Nota
L'integrazione di InvoiceXpress è disponibile solo nel mercato portoghese.
InvoiceXpress è un software di fatturazione online approvato dall'Autorità fiscale e doganale portoghese (PTA). Quando si utilizza l'integrazione di InvoiceXpress in Provet, il processo di finalizzazione di una fattura è essenzialmente lo stesso dell'opzione generale di finalizzazione delle fatture in due fasi di Provet, ma le fatture vengono inviate a InvoiceXpress prima di poter essere completamente finalizzate in Provet. Tutte le righe delle fatture vengono inviate a InvoiceXpress con i codici IVA corretti e gli eventuali motivi di esenzione IVA.
L'opzione di finalizzazione della fattura in un unico passaggio non è disponibile con l'integrazione di InvoiceXpress e i pagamenti non possono essere aggiunti prima che la fattura sia stata completamente finalizzata.
I documenti ufficiali richiesti relativi alle fatture, come la fattura ufficiale con il relativo codice QR che deve essere presente per legge, sono generati da InvoiceXpress. Tutte le funzionalità di Provet relative alla stampa, all'invio o all'utilizzo di fatture o ricevute utilizzano questi documenti ufficiali.
I pagamenti aggiunti alle fatture vengono inviati a InvoiceXpress con il tipo di pagamento corretto. Una ricevuta ufficiale generata da InvoiceXpress viene inviata a Provet. Anche i pagamenti di rimborso vengono inviati a InvoiceXpress e lo stato di pagamento della fattura viene sincronizzato tra InvoiceXpress e Provet.
È anche possibile creare e finalizzare fatture semplificate che non includono un cliente.
Impostazioni richieste
Il team di Provet imposterà l'integrazione di InvoiceXpress nel vostro sistema.
Nota
Le seguenti impostazioni sono necessarie affinché l'integrazione funzioni come previsto. Si consiglia inoltre di controllare le impostazioni finanziarie consigliate #UUID-70c8fc77-fd0e-ee78-1e5e-3079d23ce7b7 prima di configurare le integrazioni finanziarie. Le impostazioni consigliate vi aiuteranno a gestire i dati contabili e a migliorare il vostro reporting finanziario. Tuttavia, si noti che nel mercato portoghese queste impostazioni consigliate non sono sempre valide. Per le impostazioni automatiche e le impostazioni che non possono essere modificate dopo l'attivazione dell'integrazione InvoiceXpress, consultare le sezioni seguenti.
Impostazioni > Organizzazione
Nome: Se l'account InvoiceXpress viene utilizzato a livello di organizzazione (per tutte le sedi della clinica sotto l'organizzazione), assicurarsi che il nome dell'organizzazione sia corretto. Si noti che il nome non può essere modificato dopo che l'integrazione è stata attivata per una sede della clinica.
Usa la numerazione globale delle fatture: Questa impostazione è consigliata per evitare la collisione dei numeri di fattura, soprattutto per le organizzazioni che hanno sedi di cliniche con e senza l'integrazione di InvoiceXpress. Si noti che questa impostazione non può essere modificata dopo che la fattura è stata finalizzata nel tenant di Provet.
Impostazioni dell'organizzazione automatizzata
Le seguenti impostazioni vengono impostate automaticamente in Provet quando l'integrazione viene attivata e non possono essere modificate:
Utilizzare un prezzo unitario preciso: Selezionato.
Metodo di calcolo dell'imposta: Riga di fattura singola.
Determinazione del prezzo per l'imposta: Prezzo al netto dell'IVA.
Arrotonda le righe della fattura a numeri interi: Non selezionato.
Creare numeri di riferimento per le fatture: Non selezionato.
Impostazioni opzionali dell'organizzazione
Abilita le dimensioni di reporting: Può essere abilitato. Queste informazioni non vengono mai sincronizzate con InvoiceXpress.
Aliquota IVA per il tipo interno / tipo esterno / tipo di ricerca: Aliquote IVA diverse per i tipi di clienti interni, esterni e di ricerca. Può essere abilitato.
Abilita i pagamenti anticipati tra cliniche: Non supportato.
Abilita la chiusura del periodo finanziario dell'organizzazione: Può essere abilitato.
Controllo della sede della clinica attiva quando si aggiunge un articolo alla fattura o alla consultazione. Può essere abilitato
Nascondere le righe delle fatture in ritardo: Non supportato.
Impostazioni > Sede della clinica
Prima di attivare l'integrazione, accertarsi che le seguenti impostazioni siano state impostate correttamente. Queste impostazioni non possono essere modificate dopo l'attivazione dell'integrazione per la sede della clinica:
Paese
Contea
Numero di partita IVA: Deve essere sempre lo stesso dell'integrazione di InvoiceXpress.
Se l'account InvoiceXpress viene utilizzato a livello di sede clinica (solo per la sede clinica specifica):
Nome
Telefono
Email
Impostazioni di ubicazione della clinica automatizzata
Le seguenti impostazioni vengono impostate automaticamente in Provet quando l'integrazione viene attivata e non possono essere modificate:
Abilita le fatture semplificate per le vendite anonime: Selezionato.
Limite di fatturazione semplificato: 1000 se il limite esistente è vuoto o ha un valore superiore a 1000.
Disattivare le scorciatoie di pagamento: Selezionato.
Nessun pagamento prima della data della fattura: Selezionato.
Annullamento del pagamento alla stessa data: Selezionato.
Consente di impostare la data di annullamento del pagamento: Non selezionato.
Mostra i prezzi con IVA: Escluso.
Disattivare le fatture consolidate: Selezionato.
Abilita il trasferimento delle note di credito ai pagamenti anticipati: Non selezionato.
Abilita l'arrotondamento della somma totale della fattura: Disabilitato.
Abilita l'arrotondamento a zero dell'importo della fattura: Disattivato.
Logica della data della nota di credito: Modificabile, l'impostazione predefinita è la data corrente.
Consentire la modifica della data della fattura: Non selezionato.
Limite di quantità delle note di credito: Selezionato.
Utilizzare il prefisso normale della fattura per le note di credito con totale positivo: Selezionato.
Abilita il rimborso automatico del pagamento dell'assicurazione durante la finalizzazione della nota di credito: Selezionato.
Non consentire vendite anonime: Non selezionato.
Mostra/consenti l'aggiunta di cedole sulle bozze di fattura: Disattivato.
Impedire il pagamento di fatture completamente pagate: Selezionato.
Consentire la modifica del pagatore della fattura finalizzata: Non consentito.
Abilita la finalizzazione e il pagamento in un unico passaggio per le fatture e le controvendite: Non selezionato.
Sistema bonus abilitato: Non selezionato.
Altre impostazioni della sede della clinica
Business ID: Nessun utilizzo specifico per il paese.
Numero IBAN: Nessun utilizzo specifico per il paese.
Codice BIC: Nessun uso specifico per il paese.
Numero di conto corrente nazionale: Nessun uso specifico per il paese.
Codice BIC nazionale: Nessun uso specifico per il paese.
Ritardo della data di scadenza: Può essere abilitato.
Interessi di mora: Può essere abilitato. Non influisce sulla fattura originale.
Tassa di ritardo: Non può essere modificato.
Abilita lo stato "Fatturazione": Non supportato.
Abilita l'aggiunta rapida di articoli nelle pagine della fattura: Può essere abilitato.
Colonne pagina fattura selezionabili: Può essere abilitato.
Nascondere le righe a prezzo zero nella pagina della fattura: Può essere abilitato.
Consentire la modifica delle voci di consultazione dalle pagine delle fatture: Può essere abilitato.
Aggiorna gli attributi degli articoli collegati (dimensioni di reporting, utente, quantità, ecc.): Può essere abilitato.
Richiedere la selezione del paziente durante la vendita al banco: Può essere abilitato.
Richiedere veterinari per le file di medicinali durante la vendita al banco: Può essere abilitato.
Consentire la modifica dei prezzi dei trattamenti di consultazione: Può essere abilitato.
Abilita sconti clienti: Può essere abilitato (lo sconto deve essere compreso tra 0 e 100%).
Impedire la finalizzazione di fatture senza voci: Consigliato.
Abilita l'annullamento dei pagamenti: Può essere abilitato.
Abilita il trasferimento dei pagamenti ai pagamenti anticipati: Non abilitare. Da non utilizzare a causa di restrizioni legali.
Trasferimento del pagamento alla stessa data: Può essere abilitato.
Consente di impostare la data di trasferimento del pagamento anticipato: Non abilitare. Da non utilizzare a causa di restrizioni legali.
Rimborso anticipato alla stessa data: Non abilitare. Da non utilizzare a causa di restrizioni legali.
Consente di impostare la data di rimborso anticipato: Non abilitare. Da non utilizzare a causa di restrizioni legali.
Data di inizio degli eventi finanziari: Può essere abilitato.
Abilita il blocco automatico del periodo finanziario: Può essere abilitato.
Consente di cancellare una consultazione avviata: Può essere abilitato.
Carica minima / massima: Può essere abilitato.
Abilita la fatturazione delle spese: Non supportato.
Abilita l'ordine alternativo degli articoli su preventivi e fatture: Può essere abilitato.
Prefissi delle fatture: Non può essere utilizzato.
Processo di finalizzazione delle fatture quando si utilizza l'integrazione InvoiceXpress
Nota
Le fatture devono essere finalizzate in ordine cronologico.
È possibile finalizzare le fatture secondo il processo di finalizzazione in due fasi #UUID-3aba7ce7-6b01-d50b-fb0c-b0f8e1f79115 . L'opzione a fase singola non è disponibile con l'integrazione InvoiceXpress. Quando si seleziona Finalizza la fattura nella pagina della fattura, Provet prefinalizza la fattura e la invia a InvoiceXpress per essere finalizzata.
Si noti quanto segue:
Non è possibile aggiungere pagamenti a una bozza di fattura.
Nella fattura non possono essere presenti quantità di articoli con tre o più cifre decimali.
Non è possibile terminare una consultazione o apportare modifiche alla fattura quando questa si trova nello stato di prefinalizzazione.
Se la fattura viene finalizzata utilizzando l'opzione di rimozione dell'IVA, la fattura avrà un codice di esenzione IVA. Si noti che non è possibile dichiarare più di un codice di esenzione per fattura. Se una fattura contiene due articoli e ciascuno ha l'IVA allo 0% con codici di esenzione diversi, è necessario selezionare un solo codice di esenzione per la fattura.
Una volta che InvoiceXpress ha finalizzato una fattura, questa diventa completamente finalizzata in Provet. InvoiceXpress genera il documento PDF ufficiale della fattura. È possibile stampare la fattura o inviarla via e-mail da Provet.
È possibile aggiungere pagamenti alla fattura dopo che questa è stata finalizzata. Si noti che la data di pagamento non può essere impostata nel futuro o prima della data della fattura.
Quando si aggiunge un pagamento a una fattura finalizzata in Provet e questa è stata sincronizzata con InvoiceXpress, InvoiceXpress genera una ricevuta ufficiale in formato PDF. Per stampare la ricevuta ufficiale, selezionare l'opzione Stampa ricevuta ufficiale dal menu Stampa. È anche possibile selezionare Stampa ricevuta non ufficiale per stampare la normale ricevuta Provet.
Annullamento o rimborso dei pagamenti
I pagamenti devono essere annullati a partire dall'ultimo pagamento (l'ultimo pagamento indicato nella pagina della fattura). Ad esempio, se una fattura ha i pagamenti A (1° pagamento) e B (2° pagamento) e si desidera annullare il pagamento A, è necessario annullare il pagamento B prima di poter annullare il pagamento A. È quindi necessario aggiungere nuovamente il pagamento B alla fattura.
Si noti che i pagamenti integrati di terzi devono essere rimborsati prima di creare una nota di credito. Questi includono Provet Pay e i pagamenti integrati con carta. Dopo la finalizzazione di una nota di credito, i pagamenti sulla fattura originale e sulla nota di credito vengono adeguati di conseguenza, in modo che entrambi i documenti abbiano lo stato "Pagato". Questo processo di adeguamento può richiedere del tempo. Si consiglia di controllare i documenti sia in Provet che in InvoiceXpress.
Si noti quanto segue:
Non è possibile modificare il cliente di una nota di credito. Il cliente deve essere lo stesso della fattura originale.
Attualmente non è possibile creare una nota di credito da una nota di credito esistente.
Attualmente non vengono creati documenti che fungono da prova per i pagamenti rimborsati, ma solo per quelli annullati.
Caratteristiche attualmente non disponibili con InvoiceXpress
Piani salute
Reclami assicurativi
La fusione dei clienti ha una limitazione: Le informazioni vengono unite da un client all'altro, ma il client unito che viene archiviato in Provet non viene archiviato in InvoiceXpress.
Fatturazione delle spese. In alternativa, è possibile creare e utilizzare una voce specifica per la fatturazione delle spese.
Trasferimenti tra cliniche
Limite delle spese di movimentazione e iniezione
ENPAV
Raccomandazioni per la rendicontazione finanziaria
Utilizzare il report Fine giornata su base giornaliera per la riconciliazione (intero periodo di 24 ore).
Utilizzate il report "Fatture" che può essere esportato in formato Excel o CSV per visualizzare importi più precisi con 4 cifre decimali.
Utilizzare "Contabilità generale" per la riconciliazione mensile e annuale. Il rapporto può essere esportato in formato Excel o CSV per visualizzare importi più precisi con 4 cifre decimali.