Provet segue ogni giorno il flusso di lavoro dell’assistenza veterinaria con stati e evidenziazione a colori per comunicare la fase. L’intero flusso di lavoro, dalla Nuovo appuntamento fino a fatturazione e pagamento, è il seguente:
Questo articolo fornisce istruzioni per la fatturazione e il pagamento dopo che la parte della visita relativa alla consulenza e al trattamento veterinario è stata completata.
In base al processo della tua organizzazione e alle impostazioni di Posizione della clinica, gli appuntamenti possono essere aggiornati agli stati «In attesa di dimissione» e «Rilasciato» prima che la fatturazione o i pagamenti vengano finalizzati. In alternativa, puoi accedere direttamente a fatturazione e pagamento dallo stato «Consultation» oppure utilizzare uno stato aggiuntivo «Invoicing» dopo «In attesa di dimissione».
Inoltre, per i pagamenti possono essere disponibili diverse opzioni, ad esempio pre-pagamenti e sconti di gruppo. Questo articolo fornisce istruzioni per un flusso di pagamento semplice con Pagamento con carta, Pagamento in contanti e Pagamento misto. Per maggiori informazioni sulle diverse opzioni, vedi Finalizing Invoices and Adding Payments.
Finalizza fattura e aggiungi pagamento
Quando la visita di consulenza è stata completata, puoi rivedere la bozza fattura e, se necessario, aggiungere eventuali ultimi elementi di vendita. Puoi trovare gli appuntamenti nello stato «In attesa di dimissione» in Visite recenti sul tuo Pannello di Controllo.
Per aprire la pagina della fattura, seleziona il pulsante «Vai alla fattura» alla fine della riga.
Puoi elaborare il pagamento contemporaneamente alla finalizzazione della fattura oppure farlo in un secondo momento.
In base alle impostazioni di Posizione della clinica, in fondo alla pagina della fattura potrebbero essere disponibili opzioni di pagamento «one-step» (1).
Quando hai finalizzato la fattura, ma il pagamento verrà ricevuto più tardi, puoi selezionare Fattura (2) per contrassegnare il paziente come «Rilasciato». Se non sono disponibili metodi di pagamento, il pulsante Finalizza fattura cambia anche lo stato in «Rilasciato».
Seleziona il metodo di pagamento appropriato:
Se il Cliente paga l’importo completo con carta, seleziona Pagamento con carta.
Per i pagamenti in contanti, potrebbero essere disponibili i campi Contante ricevuto e Restituzione contante per i pagamenti in contanti. Quando inserisci l’importo ricevuto, l’importo di restituzione viene calcolato automaticamente in base al totale della fattura. Seleziona Pagamento in contanti per finalizzare il pagamento completo in contanti.
Se il Cliente utilizza più di un metodo di pagamento per pagare il totale, seleziona Pagamento misto. Nella finestra di dialogo Pagamenti misti, seleziona il metodo di pagamento e aggiungi la somma. Seleziona il pulsante + per aggiungere altri metodi di pagamento e Salva quando hai finito.
Dopo che il pagamento è stato elaborato, lo stato dell’appuntamento passa a «Fattura pagata». Puoi inviare al Cliente un riepilogo della visita via e-mail e includere anche la fattura come allegato.