Le seguenti impostazioni aiutano a gestire i dati contabili e a migliorare la rendicontazione finanziaria. Si consiglia di verificare queste impostazioni prima di impostare le integrazioni finanziarie.
Gestione dei numeri di conto
L'aggiunta dei numeri di conto alle impostazioni di Provet è una delle cose più importanti da fare, in quanto i numeri di conto sono parte integrante della generazione di report accurati, approfonditi e in grado di fornire una buona immagine dei dati finanziari della clinica.
Aggiungete tutti i numeri di conto utilizzati nella vostra contabilità, ad esempio IVA, metodi di pagamento ecc. Se si utilizza un sistema di contabilità separato, come Quickbooks o Xero, utilizzare gli stessi numeri di conto del proprio sistema contabile. Se non si utilizza un sistema contabile esterno, è possibile creare un proprio sistema di numerazione dei conti. Si consiglia di farlo in collaborazione con il proprio commercialista.
Aggiungere numeri di conto
Accedere a Impostazioni > Organizzazione > Gestione del numero di conto.
Nella sezione Elenco dei numeri di conto, selezionare Aggiungi.
Aggiungere il conto Numero e una breve Descrizione.
Selezionare Salvare.
Abilita la convalida del numero di conto
Tutti gli articoli devono sempre avere un numero di conto. È possibile attivare la convalida del numero di conto per richiedere il numero di conto quando si importano nuovi elenchi di articoli:
In Impostazioni > Organizzazione > Gestione del numero di conto, selezionare il pulsante con la penna accanto all'intestazione della sezione per aprire la modalità di modifica, quindi selezionare la casella di controllo Abilita la convalida del numero di conto nell'importatore e salvare.
IVA/Gestione fiscale
In alcuni mercati, vengono utilizzate più aliquote IVA/fiscali. Collegare i gruppi IVA/fiscali utilizzati ai numeri di conto.
Accedere a Impostazioni > Gestione IVA / Gestione fiscale:
Per aggiungere un nuovo gruppo IVA/imposte, selezionare Aggiungi.
Per collegare un gruppo IVA/Tax esistente a un numero di conto, selezionare il pulsante con la penna sulla riga del gruppo IVA/Tax e aggiungere il numero di conto nel campo Numero di conto.
È possibile archiviare i gruppi IVA/fiscali non utilizzati selezionando il pulsante cestino sulla riga del gruppo IVA/fiscale.
Metodi di pagamento
In Impostazioni > Organizzazione > Metodi di pagamento, collegare i metodi di pagamento utilizzati ai numeri di conto:
Per aggiungere un nuovo metodo di pagamento, selezionare Aggiungi. Per collegare un metodo di pagamento esistente a un numero di conto, selezionare il pulsante con la penna sulla riga del metodo di pagamento. Aggiungere il numero di conto nel campo Numero di conto.
Nota
I codici dei metodi di pagamento da 0 a 15 sono predefiniti nel sistema. È possibile personalizzare i nomi di questi metodi di pagamento (ad esempio, cambiare "Carta" in "Carta di credito") ma non modificare il tipo di utilizzo (ad esempio, da contanti ad assegno).
Impostazioni di coupon/voucher
Se si utilizzano coupon/voucher, accedere a Impostazioni > Organizzazione > Coupon e assicurarsi che l'aggiunta di coupon/voucher sia consentita solo sulle fatture finalizzate:
Mostra/consenti l'aggiunta di coupon sulle fatture finalizzate: Selezionare questa impostazione per mostrare la sezione dei coupon nella pagina della fattura quando la fattura è stata finalizzata.
Mostra/consenti l'aggiunta di cedole sulle bozze di fattura: Non selezionare questa impostazione. I coupon/voucher dovrebbero essere aggiunti sempre dopo la finalizzazione della fattura e prima degli altri metodi di pagamento.
Impostazioni del numero di conto del pagamento anticipato e della fattura
In Impostazioni > Sede clinica > Numeri di conto, impostare quanto segue:
Abilita l'uso dei numeri di conto: Selezionare questa impostazione per includere il campo del numero di conto nelle impostazioni degli elementi.
Richiedi numeri di conto: Selezionare questa impostazione per richiedere i numeri di conto per gli articoli.
Nei campi Numero di conto per, selezionare i numeri di conto per le fatture, i pagamenti anticipati e le fatture della compagnia assicurativa. Quando si invia una richiesta di risarcimento assicurativo, il totale della fattura può essere diviso tra il cliente e la compagnia assicurativa.
Vendite anonime
In Impostazioni > Ubicazione della clinica > Impostazioni dell'ubicazione della clinica, selezionare o deselezionare l'impostazione Disallow anonymous sales a seconda che si desideri consentire le vendite ai clienti che entrano e non hanno un account presso di voi. Poiché i rimborsi e le restituzioni sono problematici con le vendite anonime, si consiglia di creare un cliente da utilizzare per le vendite anonime.
Impostazioni predefinite della posizione della clinica
Si consigliano le seguenti impostazioni in Impostazioni > Ubicazione della clinica > Impostazioni dell'ubicazione della clinica. Tuttavia, le esigenze della vostra clinica possono essere diverse. Ad esempio, i pagamenti anticipati sono facoltativi, ma aiutano il flusso di lavoro delle note di credito.
Abilita il blocco automatico del periodo finanziario: Il blocco del periodo finanziario è un'impostazione facoltativa, ma consigliata per evitare la retrodatazione dei pagamenti.
Abilita l'arrotondamento della somma totale della fattura: Se si decide di utilizzare l'arrotondamento, la voce per l'arrotondamento deve avere anche un numero di conto.
Logica della data della nota di credito: Le note di credito devono sempre utilizzare la data odierna come data corrente.
Limite quantità nota di credito: una nota di credito non deve contenere più righe di articoli rispetto alla fattura originale. Pertanto, il limite di quantità deve essere abilitato in modo che la fattura originale e la nota di credito si bilancino a vicenda.
Impostazioni della fattura
In Impostazioni > Ubicazione clinica > Fatture, impostare quanto segue:
Nessun pagamento prima della data della fattura: selezionare questa impostazione per impedire agli utenti di retrodatare i pagamenti.
Includi il nome del proprietario secondario nelle informazioni sul pagatore della fattura: Selezionare questa impostazione se si desidera aggiungere un altro pagatore/cliente alle fatture.
In Prefisso per fatture normali e Prefisso per note di credito, è possibile aggiungere prefissi e tag che verranno visualizzati nelle intestazioni delle fatture per i diversi tipi di fatture.
Copia della fattura
Se si desidera stampare più copie di fatture, è possibile contrassegnarle come copie. Dopo aver stampato la fattura originale, le stampe successive vengono contrassegnate come copie.
Accedere a Impostazioni > Impostazioni di stampa > Fattura e selezionare Contrassegno copie.
Impostazioni del rapporto di fine giornata
Si raccomanda di creare sempre un rapporto di fine giornata quando si chiude la clinica per il giorno. Per gli ospedali aperti 24 ore su 24, 7 giorni su 7, si consiglia di scegliere un orario che si adatti alla propria attività e che sia coerente di giorno in giorno.
Questo rapporto può essere descritto come un rapporto di riconciliazione. Sebbene i tipi di pagamento abbiano una somma, è possibile ignorarla e concentrarsi sulla riconciliazione delle righe dei singoli tipi di pagamento.
Nota
Assicurarsi che l'opzione per mostrare il metodo di pagamento nel report di fine giornata sia selezionata per ogni metodo di pagamento in Impostazioni > Organizzazione > Metodi di pagamento: Selezionare il pulsante con la penna sulla riga di un metodo di pagamento per modificarlo e selezionare la casella di controllo In end of day. Per saperne di più sulle impostazioni dei metodi di pagamento.
Il rapporto può essere visualizzato con un layout dettagliato utilizzando le seguenti impostazioni in Impostazioni > Impostazioni di stampa > Fine giornata (selezionare quelle che si desidera utilizzare):
Visualizzare il totale delle vendite della fattura senza IVA
Visualizzare il totale dell'imposta sulle vendite della fattura
Visualizza gli sconti
Visualizzare il riepilogo dei debitori/creditori
Visualizzare i pagamenti anticipati
Impostazioni del rapporto
Con il rapporto di fine giornata è possibile creare anche un rapporto di saldo. Affinché il report del saldo sia accurato, è necessario definire i numeri di conto collegati a ciascun metodo di pagamento in Impostazioni > Ubicazione clinica > Reporting. Inoltre, si consiglia di definire le impostazioni come mostrato nell'immagine seguente.
Abilita le correzioni dei pagamenti sui rapporti di fine giornata: Questa impostazione non è consigliata perché gli errori di pagamento non dovrebbero essere corretti sul rapporto ma sulla fattura effettiva prima della creazione del rapporto.
Non consentire la chiusura del rapporto di fine giornata se ci sono bozze di fatture nell'intervallo di tempo selezionato: Selezionare questa impostazione se si desidera creare un report con le bozze delle fatture incluse.
Usa l'ora di fine dell'ultimo rapporto di fine giornata come ora di inizio predefinita: questa impostazione è consigliata. Affinché il rapporto sia accurato e per essere sicuri di non perdere nessuna transazione, è più facile usare la data e l'ora di creazione dell'ultimo rapporto di fine giornata come punto di partenza per il rapporto successivo.
Impostazioni dell'assicurazione
Accedere a Impostazioni > Sede clinica > Assicurazione per definire le impostazioni per la funzionalità di richiesta di assicurazione.
Consentire l'aggiunta di richieste di rimborso assicurativo su fatture finalizzate non è raccomandato e Consentire l'aggiunta di richieste di rimborso assicurativo su fatture in bozza è raccomandato perché le richieste di rimborso assicurativo dovrebbero essere inviate alle compagnie di assicurazione solo quando la fattura è ancora in bozza. Quando la clinica riceve il rimborso, la bozza di fattura può essere finalizzata e pagata parzialmente o interamente.
Inoltre, si consigliano le seguenti impostazioni:
Numeri di conto sconto
Si consiglia di utilizzare numeri di conto separati per gli sconti. Si possono avere diversi tipi di sconti (sconti per il personale, sconti per il cibo, ecc.) e ogni tipo deve avere una propria voce di sconto collegata a un numero di conto di sconto. La funzione di sconto può essere utilizzata in diversi modi ed è importante utilizzare sempre la stessa routine. Si veda anche la seguente sezione Pacchetti a prezzo fisso.
Pacchetti a prezzo fisso
I bundle possono talvolta avere un prezzo fisso, ad esempio per offrire un risparmio rispetto all'acquisto degli articoli separatamente. I bundle a prezzo fisso utilizzano un "articolo a prezzo fisso" per gestire la differenza di prezzo.
Ad esempio, se avete un pacchetto per la sterilizzazione dei gatti a prezzo fisso, create una voce di procedura a prezzo fisso. Quando si crea la voce a prezzo fisso, ricordarsi di assegnare un numero di conto alla voce. Questa voce non apparirà sulla fattura e verrà utilizzata solo nei report per mostrare il valore che i clienti hanno ricevuto con il prezzo fisso. Questo aiuta a tenere traccia degli sconti.