Questo articolo spiega come aggiungere un paziente a un piano sanitario esistente in Provet. Illustra come selezionare il cliente e il paziente, scegliere il piano sanitario, impostare le opzioni di rinnovo e di pagamento e attivare il contratto di iscrizione. Puoi avviare questa procedura dalla scheda Fatturazione > Piano sanitario oppure dalla pagina del cliente/paziente.
1. Aggiungi una nuova iscrizione a un piano sanitario a un paziente.
Vai alla scheda Fatturazione > Piano sanitario (il nome della scheda potrebbe essere diverso in base alle impostazioni) e seleziona + Nuovo abbonamento nell’angolo in alto a destra della pagina. Nella pagina di abbonamento, seleziona Cliente e Paziente. Puoi anche avviare la procedura dalla pagina del cliente e del paziente selezionando + Crea nuovo > Piano sanitario. In questo caso, cliente e paziente vengono precompilati per la nuova iscrizione.
Nell’elenco a discesa Piano sanitario, seleziona il piano sanitario a cui desideri aggiungere il paziente.
Se selezioni Filtrato, l’elenco include i piani sanitari con limiti di specie, peso o età compatibili con il paziente selezionato. Tutto mostra tutti i piani sanitari disponibili.
Se il cliente ha altri piani sanitari attivi e ha diritto a uno sconto per i nuovi piani, le informazioni sullo sconto vengono mostrate nella pagina dell’iscrizione al piano sanitario. Questo sconto può essere rimosso manualmente, se necessario, prima di iscrivere il paziente al piano sanitario.
2. Seleziona l’opzione di rinnovo dell’iscrizione.
L’opzione predefinita per Rinnova il piano è impostata nelle impostazioni del piano sanitario, ma puoi modificarla. Puoi anche cambiare l’opzione di rinnovo più tardi.
Nota che i clienti non ricevono promemoria automatici quando l’iscrizione al piano sanitario sta per scadere. Se vuoi che il cliente riceva un promemoria, devi creare il promemoria manualmente.
Da Prossimo piano, puoi anche selezionare un piano diverso per il rinnovo, ad esempio per continuare con un piano per cane adulto dopo la fine di un piano per cucciolo.
3. Imposta il giorno di fatturazione e le opzioni di trasferimento.
Giorno di fatturazione: il giorno di fatturazione viene ereditato dal modello del piano sanitario. Se necessario, puoi modificarlo qui. Dopo la creazione dell’iscrizione, il giorno di fatturazione non può più essere cambiato.
Trasferibile a un altro dipartimento: seleziona se l’iscrizione al piano sanitario può essere trasferita a un’altra ubicazione della clinica.
4. Seleziona l’opzione di pagamento.
Le opzioni di pagamento disponibili dipendono dalle tue impostazioni del piano sanitario. Se sono disponibili più opzioni, seleziona quella che vuoi usare e poi seleziona Prossimo passo per continuare.
Potrebbero essere disponibili le seguenti opzioni:
Non specificato: Provet non crea fatture relative al piano sanitario. La tua clinica usa un sistema di fatturazione di terze parti oppure generi le fatture manualmente.
Fatturazione mensile tramite Provet: Provet genera e invia automaticamente una fattura via e-mail al cliente ogni 30 Giorni a partire dalla data di firma del contratto.
Periodo contratto con pagamento in anticipo: i clienti pagano in anticipo l’intero importo del contratto e non ricevono fatture mensili.
Pagamenti ricorrenti mensili tramite Provet Pay: come «Fatturazione mensile tramite Provet», ma i pagamenti vengono addebitati tramite l’integrazione di Provet Pay usando le informazioni della carta di pagamento salvate del cliente. Se il cliente ha più di una carta salvata su file, seleziona la carta che vuoi usare per i pagamenti ricorrenti del piano sanitario. Se il cliente non ha una carta di pagamento salvata su file, puoi aggiungerla dalla pagina selezionando Aggiungi carta. Deve essere disponibile un metodo di pagamento confermato all’inizio del contratto e, poiché il metodo di pagamento online potrebbe non essere immediatamente allineato, non è qualificato.
Pagamenti ricorrenti mensili tramite Gravity Payments: come «Fatturazione mensile tramite Provet», ma i pagamenti vengono addebitati tramite l’integrazione di Gravity Payments usando le informazioni della carta di pagamento salvate del cliente. Se il cliente ha più di una carta salvata su file, seleziona la carta che vuoi usare per i pagamenti ricorrenti del piano sanitario. Se il cliente non ha una carta di pagamento salvata su file, puoi salvare una carta dalla pagina dell’integrazione di Gravity Payments quando paghi la prima fattura del piano sanitario dopo l’attivazione dell’iscrizione. L’integrazione di Gravity Payments è disponibile solo nel mercato USA.
Nota che se selezioni «Non specificato» o «Fatturazione mensile tramite Provet», non puoi cambiare il metodo di pagamento in pagamenti ricorrenti tramite Provet Pay o Gravity Payments durante il periodo dell’iscrizione.
5. Fai firmare il contratto per attivare l’iscrizione al piano sanitario.
Puoi stampare oppure inviare via e-mail al cliente i dettagli del contratto del piano sanitario.
Quando il cliente ha approvato il contratto, seleziona Contrassegna il contratto come firmato. Lo stato dell’iscrizione diventa «Attivo». Se il piano sanitario include un pagamento iniziale, viene generata una fattura di vendita al banco in una nuova scheda.
Firma digitale
Se la funzionalità di firma digitale è utilizzata nel tuo sistema:
In fondo alla pagina, seleziona Firma digitale e conferma l’iscrizione. L’iscrizione viene salvata e il suo stato diventa «Applicato per». Se il piano sanitario include un pagamento iniziale, viene generata una fattura di vendita al banco in una scheda separata. La pagina dell’iscrizione resta aperta in un’altra scheda.
Nella pagina dell’iscrizione, seleziona Firma digitale sotto il titolo della pagina.
Nella finestra di dialogo Richiedi una firma elettronica, seleziona l’opzione di firma:
Puoi inviare una richiesta di firma al cliente via e-mail o SMS. Il messaggio conterrà un collegamento alla pagina del contratto dove potrà firmarlo.
In alternativa, puoi selezionare Generare il codice PIN. Il cliente può usare il codice PIN per accedere alla pagina di firma e usare il dispositivo della tua clinica per firmare il documento.
Nel campo Validity time (minutes), puoi modificare l’orario predefinito per cui la richiesta di firma è valida.
Puoi aggiungere un messaggio aggiuntivo al messaggio e-mail che contiene il collegamento alla firma.
Seleziona Salva. Quando il cliente firma il contratto, lo stato dell’iscrizione viene aggiornato automaticamente su «Attivo». Puoi stampare il documento firmato nella pagina dell’iscrizione.