella di posta.
Per filtrare le conversazioni, usa le liste a discesa nella parte superiore della lista delle conversazioni:
Utente assegnato: filtra per l'utente assegnato alla conversazione.
Stato: filtra per lo stato Tutto, Aperto oppure Risolto.
Priorità: filtra per la priorità Tutto, Basso, Normale oppure Alto.
Gestire lo stato delle conversazioni
Ogni conversazione ha uno stato che ti aiuta a monitorare il flusso di lavoro. Una conversazione può essere Aperto (attivo) oppure Risolto (Chiuso).
Per risolvere una conversazione, seleziona il pulsante Risolvere nell'angolo in alto a destra della conversazione.
Per riaprire una conversazione risolta, seleziona il pulsante Riapri nell'angolo in alto a destra della conversazione.
Impostare la priorità di una conversazione
Puoi impostare un livello di priorità per gestire le conversazioni. I livelli di priorità disponibili sono Basso, Normale e Alto.
Per cambiare la priorità, seleziona l'etichetta della priorità nell'intestazione della conversazione e scegli un livello dalla lista a discesa.
Assegnare una conversazione
Puoi assegnare una conversazione a te stesso o a un altro membro del personale per continuare la discussione.
Per assegnare una conversazione, seleziona l'etichetta Non assegnato nell'intestazione della conversazione. Viene visualizzata una lista a discesa con un elenco di membri del personale.
Seleziona un nome per assegnare la conversazione oppure seleziona Rimuovi assegnazione per rimuovere l'assegnazione.
Visualizzare i messaggi non letti e le notifiche in tempo reale
I nuovi messaggi in entrata vengono visualizzati automaticamente nella casella di posta di Conversazioni. Le conversazioni con messaggi non letti mostrano un indicatore nella lista delle conversazioni, così il personale può identificare rapidamente i messaggi che richiedono attenzione.
Abbinamento Automatico del Cliente
Quando possibile, i messaggi SMS in entrata vengono abbinati automaticamente alle registrazioni dei clienti. In questo modo il personale può visualizzare la conversazione completa nel contesto del cliente corretto. Se un numero di telefono non viene abbinato a un cliente, la conversazione viene comunque mostrata nella casella di posta usando il numero di telefono del mittente.