Puoi creare, modificare, copiare ed eliminare i turni nella pagina Programma > Turni. Si consiglia di usare i turni, poiché rendono più semplice la pianificazione degli Appuntamenti e l’assegnazione della disponibilità del Personale. Puoi creare e personalizzare i Tipi turno secondo necessità.
Impostazione
Rivedi queste impostazioni prima di creare i turni.
Seleziona il pulsante con il nome della Clinica nell’angolo in alto a sinistra del pannello laterale sinistro per aprire il selettore della Posizione della clinica, quindi seleziona Impostazioni dall’elenco. Questo vale sia se la tua organizzazione ha una sola posizione della clinica sia se ne ha più di una. Nota che Impostazioni è visibile solo agli utenti con le autorizzazioni appropriate. Se non vedi Impostazioni, contatta l’amministratore della tua pratica per verificare il tuo accesso.
Tipi turno
Vai su Impostazioni > Posizione della clinica > Tipi turno.
I Tipi turno definiscono la natura del turno e se il turno è disponibile per la Prenotazione on-line oppure se si tratta di un evento per tutta la giornata.
Per creare un nuovo Tipo turno, seleziona Aggiungi. Per modificare un Tipo turno esistente, seleziona il pulsante con la matita nella riga del Tipo turno.
Puoi personalizzare il comportamento del Tipo turno e l’interazione con altre funzionalità usando le Opzioni disponibili.
Appuntamenti: Quando questa impostazione è selezionata, il turno è visibile nel calendario degli Appuntamenti e puoi programmare Appuntamenti per il turno.
Prenotazione on-line: Seleziona questa impostazione se vuoi rendere il turno disponibile per la Prenotazione on-line.
tutto il giorno: Puoi usare questa impostazione per un turno utilizzato per programmare l’orario di lavoro. Ad esempio, un turno tutto il giorno può essere usato per una Festività quando la clinica è chiusa per l’intera giornata. Puoi anche usare questo Tipo turno per periodi di tempo più brevi quando pianifichi.
Tipo motivazione: Questa impostazione viene usata con la Prenotazione on-line e con la visualizzazione ai Clienti dei turni disponibili. Ad esempio, quando un Cliente seleziona una motivazione per una visita, vengono mostrati come disponibili per prenotare un Appuntamento solo i turni che hanno impostato questo Tipo motivazione.
Aggiorna i turni esistenti: Quando aggiorni un turno esistente, seleziona questa impostazione se vuoi applicare le modifiche agli Appuntamenti già programmati per i turni esistenti.
Puoi anche creare Modelli di Turno, ad esempio aggiungendo più Tipi turno a un Modello. Questo ti aiuta nella pianificazione a un livello più dettagliato. Leggi di più sui modelli di turno.
Appuntamenti predefiniti
Usando gli Appuntamenti predefiniti, puoi creare un blocco standard di Appuntamenti nella pianificazione del turno, purché l’orario di pianificazione corrisponda all’orario predefinito definito.
Seleziona + Appuntamento predefinito.
Definisci l’orario di inizio e fine.
Aggiungi la Motivo (testo libero) per l’Appuntamento.
Seleziona un Tipo motivazione se richiesto.
Seleziona Salva.
Quando aggiungi un turno con un Appuntamento predefinito, l’Appuntamento viene visualizzato automaticamente nel calendario. Puoi trascinarlo in un altro orario oppure annullarlo per un singolo giorno, se necessario. Puoi anche creare più Appuntamenti predefiniti per un solo Tipo turno.
Reparti
Se devi usare sedi secondarie (reparti) durante la pianificazione degli Appuntamenti, devi aggiungere i tuoi Reparti nelle impostazioni.
Vai su Impostazioni > Posizione della clinica > Reparti e seleziona Aggiungi. Aggiungi al reparto un Codice [password] facile da riconoscere. Per modificare o eliminare un Reparto esistente, seleziona il pulsante con la matita o il cestino nella riga del reparto.
Squadre
Se vuoi usare le squadre del personale per pianificare gli Appuntamenti, devi aggiungere le tue Squadre nelle impostazioni.
Vai su Impostazioni > Posizione della clinica > Squadre e seleziona Aggiungi. Aggiungi alla squadra un Codice [password] facile da riconoscere. Per modificare o eliminare una Squadra esistente, seleziona il pulsante con la matita o il cestino nella riga della squadra.
Puoi assegnare una Squadra a un Reparto specifico oppure aggiungerla come Squadra indipendente.
Altre impostazioni
Vai su Impostazioni > Posizione della clinica > Pianificazione & Calendario per le seguenti opzioni:
Pianificazione & Calendario
Fine settimana a calendario: seleziona questa impostazione se vuoi includere i giorni del fine settimana nel calendario.
Primo giorno della settimana: seleziona quale giorno della settimana viene mostrato come primo giorno nel calendario.
Dimensioni slot calendario: usando questa impostazione, puoi impostare la durata di ogni Slot del calendario. Lo Slot può essere compreso tra 5 minuti e 60 minuti.
Primo ora del giorno e Ultimo ora del giorno: usando queste impostazioni, puoi definire le tue Ore di lavoro mostrate nel calendario.
Mostra tempi dei turni e tipi su calendario: seleziona questa opzione se vuoi mostrare gli orari dei turni e i relativi tipi nel calendario degli Appuntamenti.
Opzioni Profilo Utente
Ogni utente può impostare nella sezione Feed Calendario delle proprie Impostazioni del profilo, se vuole usare i feed del calendario degli Appuntamenti e dei turni. Queste opzioni ti consentono di vedere i tuoi eventi imminenti da qualsiasi dispositivo. I feed vengono esportati nel formato iCalendar supportato da tutte le principali piattaforme di calendario, come Google Calendar, Outlook e iCal.
Nella sezione Dettagli personali, gli utenti possono anche selezionare Impedire la programmazione al di fuori dei turni per non consentire la programmazione di Appuntamenti al di fuori dei turni programmati.
Programma turni del Personale o delle Risorse
Vai su Programma > Turni e seleziona la scheda Tipi turno.
Nelle opzioni di Programma per, seleziona se vuoi programmare un turno per un Utente o per una Risorsa, quindi seleziona l’utente o la risorsa nel campo.
Seleziona un Reparto, se vuoi programmare il turno per un reparto specifico. Se selezioni un reparto, puoi anche selezionare una Squadra, se necessario.
Seleziona il Tipo turno tra le opzioni disponibili.
Seleziona la durata dell’intervallo di tempo per il turno.
Seleziona qualsiasi Opzioni aggiuntive che vuoi usare, ad esempio se il turno è disponibile per la Prenotazione on-line oppure se si tratta di un turno per tutta la giornata. Queste informazioni verranno precompilate se sono state impostate nelle impostazioni del turno. Puoi anche aggiungere una Pausa alla durata del turno oppure suddividere il turno in Slot più piccoli usando l’opzione Durata.
Per programmare il turno, seleziona in qualsiasi punto della colonna del giorno. Se ci sono conflitti di turno, vedrai un avviso.
Puoi usare il pannello dei filtri a sinistra del calendario per scegliere cosa vuoi visualizzare e come. Tieni presente che, anche se hai deselezionato il Personale da qualche altra parte, queste opzioni determinano quali Colonne vengono visualizzate. Ad esempio, per vedere solo il membro del Personale per cui stai effettuando la pianificazione, seleziona solo quel membro nelle opzioni del Personale. Se è selezionato Tutti i turni della posizione della clinica, possono essere visibili più utenti o risorse. Se non vedi ciò che ti aspetti di vedere, ricontrolla e regola le opzioni a sinistra.
Modifica o elimina turni
Per modificare e aggiornare un turno programmato, seleziona il turno nel calendario dei turni. Puoi modificare la data del turno, gli orari di inizio e fine, il Reparto e la Squadra, e definire e modificare i Tipo motivazione disponibili per la Prenotazione on-line durante il turno. Se necessario, puoi anche eliminare il turno.
Se in questo momento ci sono degli Appuntamenti programmati durante il turno selezionato, questi verranno visualizzati in fondo come mostrato nell’immagine qui sotto. Se devi aggiornare un turno del Personale che richiede di riprogrammare gli Appuntamenti correnti, puoi usare il pulsante Sposta appuntamenti per spostare gli Appuntamenti programmati dal turno del Personale corrente a un altro.
Elimina più turni
Seleziona Elimina turni sopra il calendario dei turni.
Seleziona gli Utenti e/o le Risorse le cui vengono eliminate i turni.
Seleziona le Data termine e gli orari di inizio e fine da cui vuoi rimuovere tutti i turni. Turni che verranno eliminati e Turni che non possono essere eliminati sono mostrati di seguito. I turni per cui sono programmati Appuntamenti non possono essere eliminati. Vedi sopra come spostare gli Appuntamenti.
Seleziona Cancellare.
Copia turni
Puoi copiare i turni su più giorni o settimane.
Seleziona Copia turni. Si apre una finestra.
Nel campo Da questa data, seleziona la data di inizio da cui copiare i turni e nel campo A questa data la data di fine.
Nel campo Inizia qui copia turno/i, seleziona la data di inizio per programmare i turni copiati.
Nel campo Ripeti conto, definisci il numero di volte in cui i turni selezionati verranno aggiunti nel calendario.
Seleziona l’utente e/o le Risorse su cui vengono copiati i turni.
Seleziona Salva.