Introduzione
La funzione di pre-registrazione on-line consente ai tuoi clienti di pre-registrarsi prima del loro appuntamento utilizzando un modulo on-line. Permettere ai clienti di pre-registrarsi fa risparmiare tempo sia alla reception sia all’inizio della visita. In più, offre ai clienti un modo sicuro e riservato per comunicare le proprie informazioni personali, che altrimenti dovrebbero inserire in un’area reception aperta.
Quando un cliente effettua una prenotazione on-line o quando un appuntamento viene prenotato nel calendario appuntamenti di Provet, i messaggi di conferma e promemoria dell’appuntamento includono un link alla pagina di pre-registrazione, dove possono controllare le proprie informazioni e fornire altre informazioni preliminari.
Inoltre, puoi consentire ai clienti di eseguire il check-in per il loro appuntamento on-line. Questa opzione è disponibile se è in uso la pre-registrazione.
La pre-registrazione e il self check-in sono funzioni aggiuntive. Contatta le Vendite o il Supporto clienti di Provet per ulteriori informazioni.
Imposta la pre-registrazione
Vai su Impostazioni > Posizione della clinica > Interazione cliente e seleziona il pulsante a forma di matita.
Scorri verso il basso per selezionare Abilita preregistrazione/self check-in cliente.
Se usi i tipi di motivo, seleziona i tipi di motivo per i quali vuoi consentire la pre-registrazione nel campo Abilitato per. Quando in un appuntamento viene selezionato un tipo di motivo incluso qui, i messaggi di conferma e promemoria includeranno un link alla pre-registrazione. Se lasci questo campo vuoto, la pre-registrazione è disponibile per tutti i tipi di motivo.
Nel campo Intestazione email di conferma preregistrazione, puoi aggiungere un’intestazione per la sezione di pre-registrazione nei messaggi di conferma e promemoria dell’appuntamento. Se lasci questo campo vuoto, viene utilizzata la seguente intestazione predefinita: 'Vai alla pre-registrazione'.
Nel campo Contenuto messaggio preregistrazione, puoi aggiungere il testo del corpo per la sezione di pre-registrazione nei messaggi di conferma e nelle e-mail di promemoria dell’appuntamento. Nota che il testo del corpo non viene mostrato nei messaggi SMS: viene mostrato solo nelle e-mail. Se lasci questo campo vuoto, viene utilizzato il seguente testo predefinito: 'La funzione di preregistrazione consente un modo personale e sicuro di condividere/aggiornare i dettagli personali e permette un arrivo più piacevole e rapido in clinica per te e il tuo animale domestico.'
Nel campo Descrizione modulo preregistrazione, puoi aggiungere un messaggio personalizzato al modulo di pre-registrazione.
Nel campo Intestazione email di conferma preregistrazione, puoi aggiungere un’intestazione personalizzata per l’e-mail di conferma inviata dopo aver completato la pre-registrazione.
Nel campo Contenuto email di conferma preregistrazione, puoi aggiungere il contenuto da visualizzare nell’e-mail di conferma dopo aver completato la pre-registrazione.
Seleziona Salva accanto a Interazione cliente per applicare le modifiche.
Esempio di un link alla pre-registrazione in un’e-mail di conferma dell’appuntamento:
Autenticazione a due fattori con password a scadenza unica (OTP)
Abilita autenticazione a due fattori per preregistrazione: quando questa opzione è selezionata, i clienti ricevono un codice di verifica via SMS, che devono inserire per accedere al modulo di pre-registrazione. L’autenticazione a due fattori aggiunge un ulteriore livello di sicurezza: se l’e-mail di conferma viene inviata accidentalmente a un indirizzo errato, il destinatario non potrà accedere al modulo di pre-registrazione se non riesce a fornire il codice di verifica inviato via SMS.
Per abilitare l’autenticazione a due fattori, vai su Impostazioni > Posizione della clinica > Interazione cliente e seleziona il pulsante a forma di matita. Seleziona Abilita autenticazione a due fattori per preregistrazione nelle impostazioni di pre-registrazione.
Il metodo di verifica dipende da come il cliente ha ricevuto il link di pre-registrazione:
Se il cliente ha ricevuto il link via e-mail, un codice a scadenza unica viene inviato al suo numero di telefono via SMS.
Se il cliente ha ricevuto il link via SMS, un codice a scadenza unica viene inviato al suo indirizzo e-mail.
I dati di contatto utilizzati per la verifica sono parzialmente mascherati per motivi di sicurezza. Ad esempio, un numero di telefono viene visualizzato come •••••1234 e un indirizzo e-mail come j•••@example.com.
Il cliente inserisce la password a scadenza unica nella schermata di verifica per confermare la propria identità e accedere al modulo di pre-registrazione.
Affinché la verifica OTP funzioni, devono essere presenti sia un indirizzo e-mail valido sia un numero di telefono nel record del cliente. Se manca uno dei due, il cliente non potrà completare la fase di verifica.
Nota: Se per qualche motivo il cliente non ha ricevuto l’e-mail di conferma o l’SMS, puoi reinviarlo modificando l’appuntamento e salvandolo di nuovo.
Imposta il self check-in
Nota: Puoi abilitare il self check-in se la pre-registrazione è stata abilitata.
Vai su Impostazioni > Posizione della clinica > Interazione cliente e seleziona Abilita self check-in.
Tempo in minuti prima di segnarsi come arrivato: con questa opzione puoi definire quanto tempo prima dell’appuntamento i clienti possono fare il check-in. Ad esempio, se imposti 30, i clienti non possono fare check-in fino a 30 minuti prima del loro appuntamento. Quando il check-in non è ancora possibile, nel portale dell’appuntamento viene mostrato un messaggio, ad esempio: 'Puoi effettuare il check-in 30 minuti prima del tuo appuntamento.'
Messaggio self-check in effettuato con successo: puoi aggiungere un messaggio facoltativo da mostrare ai tuoi clienti quando hanno effettuato correttamente il check-in.
Nella sezione Luoghi di attesa, puoi aggiungere luoghi di attesa tra cui i clienti possono scegliere quando fanno check-in. Questa opzione è utile se hai diverse aree di attesa per clienti e pazienti. Per aggiungere un nuovo luogo di attesa, seleziona il pulsante Aggiungi. Puoi modificare o rimuovere i luoghi di attesa utilizzando i pulsanti a forma di matita e del cestino.
Puoi chiedere ai clienti di fornire la storia medica del paziente prima dell’appuntamento facendo domande preliminari nella pre-registrazione. Poiché le domande sono definite in modo separato per motivi di appuntamento diversi, puoi aggiungere domande specifiche in base alla natura dell’appuntamento.
Vai su Impostazioni > Liste & Template > Motivi e apri il motivo per il quale vuoi aggiungere domande.
Scorri fino alla parte inferiore della finestra del motivo e seleziona il pulsante + Domanda preliminare.
Inserisci una domanda nel campo Domanda, quindi seleziona di nuovo il pulsante + Domanda preliminare per aggiungere altre domande.
Ricevi e controlla i dati della pre-registrazione
Un link alla pre-registrazione e al self check-in è incluso nell’e-mail di conferma dell’appuntamento e/o nel messaggio SMS al cliente. Nota quanto segue:
Il cliente e il paziente devono esistere in Provet prima che il cliente possa usare la pre-registrazione. Il cliente non può aggiungere nuovi pazienti utilizzando il modulo di pre-registrazione.
Assicurati di aver selezionato il messaggio di conferma/promemoria da inviare quando crei un appuntamento.
Assicurati che per la visita sia stato selezionato un veterinario.
Se vuoi che i clienti rispondano a domande preliminari prima del loro appuntamento, assicurati che il motivo selezionato abbia domande preliminari impostate.
Nota: Al momento, pre-registrazione e self check-in possono essere usati solo con appuntamenti a un singolo paziente. Se all’appuntamento vengono aggiunti più pazienti, il cliente non potrà inserire o verificare i propri dati nella pre-registrazione.
Quando il cliente ha compilato o aggiornato le informazioni utilizzando il modulo di pre-registrazione (e il self check-in facoltativo), puoi rivedere le informazioni in Provet. Puoi farlo in:
Finestra dell’appuntamento (calendario appuntamenti)
Finestra di ammissione (quando segni un appuntamento come arrivato)
Pagina paziente
Pagina cliente
Nelle pagine seguenti viene mostrato questo messaggio:
Seleziona il link Si prega di confermare i dati qui nella nota. Si apre una finestra informativa con i dati della pre-registrazione. Le informazioni attualmente salvate in Provet sono mostrate a sinistra sotto Dati cliente su Provet e Dati del paziente in Provet. Le informazioni fornite dal cliente nella pre-registrazione sono mostrate a destra sotto Nuovi dati forniti dal cliente. Per impostazione predefinita, vengono visualizzati solo i campi per i quali il cliente ha aggiornato le informazioni. Se vuoi visualizzare tutti i campi di informazioni cliente e paziente, inclusi quelli che il cliente non ha modificato, seleziona Mostra tutti i campi.
Per accettare gli aggiornamenti del cliente, seleziona i pulsanti freccia tra i campi. Se vuoi accettare tutte le modifiche in un’unica operazione, seleziona il pulsante freccia Tutto in alto. Gli aggiornamenti del cliente vengono copiati nei campi Provet a sinistra. Puoi anche modificare manualmente i campi Provet se vuoi apportare alcune modifiche alle informazioni fornite dal cliente (ad esempio, correggere un refuso).
Per salvare le modifiche, seleziona il pulsante Aggiorna.
Se vuoi eliminare completamente gli aggiornamenti del cliente, seleziona il pulsante Elimina. Nota che, una volta confermato, non puoi più recuperare le informazioni di pre-registrazione.
Guida per il cliente: utilizzo della pre-registrazione e self check-in
Nota: Puoi creare le tue istruzioni per i clienti in base a queste indicazioni e includere le tue istruzioni nel messaggio di pre-registrazione o nella pagina web della tua clinica.
Seleziona il link alla pagina di pre-registrazione nel messaggio di conferma o promemoria dell’appuntamento (e-mail e/o messaggio SMS).
Se l’autenticazione a due fattori è abilitata, verifica la tua identità inserendo la password a scadenza unica (OTP). Se hai ricevuto il link via e-mail, il codice viene inviato al tuo numero di telefono tramite SMS. Se hai ricevuto il link via SMS, il codice viene inviato al tuo indirizzo e-mail.
La pagina di pre-registrazione si apre con i dati precompilati disponibili dal tuo profilo in Provet. Controlla le informazioni e completa gli spazi vuoti o aggiorna le informazioni esistenti, se necessario.
Rispondi a eventuali domande preliminari che potrebbero essere incluse in base al motivo della tua visita.
Se il self check-in è disponibile, puoi segnarti come arrivato e selezionare un luogo di attesa.
Quando sei pronto, seleziona Invia.