È possibile aggiornare automaticamente le etichette dei clienti a uno stato di debito diverso quando si inviano lettere di debito ai clienti. Questa funzione è disponibile quando un campo personalizzato di stato del debito, i tag di stato del debito e i modelli di lettera di debito sono stati impostati.
Accedere a Rapporti > Finanziari > Debitori e creditori.
Generare un rapporto. Se si desidera aggiornare lo stato del cliente a "nessun debito", vedere Cambiare lo stato del debito a "nessun debito" senza inviare una lettera di debito.
Selezionare Avvia processo nell'angolo in alto a destra del report.
Selezionare il cliente o i clienti a cui si desidera inviare una lettera di debito selezionando le righe dell'elenco. Nella parte inferiore della pagina appare una barra di menu a comparsa.
Dal menu Process, selezionare la lettera di debito che si desidera inviare.
Nella finestra di dialogo Anteprima della lettera di debito, selezionare le opzioni di invio e di stampa:
È possibile stampare la lettera di debito per tutti, inviare la lettera via e-mail ai clienti che hanno un indirizzo e-mail salvato in Provet e stampare la lettera per gli altri, oppure stampare la lettera per tutti e inviare un'e-mail a coloro che hanno un indirizzo e-mail.
È possibile allegare alla lettera le fatture del periodo di tempo selezionato.
È possibile allegare all'e-mail una panoramica del trattamento.
Per sapere qual è stata l'ultima lettera di debito ricevuta dal cliente, è possibile selezionare Segna come elaborata. La lettera viene salvata nell'elenco delle note e delle comunicazioni del cliente nella scheda Comunicazioni della pagina del cliente.
Selezionare Process. L'etichetta corrispondente allo stato di debito della lettera di debito viene aggiornata automaticamente ai clienti.
Stato del debito visualizzato nella pagina del cliente:
Cambiare lo stato del debito in "Nessun debito" senza inviare una lettera di debito
Quando si genera il rapporto debitori e creditori, selezionare l'opzione Nessun debito sotto Mostra. In questo modo vengono elencati i clienti che hanno pagato il loro debito ma che hanno un'etichetta diversa dallo stato predefinito "nessun debito".
Procedete come sopra, ma al punto 5 selezionate l'opzione "nessun debito". Le opzioni di invio della lettera di debito non saranno disponibili se la lettera di debito "senza debito" è stata impostata per non inviare una lettera di debito.