Usa le impostazioni di conferma e promemoria degli appuntamenti per definire quando i clienti ricevono i messaggi relativi ai loro appuntamenti e cosa contengono. Le impostazioni predefinite si applicano a tutti gli appuntamenti. Le impostazioni specifiche per motivo sostituiscono quelle predefinite per gli appuntamenti associati a quel motivo. La prenotazione on-line include alcune impostazioni aggiuntive.

Impostazioni predefinite

Le impostazioni predefinite di conferma e promemoria si applicano a tutti gli appuntamenti. Puoi anche definire impostazioni specifiche per motivo dell'appuntamento.

Per modificare queste impostazioni, vai a Impostazioni > Generale > Posizione della clinica > Impostazioni prenotazione.

Promemoria per gli appuntamenti inviati prima: inserisci con quanto anticipo, in ore o giorni, inviare i promemoria per gli appuntamenti fissati. L'impostazione successiva definisce se il numero indica ore o giorni.
Tipo di invio dei promemoria degli appuntamenti: seleziona se inviare i promemoria alcune ore o giorni prima degli appuntamenti.
Promemoria per l'invio di un appuntamento specifico: se hai selezionato l'opzione «giorni», inserisci l'orario del giorno in cui inviare i promemoria.

Esempio: con le impostazioni «2», «Giorni» e «9:00», il promemoria viene inviato 2 giorni prima dell'appuntamento alle 9:00.

Nota: puoi aggiungere più regole di promemoria per un singolo appuntamento.

Impostazioni e-mail e SMS

Puoi scegliere se inviare i messaggi di conferma e promemoria via e-mail, SMS (messaggio di testo) oppure entrambi.

Per i messaggi e-mail, puoi scegliere se includere la durata dell'appuntamento (se non selezioni questa opzione, viene indicato solo l'orario di inizio) e aggiungere una mappa e le indicazioni stradali. Puoi aggiungere un testo di saluto e un testo aggiuntivo per i nuovi clienti, oltre a istruzioni aggiuntive per i messaggi di conferma e i promemoria.

Allo stesso modo, puoi aggiungere il testo del messaggio di conferma SMS, un testo aggiuntivo per i nuovi clienti e il testo dei promemoria.

Puoi scrivere direttamente nei campi o usare i modelli di testo, se disponibili.

Nota: quando modifichi i testi di conferma o promemoria via e-mail o SMS, viene visualizzato un messaggio di conferma che ti chiede se vuoi applicare le modifiche a tutti i messaggi non inviati relativi agli appuntamenti esistenti senza tipo motivazione. Seleziona Si per aggiornare i messaggi non inviati oppure No per applicare le modifiche solo ai nuovi appuntamenti.

Impostazioni specifiche per motivo dell'appuntamento

Le impostazioni specifiche per motivo dell'appuntamento sostituiscono le impostazioni predefinite per gli appuntamenti associati a quel motivo. Se un motivo non ha impostazioni specifiche, vengono usate quelle predefinite.

Per modificare queste impostazioni, vai a Impostazioni > Liste e Template > Motivi.

Istruzioni: puoi aggiungere un testo personalizzato da includere nei messaggi di conferma e promemoria per questo motivo dell'appuntamento, oltre al testo di saluto generale via e-mail definito nelle impostazioni predefinite.

Suggerimento: puoi usare dei segnalini anche nelle istruzioni, ad esempio per aggiungere automaticamente il nome del paziente al testo: «Niente cibo o acqua per [[patient_name]] nelle 6 ore prima dell'appuntamento».
Messaggio e-mail: scegli se usare solo il testo delle istruzioni generali inserito nel campo Istruzioni sia per i messaggi di conferma che per i promemoria, oppure se aggiungere istruzioni specifiche per i messaggi di conferma e i promemoria. Inserisci i testi aggiuntivi nei campi.
E-mail di promemoria: configura il pulsante di invito all'azione (CTA) e aggiungi moduli alle e-mail di promemoria.

Suggerimento: un pulsante di invito all'azione (CTA) è un elemento dell'interfaccia selezionabile che invita il cliente a compiere un'azione specifica. Se selezionato, viene aggiunto all'e-mail di promemoria sopra il sommario dell'appuntamento.
- Seleziona la casella Includere un pulsante di invito all'azione nell'e-mail di promemoria. Puoi configurare la visualizzazione del pulsante. Per farlo, definisci il Testo del pulsante, che determina l'etichetta mostrata agli utenti, e il Link al pulsante, che specifica l'indirizzo web a cui vengono indirizzati i clienti. Devi anche selezionare uno Stile pulsante: puoi scegliere l'opzione primaria, che usa il colore del tema della clinica con testo bianco, oppure quella secondaria, con sfondo bianco, bordi colorati e testo colorato.
- Puoi selezionare anche la casella Includere il pulsante del modulo tra le opzioni dell'e-mail di promemoria. Una volta selezionata, inserisci il testo del pulsante e seleziona la Fonte del modulo (un modulo PDF Provet oppure un link esterno). Per i moduli Provet, seleziona dall'elenco a discesa uno dei moduli PDF disponibili per clienti o pazienti. Il modulo allegato verrà inviato insieme alla conferma e al promemoria dell'appuntamento e, una volta compilato e firmato digitalmente, sarà visibile nella visita (se disponibile). Il modulo compilato sarà visibile nella pagina della visita e verrà salvato nelle registrazioni del cliente e del paziente anche se l'appuntamento viene annullato in seguito.
Messaggio SMS: scegli se usare i messaggi predefiniti di conferma e promemoria SMS non specifici per motivo oppure aggiungere messaggi specifici per motivo. Inserisci i messaggi specifici nei campi. I testi possono contenere fino a 1000 caratteri ed essere suddivisi in più messaggi SMS. Nei campi dei messaggi sono mostrati il numero di caratteri utilizzati e il numero di messaggi in cui è suddiviso il testo. Ogni messaggio SMS separato usa un credito SMS.
Impedire i metodi di invio dei promemoria per impostazione predefinita: puoi disattivare l'invio di promemoria via e-mail, SMS o di tutti i promemoria quando viene usato questo motivo.
Impedire i metodi di invio della conferma per impostazione predefinita: puoi disattivare l'invio di conferme via e-mail, SMS o di tutte le conferme quando viene usato questo motivo.
Escludi dai promemoria e dalle conferme degli appuntamenti: puoi selezionare Orario appuntamenti, Veterinario o entrambi per escluderli dalle informazioni sull'appuntamento nei messaggi di conferma e promemoria.
Promemoria per gli appuntamenti inviati prima: seleziona Aggiungi promemoria per visualizzare questa impostazione. Inserisci con quanto anticipo, in ore o giorni, inviare ai clienti i promemoria per gli appuntamenti associati a questo motivo. L'impostazione successiva definisce se il numero indica ore o giorni. Puoi impostare più promemoria per appuntamento all'interno di un motivo.
Tipo di invio dei promemoria degli appuntamenti: seleziona se inviare i promemoria alcune ore o giorni prima degli appuntamenti.
Promemoria per l'invio di un appuntamento specifico: se hai selezionato l'opzione «giorni», inserisci l'orario del giorno in cui inviare i promemoria.

Le e-mail di conferma e promemoria mostrano sempre il motivo dell'appuntamento nel sommario dell'appuntamento. Non è possibile nascondere il motivo nelle e-mail. Per non includere il motivo nei messaggi SMS, usa l'impostazione Messaggio SMS del motivo. Seleziona i messaggi specifici per motivo e scrivi i testi di conferma e promemoria senza menzionare il motivo.

Nota: se modifichi i testi e-mail o SMS e vuoi aggiornare anche tutti i messaggi di conferma e promemoria non inviati relativi agli appuntamenti esistenti di questo tipo di motivo, seleziona il pulsante Aggiorna gli appuntamenti / promemoria degli appuntamenti. Se non selezioni questo pulsante e salvi soltanto le modifiche, queste verranno applicate solo ai nuovi appuntamenti creati dopo l'aggiornamento.

Impostazioni prenotazione on-line

Le impostazioni di prenotazione on-line si applicano agli appuntamenti che i clienti prenotano dalla pagina di prenotazione on-line. Per le prenotazioni on-line vengono usate anche le impostazioni predefinite e quelle specifiche per motivo dell'appuntamento, ad esempio l'orario di invio dei promemoria.

Per modificare queste impostazioni, vai a Impostazioni > Generale > Posizione della clinica > Prenotazione on-line.

Non mostrare durata ai clienti: se selezionata, la durata dell'appuntamento non viene mostrata nei messaggi di conferma e promemoria. Viene indicato solo l'orario di inizio.
Non mostrare nome del veterinario ai clienti: se selezionata, il nome del dipendente responsabile dell'appuntamento non viene mostrato nei messaggi di conferma e promemoria.
Messaggio e-mail: in questo campo puoi aggiungere un messaggio da includere nelle e-mail di conferma inviate ai clienti quando prenotano un appuntamento on-line.
Invia SMS di conferma: se selezionata, ai clienti viene inviato un messaggio di conferma SMS quando prenotano un appuntamento on-line. Il testo del messaggio è definito nelle impostazioni predefinite o in quelle specifiche per motivo dell'appuntamento.
Invia una copia via e-mail alla posizione della clinica: se selezionata, una copia dell'e-mail di conferma del cliente viene inviata all'indirizzo e-mail della clinica.
Conferma le prenotazioni online per impostazione predefinita: se selezionata, gli appuntamenti prenotati tramite la prenotazione on-line vengono confermati automaticamente. Se vuoi che i clienti confermino attivamente l'appuntamento tramite un link o un pulsante di conferma, assicurati che questa impostazione non sia selezionata.

Conferma e cancellazione degli appuntamenti tramite link

Puoi includere un link o un pulsante di conferma in qualsiasi e-mail o SMS relativo a un appuntamento, consentendo ai clienti di confermare o annullare l'appuntamento direttamente dal messaggio. Questa funzione è disponibile per tutti gli appuntamenti, non solo per quelli prenotati on-line.

Per aggiungere un link o un pulsante di conferma, inserisci uno dei seguenti segnalini nel modello del messaggio:

[[appointment_confirmation_url]] — inserisce un link in testo semplice
[[appointment_confirmation_button]] — inserisce un pulsante selezionabile con il testo «Conferma appuntamento»

Nota: il segnalino viene controllato ogni volta che viene inviato un messaggio. Inserisce un link o un pulsante solo se l'appuntamento non è ancora stato confermato in quel momento. Se l'appuntamento è già stato confermato, nel messaggio non viene inserito alcun link o pulsante.

Quando il cliente seleziona il link o il pulsante, viene reindirizzato a una pagina con i dettagli dell'appuntamento, dove può confermarlo o annullarlo. L'opzione di annullamento viene mostrata solo se l'impostazione Consenti al cliente di annullare un appuntamento è abilitata in Impostazioni > Generale > Posizione della clinica > Interazioni Cliente.

I segnalini possono essere aggiunti ai seguenti campi:

Testo di saluto via e-mail (Impostazioni prenotazione)
Istruzioni aggiuntive email di conferma (Impostazioni prenotazione)
Istruzioni aggiuntive promemoria email (Impostazioni prenotazione)
Testo conferma SMS (Impostazioni prenotazione)
Testo promemoria SMS (Impostazioni prenotazione)
Testo conferma e promemoria SMS (Tipo motivazione)
Messaggio e-mail (Impostazioni prenotazione on-line)

Esempio: flusso di prenotazione on-line

Un modo comune per usare questa funzione è con la prenotazione on-line, quando vuoi che i clienti confermino attivamente l'appuntamento dopo averlo prenotato. Ecco un esempio di configurazione:

Vai a Impostazioni > Generale > Posizione della clinica > Interazioni Cliente e seleziona Consenti al cliente di annullare un appuntamento.
Vai a Impostazioni > Generale > Posizione della clinica > Prenotazione on-line e assicurati che Conferma le prenotazioni online per impostazione predefinita non sia selezionata. Se questa impostazione è abilitata, gli appuntamenti sono già confermati prima dell'invio del messaggio, quindi nel messaggio non viene inserito alcun link o pulsante.
Vai a Impostazioni > Generale > Posizione della clinica > Prenotazione on-line > Messaggio e-mail e aggiungi al modello del messaggio e-mail uno dei seguenti segnalini: [[appointment_confirmation_url]] per un link in testo semplice oppure [[appointment_confirmation_button]] per un pulsante selezionabile.
Seleziona Salva.