A volte, sul conto di un cliente può comparire un pagamento anticipato in più. Ciò può accadere se si crea una nota di credito per correggere una fattura e si trasferisce un credito ai pagamenti anticipati del cliente, ma poi si utilizza un altro metodo di pagamento quando si finalizza la nota di credito. Può anche accadere che un pagamento anticipato sia stato aggiunto per errore al conto di un cliente, ma non sia stato effettivamente pagato. È possibile eliminare facilmente questi pagamenti anticipati accidentali rimborsandoli.
Per rimuovere un pagamento anticipato accidentale dal conto di un cliente:
Accedere alla scheda Billing nella pagina del cliente.
In Pagamenti anticipati, selezionare il pulsante i sulla riga del pagamento anticipato.
Selezionare Rimborso.
Selezionare un tipo di pagamento di rimborso. Ad esempio, utilizzare lo stesso tipo di pagamento della fattura originale o quello utilizzato per inserire il pagamento aggiunto erroneamente.
Aggiungere una descrizione per spiegare che si è trattato, ad esempio, di un trasferimento accidentale di crediti.
Controllare la somma e la data e selezionare Salvare.
Considerazioni importanti
Se un pagamento anticipato è stato aggiunto al conto del cliente ma non è stato effettivamente pagato, utilizzare lo stesso metodo di pagamento per il rimborso del pagamento anticipato. Selezionate la data del rimborso in base ai vostri flussi di lavoro interni, ad esempio la stessa data in cui è stato aggiunto il pagamento o la data odierna. In questo modo si garantisce l'accuratezza del report di fine giornata e dei registri contabili.
È sempre buona norma aggiungere una nota che spieghi il motivo del rimborso del pagamento.
Per il rimborso dei pagamenti anticipati sulla carta Provet Pay di un cliente in archivio, vedere Rimborso di un pagamento anticipato su una carta Provet Pay. Per il rimborso dei pagamenti anticipati (depositi) sulla carta di pagamento di un cliente utilizzando l'integrazione Gravity Payments, vedere Elaborazione dei depositi.