Le seguenti impostazioni ti aiuteranno a gestire i dati di contabilità e a migliorare i tuoi report finanziari. Ti consigliamo di verificare queste impostazioni prima di configurare le integrazioni finanziarie.
Nota: per accedere a Impostazioni, seleziona il nome della Posizione della clinica nell’angolo in alto a sinistra, quindi seleziona Impostazioni dal menu che si apre. Tieni presente che Impostazioni è visibile solo agli utenti con le autorizzazioni appropriate. Se non vedi Impostazioni, contatta l’amministratore della tua struttura per verificare il tuo accesso.
Gestione numero conto
Aggiungere i numeri di conto alle impostazioni di Provet è una delle cose più importanti da fare, perché i numeri di conto sono fondamentali per generare report accurati, approfonditi e in grado di fornire una buona panoramica della situazione finanziaria della tua clinica.
Aggiungi tutti i numeri di conto utilizzati nella tua contabilità, ad esempio IVA, metodi di pagamento ecc. Se utilizzi un sistema di contabilità separato, come Quickbooks o Xero, usa gli stessi numeri di conto presenti nel tuo sistema contabile. Se non utilizzi un sistema di contabilità esterno, puoi creare un tuo sistema di numerazione dei conti. Ti consigliamo di farlo in collaborazione con il tuo commercialista/CPA.
Aggiungi account
Vai su Impostazioni > Organizzazione > Gestione numero conto.
Nella sezione Elenco dei numeri di conto, seleziona Aggiungi.
Inserisci il numero di conto Numero e una breve Descrizione.
Seleziona Salva.
Abilita l'utilizzo di numeri di conto
Tutti gli oggetti devono avere sempre un numero di conto. Puoi abilitare la convalida del numero di conto per richiedere i numeri di conto durante l’importazione di nuove liste oggetti:
In Impostazioni > Organizzazione > Gestione numero conto, seleziona il pulsante con la matita accanto all’intestazione della sezione per aprire la modalità di modifica, poi seleziona la casella di controllo Abilita l'utilizzo di numeri di conto e salva.
Gestione IVA/Tassa
In alcuni mercati vengono utilizzate più aliquote IVA/tasse. Collega i gruppi IVA/tassa che utilizzi ai tuoi numeri di conto.
Vai su Impostazioni > Gestione IVA / Gestione Tassa:
Per aggiungere un nuovo gruppo IVA/tassa, seleziona Aggiungi.
Per collegare un gruppo IVA/Tax esistente a un numero di conto, seleziona il pulsante con la matita sulla riga del gruppo IVA/tassa e aggiungi il numero di conto nel campo Numero account.
Puoi archiviare i gruppi IVA/tassa che non utilizzi selezionando il pulsante del cestino sulla riga del gruppo IVA/tassa.
Metodi di pagamento
In Impostazioni > Organizzazione > Metodi di pagamento, collega i metodi di pagamento che utilizzi ai numeri di conto:
Per aggiungere un nuovo metodo di pagamento, seleziona Aggiungi. Per collegare un metodo di pagamento esistente a un numero di conto, seleziona il pulsante con la matita sulla riga del metodo di pagamento. Inserisci il numero di conto nel campo Numero account.
Nota: i codici dei metodi di pagamento 0 - 15 sono predefiniti nel sistema. Puoi personalizzare i nomi di questi metodi di pagamento (ad esempio, cambia “Scheda” in “Carta di credito”), ma non puoi modificare il tipo di utilizzo (ad esempio, da contante a assegno).
Impostazioni Buoni sconto/Voucher
Se utilizzi buoni sconto/voucher, vai su Impostazioni > Organizzazione > Buoni sconto e verifica che l’aggiunta dei pagamenti buono sconto/voucher sia consentita solo sulle fatture finalizzate:
Mostrare gli sconti: seleziona questa impostazione per visualizzare la sezione buoni sconto nella pagina della fattura quando la fattura è stata finalizzata.
Mostrare gli sconti: non selezionare questa impostazione. I buoni sconto/voucher devono essere sempre aggiunti dopo la finalizzazione della fattura e prima di altri metodi di pagamento.
Impostazioni pre-pagamento e numero conto fattura
In Impostazioni > Posizione della clinica > Numero account, imposta quanto segue:
Abilita l'utilizzo di numeri di conto: seleziona questa impostazione per includere il campo numero di conto nelle impostazioni dell’oggetto.
Sono richiesti i numeri account: seleziona questa impostazione per richiedere numeri di conto per gli oggetti.
Nei campi Numero account per, seleziona i numeri di conto per fatture, pre-pagamenti e fatture delle compagnie assicurative. Quando si invia un reclamo assicurativo, il totale della fattura può essere suddiviso tra il cliente e la compagnia assicurativa.
Vendite anonime
In Impostazioni > Posizione della clinica > Impostazioni della posizione della clinica, seleziona o deseleziona l’impostazione Non permettere le vendite anonime in base al fatto che desideri consentire vendite walk-in e clienti che non dispongono di un account presso di te. Poiché rimborsi e restituzioni sono problematici con le vendite anonime, ti consigliamo di creare un cliente da utilizzare per le vendite anonime.
Impostazioni predefinite della posizione della clinica
Le seguenti impostazioni in Impostazioni > Posizione della clinica > Impostazioni della posizione della clinica sono consigliate. Tuttavia, tieni presente che le esigenze della tua clinica potrebbero essere diverse. Ad esempio, i pre-pagamenti sono opzionali, ma aiutano nella gestione delle note di credito.
Abilita blocco periodo finanziario automatico: il blocco del periodo finanziario è un’impostazione opzionale, ma consigliata per evitare la modifica retroattiva delle date dei pagamenti.
Abilita arrotondamento somma totale fattura: se decidi di utilizzare l’arrotondamento, l’oggetto per l’arrotondamento deve avere anche un numero di conto.
Logica data della nota di credito: le note di credito devono usare sempre la data di oggi come data attuale.
Limite quantità nota di credito: una nota di credito non dovrebbe contenere più righe di oggetti rispetto alla fattura originale. Pertanto, il limite quantità deve essere abilitato in modo che il saldo della fattura originale e della nota di credito si compensino.
Impostazioni della fattura
In Impostazioni > Posizione della clinica > Fatture, imposta quanto segue:
Nessun pagamento prima della data della fattura: seleziona questa impostazione per impedire agli utenti di modificare retroattivamente le date dei pagamenti.
Includi il nome del secondo proprietario in fattura, nelle informazioni del pagante: seleziona questa impostazione se vuoi essere in grado di aggiungere un altro pagante/cliente alle fatture.
Nei campi Prefisso per fatture normali e Prefisso per credit note, puoi aggiungere prefissi e tag che verranno visualizzati nelle intestazioni delle diverse tipologie di fatture.
Copia fattura
Se vuoi stampare più copie delle fatture, puoi contrassegnarle come copie. Dopo aver stampato l’originale, le stampe successive vengono contrassegnate come copie.
Vai su Impostazioni > Impostazioni Stampa > Fattura e seleziona Contrassegna copie.
Impostazioni del report di fine giornata
Si consiglia di creare sempre un report di fine giornata quando chiudi la clinica per la giornata. Per gli ospedali aperti 24/7, si consiglia di scegliere un orario adatto all’attività e costante da un giorno all’altro.
Questo report può essere descritto come un report di riconciliazione. Sebbene i tipi pagamento abbiano una somma, puoi ignorarla e concentrarti sulla riconciliazione delle singole righe dei tipi di pagamento.
Nota: verifica che l’opzione per visualizzare il metodo di pagamento nel report di fine giornata sia selezionata per ogni metodo di pagamento in Impostazioni > Organizzazione > Metodi di pagamento: seleziona il pulsante con la matita su una riga del metodo di pagamento per modificarlo e seleziona la casella di controllo A fine giornata. Scopri di più sulle impostazioni dei metodi di pagamento.
Il report può inoltre essere visualizzato, in via opzionale, con un layout dettagliato utilizzando le seguenti impostazioni in Impostazioni > Impostazioni Stampa > A fine giornata (seleziona quelle che desideri utilizzare):
Mostrare il totale della fattura di vendita senza IVA
Mostrare il totale della tassazione della fattura di vendita
Mostrare gli sconti
Mostrare il riepilogo debitori / creditori
Mostrare i pre-pagamenti
Impostazioni del report
Con il report di fine giornata puoi anche creare un report sul saldo. Per fare in modo che il report sul saldo sia accurato, devi definire i numeri di conto collegati a ciascun metodo di pagamento in Impostazioni > Posizione della clinica > Rapporti. Inoltre, ti consigliamo di definire le impostazioni come mostrato nell’immagine qui sotto.
Consente correzioni al pagamento sui rapporti di fine giornata: questa impostazione non è consigliata perché gli errori di pagamento non dovrebbero essere corretti nel report, ma nella fattura effettiva prima che il report venga creato.
Non consentire la chiusura del report di fine giornata se ci sono bozze di fatture sul periodo di tempo selezionato: seleziona questa impostazione se vuoi essere in grado di creare un report includendo le fatture in bozza.
Utilizza l'ora di fine dell'ultimo rapporto di fine giornata come ora di inizio predefinita: questa impostazione è consigliata. Per avere un report accurato e assicurarti di non perdere alcuna transazione, è più semplice usare la data e l’ora dell’ultimo report di fine giornata creato come punto di partenza per il report successivo.
Impostazioni assicurazione
Vai su Impostazioni > Posizione della clinica > Assicurazione per definire le impostazioni per la funzionalità dei reclami assicurativi.
Consenti aggiunta reclami assicurativi su fatture finalizzate non è consigliato e Mostra/consenti di aggiungere reclami assicurativi alle fatture in bozza è consigliato, perché i reclami assicurativi devono essere inviati alle compagnie assicurative solo quando la fattura è ancora in modalità bozza. Quando la clinica riceve il rimborso, la fattura in bozza può essere finalizzata e pagata in parte o per intero.
Inoltre, si consiglia di impostare quanto segue:
Numeri di conto per buoni sconto
Si consiglia di utilizzare numeri di conto separati per i buoni sconto. Puoi avere diversi tipi di sconto (sconti per il personale, sconti su alimento ecc.) e ogni tipo dovrebbe avere il proprio oggetto sconto collegato a un numero di conto buono sconto. La funzione buoni sconto può essere utilizzata in modi diversi ed è importante applicare sempre la stessa procedura. Vedi anche la sezione seguente su Pacchetti trattamento a prezzo fisso.
Pacchetti trattamento
I pacchetti a volte possono avere un prezzo fisso, ad esempio per offrire risparmi rispetto all’acquisto degli oggetti separatamente. I pacchetti a prezzo fisso utilizzano un “prezzo fisso oggetto” per gestire la differenza di prezzo.
Ad esempio, se hai un pacchetto per sterilizzazione/castrazione per i gatti con prezzo fisso, configura un oggetto procedura a prezzo fisso. Quando crei l’oggetto a prezzo fisso, ricordati di assegnare un numero di conto all’oggetto. Questo oggetto non viene mostrato in fattura ed è usato solo nei report per mostrare il valore che i tuoi clienti hanno ricevuto con il prezzo fisso. Questo ti aiuta a tenere traccia dei tuoi buoni sconto.